Παρότι το περιεχόμενο μιας συνοδευτικής επιστολής είναι πολύ πιο ευέλικτο από εκείνο ενός βιογραφικού, δεν σημαίνει ότι δεν έχει καθόλου δομή. Σε αυτό το τμήμα, θα αναλύσουμε την καλύτερη μορφή συνοδευτικής επιστολής για τις περισσότερες θέσεις και τους περισσότερους κλάδους.
Τα βασικά συστατικά είναι τα εξής:
Για περισσότερη καθοδήγηση και δείγματα γραφής, ανατρέξτε στον γενικό οδηγό για τις συνοδευτικές επιστολές.
Η κεφαλίδα της συνοδευτικής επιστολής είναι από τα καλύτερα σημεία για να τραβήξετε την προσοχή του υπευθύνου προσλήψεων και να εναρμονιστείτε με τον χαρακτήρα του εστιατορίου. Ο σκοπός αυτού του τμήματος είναι διπλός. Πρώτον, η κεφαλίδα πρέπει να ταυτοποιεί το έγγραφο, έχοντας το ονοματεπώνυμο, τον αριθμό τηλεφώνου και άλλα στοιχεία επικοινωνίας σας στη διάθεση του διευθυντή του εστιατορίου.
Δεύτερον, η κεφαλίδα πρέπει να προσδίδει ελκυστική μορφή που να κάνει την αίτησή σας να ξεχωρίζει. Επειδή είναι από τα λίγα σημεία όπου μπορείτε να προσθέσετε χρώμα και άλλα εικαστικά στολίδια, αξίζει να σκεφτείτε τι είδους σχεδίαση αρμόζει.
Στόχος αυτού του τμήματος: να κάνετε εμφανή στον υπεύθυνο προσλήψεων το ονοματεπώνυμο και τα απαραίτητα στοιχεία σας, και να δημιουργήσετε μια ελκυστική μορφή που παρουσιάζει την κατάλληλη εικόνα.
Ο χαιρετισμός της συνοδευτικής επιστολής είναι ένα μικρό αλλά δυνατό στοιχείο. Εδώ έχετε την καλύτερη ευκαιρία να επιτύχετε προσωπική σύνδεση, προσφωνώντας τον παραλήπτη ονομαστικά. Φροντίστε να επιλέξετε τον χαιρετισμό που ενδείκνυται βάσει του πόσο καλά γνωρίζετε τον εργοδότη. Η προσφώνηση «Αγαπητέ» ή «Αγαπητή» συν το επώνυμο του ιδιοκτήτη ή του υπευθύνου προσλήψεων λειτουργεί καλά στις περισσότερες τυπικές περιστάσεις. Μπορείτε επίσης να γράψετε «Γεια σας» ή «Χαίρετε» ή ακόμη και το μικρό όνομα του παραλήπτη, αν γνωρίζετε τον εργοδότη.
Στόχος αυτού του τμήματος: να απευθυνθείτε στον διευθυντή ή τον ιδιοκτήτη του εστιατορίου ονομαστικά, δημιουργώντας προσωπική σύνδεση και κλίμα ευγένειας και σεβασμού.
Αγαπητή κ. Ορνεράκη,
Η εισαγωγή της συνοδευτικής επιστολής είναι το σημείο όπου πρέπει να κάνετε μια σημαντική δήλωση –αρκεί να είναι επαγγελματική! Θέλετε να κάνετε άριστη πρώτη εντύπωση, αναφέροντας ένα γεγονός ή μια ιστορία για τη δουλειά ή μια συναρπαστική πληροφορία για τον εαυτό σας. Είναι καλό να επιδείξετε την ευχάριστη προσωπικότητά σας από την αρχή, κάνοντας αναφορά και στις σημαντικότερες δεξιότητες τις οποίες απαιτεί η θέση εργασίας. Θυμηθείτε: οι διευθυντές εστιατορίου είναι πολυάσχολοι, άρα η εισαγωγή σας πρέπει να αξίζει τον χρόνο τους.
Στόχος αυτού του τμήματος: να συστηθείτε με τρόπο που να τραβά την προσοχή, κάνοντας μια δήλωση για τον εαυτό σας, αναφέροντας ένα γεγονός ή μια ιστορία για τη δουλειά, που θα οδηγήσει στον κορμό της επιστολής.
Εργαζόμενη από τα εφηβικά μου χρόνια ως σερβιτόρα στο κρητικό εστιατόριο των γονιών μου, έχω μάθει ότι η αποδοτικότητα και η νοοτροπία συνδυάζονται για να δημιουργήσουν μια ζεστή και αυθεντική εμπειρία εστίασης.
Ο κορμός της συνοδευτικής επιστολής είναι το μεγαλύτερο τμήμα του εγγράφου, αλλά δεν χρειάζεται να σας δυσκολέψει. Εδώ πρέπει να καταγράψετε τα πιο συναφή επιτεύγματά σας, τα γνωρίσματα της προσωπικότητάς σας και τις ποιότητες που σας ξεχωρίζουν. Για να απλοποιήσετε τη διαδικασία γραφής, μπορείτε να χωρίσετε το τμήμα σε δύο μέρη.
