Η ευρέως αποδεκτή μορφή συνοδευτικής επιστολής περιλαμβάνει τα εξής:
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το δείγμα συνοδευτικής επιστολής βοηθού διοικητικού στελέχους ως αφετηρία για την επιστολή στη δική σας αίτηση εργασίας:
Αγαπητέ κ. Σαράντη,
Το ότι βοήθησα το προηγούμενο αφεντικό μου να παρατηρήσει ένα σφάλμα σε μια σύμβαση 3,5 εκατ. ευρώ, προλαμβάνοντας απώλεια 300.000 ευρώ για την εταιρεία μας, δείχνει ξεκάθαρα πώς προσεγγίζω τον ρόλο της βοηθού διοικητικού στελέχους.
Πέρα από τα συμβατικά καθήκοντά μου (προγραμματισμός ταξιδιών, συντονισμός συσκέψεων, προετοιμασία παρουσιάσεων και έλεγχος εγγράφων), προσπαθώ να κατανοώ τις λεπτομέρειες κάθε κατάστασης, ώστε να μπορώ να προσφέρω αξία και σε σημεία όπου δεν το περιμένουν. Βρίσκομαι τρία έτη στον κατασκευαστικό κλάδο, άρα έχω πολλά να μάθω ακόμη. Προσεγγίζω, όμως, την κάθε ημέρα με νέα ματιά και με όρεξη να αναμειχθώ σε διαδικασίες τις οποίες δεν κατέχω πλήρως ακόμη.
Μεταβαίνοντας σε μια μεγαλύτερη εταιρεία, θα βιώσω μεγαλύτερο πλήθος καταστάσεων, θα γνωρίσω περισσότερους ειδικούς, από τους οποίους θα μάθω, και θα αναλάβω μεγαλύτερες ευθύνες. Όπως είπε ο προηγούμενος γενικός διευθυντής μου στην ετήσια αξιολόγησή του: «Η Σοφία είναι άτομο που εμπνέει σιγουριά ότι θα πράξει το σωστό σε κάθε κατάσταση, είναι απαράμιλλα ανεξάρτητη και εντυπωσιακά δημιουργική». Βλέπω τον ρόλο της βοηθού διοικητικού στελέχους ως εφαλτήριο για μια θέση στο εμπορικό τμήμα και κατανοώ ότι η συνεργασία με τον Εμπορικό Διευθυντή θα με βάλει στο κατάλληλο μονοπάτι.
Στο παρελθόν έχω προσφέρει βοήθεια σε πλήθος εμπορικών έργων:
Είμαι ένα προσηλωμένο και αξιόπιστο μέλος της ηγετικής ομάδας, και πάντα λαμβάνω υπόψη τις ανάγκες των άλλων, ιδιαίτερα του άμεσου προϊσταμένου μου. Προσδοκώ να εργαστώ για ένα άτομο που υποστηρίζει την εξέλιξη και που θα μου αναθέτει λίγο περισσότερη δουλειά από όση μπορώ να χειριστώ άνετα.
Έχω πολλά παραδείγματα άριστης επίδοσης υπό πίεση, τα οποία ανυπομονώ να συζητήσω σε μια συνέντευξη.
Με εκτίμηση,
Σοφία Γαστεράτου
Η κεφαλίδα της συνοδευτικής επιστολής περιλαμβάνει τα απαραίτητα στοιχεία επικοινωνίας του υποψηφίου, ώστε να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί του ο υπεύθυνος προσλήψεων, αν θελήσει. Μη θεωρήσετε ότι τα στοιχεία αυτά αρκεί να υπάρχουν στο βιογραφικό και ότι απλώς θα σπαταλήσετε χώρο αν τα επαναλάβετε. Θυμηθείτε πως η διεύθυνση ιμέιλ πρέπει να ακούγεται επαγγελματική και μην παραλείψετε τον αριθμό κινητού σας.