Στο πρώτο, περιγράψτε καταστάσεις τις οποίες αντιμετωπίσατε στο παρελθόν, τι έπρεπε να γίνει, τι πράξατε και τι επιτύχατε. Φροντίστε να επιλέξετε παραδείγματα σχετικά με το είδος του εστιατορίου και τη δουλειά την οποία θα κάνετε.
Στο δεύτερο μέρος, μπορείτε να παραθέσετε τις κορυφαίες δεξιότητές σας και τι θα μπορούσατε να προσφέρετε στη θέση εργασίας, για να μπορέσει ο εργοδότης να σας φανταστεί εν ώρα εργασίας.
Στόχος αυτού του τμήματος: να αφηγηθείτε τις πιο ενδιαφέρουσες και σχετικές εμπειρίες και τα επιτεύγματά σας και να αναφέρετε τι θα μπορούσατε να προσφέρετε στο εστιατόριο το οποίο σας ενδιαφέρει.
Σύντομα κατάλαβα ότι η παρουσία μου κοντά στους πελάτες με βοηθούσε να νιώθω πότε κάποιος ήθελε να επιλέξει κάτι διαφορετικό από το μενού, πότε δεν ήξερε ποιο κρασί να επιλέξει ή πότε απλώς ήθελε φιλική κουβέντα. Για ορισμένους, η ταχύτητα και η αποδοτικότητα ήταν ό,τι πιο σημαντικό, ιδίως το μεσημέρι, ενώ άλλοι επιθυμούσαν λίγο περισσότερη αλληλεπίδραση κατά την παραμονή τους. Χάρη στην καταγωγή μου από την Κρήτη, είμαι από τη φύση μου φιλόξενη, χαρακτηριστικό που γνωρίζω ότι συνάδει με τις θεμελιώδεις αξίες σας.
Κάνω αίτηση για τη θέση της σερβιτόρας με ημιαπασχόληση, για να τη συνδυάσω με τις σπουδές μου στα τουριστικά, αλλά κυρίως ενδιαφέρομαι να συμμετάσχω στο ξακουστό πρόγραμμα κατάρτισης που προσφέρετε και να μάθω πλάι σε ένα από τα βραβευμένα στελέχη σας. Ο κλάδος της φιλοξενίας μαθαίνεται καλύτερα μέσα από τη συναναστροφή με τους πελάτες, και ελπίζω το πάθος και η διάθεση βελτίωσης που με χαρακτηρίζουν να συμβάλουν θετικά στην επιχείρησή σας.
Χάρη στην παραδοσιακή κρητική ανατροφή μου, έχω υψηλού επιπέδου γνώσεις για τα εδέσματα και τα ποτά, ενώ θα μπορούσα επίσης να ωφελήσω τους συναδέλφους μου με τις γνώσεις μου για τα προϊόντα. Λατρεύω την ομαδική εργασία και γνωρίζω ότι όλοι οι υπάλληλοι αποτελούν χρήσιμο μέλος της κουζίνας. Από την ηλικία των 14 ετών, έχω συνηθίσει να εργάζομαι υπό πίεση και να διατηρώ το κέφι και την ηρεμία μου ανεξαρτήτως κατάστασης.
Κοντεύετε στο τέρμα. Απομένει μόνο να κλείσετε τη συνοδευτική επιστολή με τρόπο ευγενικό και θετικό. Μια πρόσκληση σε δράση πετυχαίνει αυτό ακριβώς. Αυτή η πρόταση εκφράζει τον ενθουσιασμό σας για τη θέση και προσκαλεί τον υπεύθυνο προσλήψεων να επικοινωνήσει μαζί σας. Επίσης, θα μπορούσατε να επαναλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Κατόπιν, ολοκληρώστε την επιστολή με την κατάλληλη αποφώνηση. Μπορείτε να επιλέξετε ανάμεσα στις φράσεις «Με εκτίμηση», «Μετά τιμής» ή «Ευχαριστώ», ανάλογα με τη σχέση σας με τον εργοδότη.
Στόχος αυτού του τμήματος: να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική πρόσκληση σε δράση η οποία να παροτρύνει τον διευθυντή του εστιατορίου να επικοινωνήσει μαζί σας και να κλείσετε την επιστολή με ευγένεια και σεβασμό.
Θα χαιρόμουν ιδιαίτερα αν μου δίνατε την ευκαιρία να έρθω να δουλέψω για εσάς μία ή δύο βάρδιες, για να με δείτε σε δράση. Είναι δύσκολο για μια σερβιτόρα να μιλήσει για τη δουλειά της σε συνέντευξη. Θα ήταν πολύ πιο χρήσιμο αν με αφήνατε να σας δείξω πώς κάνω τους πελάτες να φεύγουν με ένα πλατύ χαμόγελο στα χείλη.
Με εκτίμηση,
Τασία Γιαννάκη