Αν θελήσουν να σας αφήσουν μήνυμα, θα μπορέσουν να το πράξουν.
Στόχος αυτού του τμήματος: Να μπορέσουν ο υπεύθυνος προσλήψεων και το σύστημα παρακολούθησης αιτήσεων να βρουν τα στοιχεία επικοινωνίας σας με την πρώτη.
Ο χαιρετισμός «Αγαπητέ/αγαπητή κ.» είναι μια χαρά, αν γνωρίζετε το φύλο του παραλήπτη. Αποφύγετε να το μαντέψετε βάσει ονόματος· καλύτερα να ρωτήσετε, για να σιγουρευτείτε. Όταν ξεκινάτε μια νέα δουλειά, είναι καλό να δείχνετε επιμέλεια. Γι’ αυτό, μη διστάσετε να τηλεφωνήσετε για να ρωτήσετε. Η ερώτηση θα αφήσει καλή εντύπωση, ενώ θα έχετε ήδη κάνει μια πρώτη επικοινωνία μαζί τους.
Στόχος αυτού του τμήματος: Να μη δώσει κακή εντύπωση στον υπεύθυνο προσλήψεων μια λανθασμένη προσφώνηση.
Αγαπητέ κ. Σαράντη,
Επειδή ένας βοηθός διοικητικού στελέχους χρειάζεται να έρθει αμέσως σε επαφή με τον υπεύθυνο προσλήψεων, αξίζει να γράψετε στις πρώτες γραμμές ποιος είστε παρά τι έχετε καταφέρει.
Στις περισσότερες συνοδευτικές επιστολές, εδώ πρέπει να αναδείξετε τη συναφή πείρα. Για να έρθετε, όμως, σε επαφή με τον υπεύθυνο προσλήψεων, είναι καλύτερο να του περάσετε όσο νωρίτερα γίνεται την ιδέα ότι θα τα πάτε καλά.
Δείτε πώς αυτό το δείγμα συνοδευτικής επιστολής παρουσιάζει ευθύς εξαρχής τα κορυφαία επιτεύγματα του υποψηφίου:
Το ότι βοήθησα το προηγούμενο αφεντικό μου να παρατηρήσει ένα σφάλμα σε μια σύμβαση 3,5 εκατ. ευρώ, προλαμβάνοντας απώλεια 300.000 ευρώ για την εταιρεία μας, δείχνει ξεκάθαρα πώς προσεγγίζω τον ρόλο της βοηθού διοικητικού στελέχους.
Η απαρίθμηση των κυριότερων επιτευγμάτων σε λίστα με κουκκίδες τραβά το βλέμμα, ιδίως αν έχετε περιλάβει αριθμούς ή στατιστικά στοιχεία. Για να πιστέψουν ότι μπορείτε να αντεπεξέρχεστε σε μεγάλο όγκο δουλειάς, πρέπει να ποσοτικοποιήσετε τον ισχυρισμό σας. Πείτε πόσες λέξεις ανά λεπτό πληκτρολογείτε, πόσα τηλεφωνήματα κάνετε κάθε μέρα ή πόσα χρήματα εξοικονόμησε χάρη σε εσάς ο προϊστάμενός σας στην προηγούμενη δουλειά.
Φροντίστε να περιλάβετε τυχόν πείρα στον κλάδο, ώστε να δείξετε ότι είστε «του χώρου». Η αναφορά και μόνο στον κλάδο ή σε εξειδικευμένη θέση εντός αυτού μπορεί να σας προσφέρει πλεονέκτημα έναντι όσων συνυποψηφίων δεν τον αναφέρουν. Ο υπεύθυνος προσλήψεων χρειάζεται να νιώσει ότι θα μπορέσετε να αντεπεξέλθετε στις ανάγκες.
Δείτε πώς αυτό το δείγμα συνοδευτικής επιστολής αναφέρει τα επιτεύγματα της σταδιοδρομίας, την εργασιακή φιλοσοφία και μεγέθη με αριθμούς, παραθέτοντας διακριτικά και μια σύσταση από τον προηγούμενο εργοδότη:
Πέρα από τα συμβατικά καθήκοντά μου (προγραμματισμός ταξιδιών, συντονισμός συσκέψεων, προετοιμασία παρουσιάσεων και έλεγχος εγγράφων), προσπαθώ να κατανοώ τις λεπτομέρειες κάθε κατάστασης, ώστε να μπορώ να προσφέρω αξία και σε σημεία όπου δεν το περιμένουν. Βρίσκομαι τρία έτη στον κατασκευαστικό κλάδο, άρα έχω πολλά να μάθω ακόμη. Προσεγγίζω, όμως, την κάθε ημέρα με νέα ματιά και με όρεξη να αναμειχθώ σε διαδικασίες τις οποίες δεν κατέχω πλήρως ακόμη.
Μεταβαίνοντας σε μια μεγαλύτερη εταιρεία, θα βιώσω μεγαλύτερο πλήθος καταστάσεων, θα γνωρίσω περισσότερους ειδικούς, από τους οποίους θα μάθω, και θα αναλάβω μεγαλύτερες ευθύνες. Όπως είπε ο προηγούμενος γενικός διευθυντής μου στην ετήσια αξιολόγησή του: «Η Σοφία είναι άτομο που εμπνέει σιγουριά ότι θα πράξει το σωστό σε κάθε κατάσταση, είναι απαράμιλλα ανεξάρτητη και εντυπωσιακά δημιουργική». Βλέπω τον ρόλο της βοηθού διοικητικού στελέχους ως εφαλτήριο για μια θέση στο εμπορικό τμήμα και κατανοώ ότι η συνεργασία με τον Εμπορικό Διευθυντή θα με βάλει στο κατάλληλο μονοπάτι.
Στο παρελθόν έχω προσφέρει βοήθεια σε πλήθος εμπορικών έργων:
Είμαι ένα προσηλωμένο και αξιόπιστο μέλος της ηγετικής ομάδας, και πάντα λαμβάνω υπόψη τις ανάγκες των άλλων, ιδιαίτερα του άμεσου προϊσταμένου μου. Προσδοκώ να εργαστώ για ένα άτομο που υποστηρίζει την εξέλιξη και που θα μου αναθέτει λίγο περισσότερη δουλειά από όση μπορώ να χειριστώ άνετα.
Στόχος αυτού του τμήματος: Να προσφέρει μια σφαιρική εικόνα για την αξία που προσφέρετε στο αφεντικό, στους συναδέλφους και στον εργοδότη.
Το τελευταίο τμήμα της συνοδευτικής επιστολής καλό είναι να επαναβεβαιώνει την καλή σχέση που υπονοήσατε στην εισαγωγή. Αν το κυρίως τμήμα έχει καλύψει την επάρκεια ως προς τα προσόντα, τώρα έχετε μια τελευταία ευκαιρία να εντυπώσετε την υποψηφιότητά σας στο μυαλό του υπευθύνου προσλήψεων. Όση εντύπωση και αν αφήσει η καταλληλότητά σας, μεγαλύτερο αντίκτυπο θα έχει η σκέψη ότι η συνεργασία σας θα κυλήσει ομαλά.
Δείτε πώς αυτή η συνοδευτική επιστολή προσκαλεί σε δράση και περνά στο στάδιο της συνέντευξης:
Έχω πολλά παραδείγματα άριστης επίδοσης υπό πίεση, τα οποία ανυπομονώ να συζητήσω σε μια συνέντευξη.
Με εκτίμηση,
Σοφία Γαστεράτου
Στόχος αυτού του τμήματος: Να κάνει μια τελευταία προσωπική επαφή και να ζητήσει την ευκαιρία γνωριμίας με τον υπεύθυνο προσλήψεων σε συνέντευξη.