Για να εκθέσετε τα επιχειρήματά σας και να αφηγηθείτε την ιστορία σας, συχνά βοηθά να δώσετε στη συνοδευτική επιστολή σας μια λογική μορφή.
Η μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής βοηθού διοίκησης καλό είναι να περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία:
Η μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής βοηθού διοίκησης πρέπει να παρουσιάζει με πληρότητα πώς διευκολύνετε το έργο των διοικητικών στελεχών. Είναι εύκολο να πείτε πως παράγετε «χρήσιμο» έργο, αλλά είναι πολύ πιο δύσκολο να εξηγήσετε με λεπτομέρεια ότι εκτελείτε πολλές εργασίες παράλληλα με επιδεξιότητα, ότι κατανοείτε το εργασιακό στιλ των ανωτέρων σας και ότι έχετε όρεξη να γνωρίσετε τις ιδιαιτερότητες του κλάδου. Το δείγμα συνοδευτικής επιστολής στο τέλος αυτής της παραγράφου εξηγεί γλαφυρά την εν λόγω προσέγγιση.
O πλήρης οδηγός συνοδευτικής επιστολής παρέχει γενικότερες συμβουλές για τη σύνταξη συνοδευτικών επιστολών, ενώ παρακάτω θα βρείτε συμβουλές συγκεκριμένα για το πώς να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα κάθε παραγράφου και κάθε τμήματος μιας επιστολής.
Αγαπητή κ. Γαλάνη,
Από μικρό παιδί μού άρεσε να καταπιάνομαι με πολλά πράγματα παράλληλα.
Όταν ένας υπάλληλος της Spike ζητά διοικητική βοήθεια, χρειάζεται να γνωρίζει ότι όχι μόνο θα κάνεις ό,τι σου ζήτησε, αλλά και ότι θα το κάνεις άριστα. Αυτό απαιτεί οργανωτικές δεξιότητες, πνευματική ευελιξία και προσήλωση στις υποχρεώσεις σου. Στα πέντε έτη μου ως διοικητικός υπάλληλος δεν έχω χάσει καμία προθεσμία και πάντα δεχόμουν τις καλύτερες αξιολογήσεις για την ποιότητα της δουλειάς μου. Οι βοηθοί διοίκησης χρειάζεται να επιτελούν έργο και να το επιτελούν καλά.
Πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τις νεότερες τεχνολογίες, να χρησιμοποιούν τις πιο προηγμένες μεθόδους επικοινωνίας και να οργανώνουν τον χρόνο τους ώστε να χρησιμεύουν όσο περισσότερο γίνεται σε όσο περισσότερους γίνεται. Το εβδομαδιαίο άρθρο μου στο ιστολόγιό μου με θέμα την παραγωγικότητα έχει 5.500 συνδρομητές, άρα ενημερώνομαι για ό,τι νεότερο στον χώρο.
Τα πέντε έτη πείρας μου ως διοικητικού βοηθού με καθιστούν ιδανικό υποψήφιο:
Οι μέρες με πολλή δουλειά με κάνουν χαρούμενο. Όταν μου έρχονται πολλές δουλειές η μία μετά την άλλη, δεν αφήνω καμία να ξεφύγει και δίνω τον καλύτερο εαυτό μου. Προτεραιότητά μου είναι να εξυπηρετώ το διοικητικό προσωπικό και να κάνω τις ημέρες τους στο γραφείο πιο παραγωγικές και πιο επιτυχείς.
Αν διαθέτω τις δεξιότητες για να προσφέρω άριστη υπηρεσία, δεν υπάρχει κάτι που δεν αναλαμβάνω. Αν δεν διαθέτω τις δεξιότητες, τις μαθαίνω ή ζητώ βοήθεια από έναν που τις διαθέτει.
Αν πιστεύετε ότι θα μπορούσα να κάνω τη διαφορά στην οικογένεια της Spike, θα ήμουν ευγνώμων αν εξετάζατε την αίτησή μου. Ελπίζω να αποτελέσω πολύτιμη προσθήκη στο διοικητικό προσωπικό σας.
Με εκτίμηση,
Δημήτρης Μαυραγάνης
Στο παρελθόν, η κεφαλίδα ήταν σημαντική, καθώς παρέθετε τα στοιχεία του παραλήπτη της ταχυδρομημένης επιστολής. Σήμερα, οι περισσότερες αιτήσεις υποβάλλονται διαδικτυακά, οπότε ο κύριος σκοπός της κεφαλίδας είναι να δείξει ότι το έγγραφο ανήκει σε εσάς. Σε πολλούς μεγάλους οργανισμούς, μια συνοδευτική επιστολή μπορεί να περάσει από πολλά γραφεία. Είναι σημαντικό η κεφαλίδα να εκφράζει τις απαραίτητες πληροφορίες (π.χ. όνομα, αριθμός τηλεφώνου και άλλα στοιχεία επικοινωνίας), ώστε να μπορεί να επικοινωνήσει μαζί σας γρήγορα και εύκολα ένας υπεύθυνος προσλήψεων.
Στόχος της κεφαλίδας της συνοδευτικής επιστολής: Να περιλάβετε τα σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας με τρόπο απλό. Να στρέψετε την προσοχή στην επιστολή και να κάνετε εντύπωση διαρκείας στον υπεύθυνο προσλήψεων.
Ο χαιρετισμός είναι μια σύντομη φράση αλλά από τις σημαντικότερες, καθότι φανερώνει ότι κατανοείτε τον επαγγελματικό τόνο του πιθανού εργοδότη. Γενικά, αν δεν γνωρίζετε με σιγουριά ποιος τόνος ενδείκνυται, είναι καλύτερα να προτιμήσετε την ασφαλή οδό του τυπικού χαιρετισμού με το επώνυμο του υπευθύνου προσλήψεων –αν το έχετε. Ωστόσο, σε ορισμένες περιπτώσεις ένας πιο οικείος χαιρετισμός μπορεί να δείξει ότι «πιάνετε» το πνεύμα του εργασιακού χώρου και ότι μπορείτε να ενταχθείτε σε αυτόν αρμονικά. Κατά κανόνα, χαιρετισμοί όπως «Γεια σας» ή «Χαίρετε» είναι πιο ταιριαστοί όταν υποβάλλετε μια συνοδευτική επιστολή μέσω ιμέιλ.
Στόχος του χαιρετισμού της συνοδευτικής επιστολής: Να ξεκινήσετε την επιστολή με σεβασμό, αναγνωρίζοντας τον επαγγελματικό τόνο της εταιρείας.
Αγαπητή κ. Γαλάνη,
Ως βοηθός διοίκησης, καλό είναι να έχετε στις κύριες δεξιότητές σας την πολύ καλή επικοινωνία και την αποδοτική εξυπηρέτηση πελατών. Μπορείτε να επιδείξετε αυτά τα γνωρίσματα ευθύς εξαρχής στην επιστολή, παρουσιάζοντας τον εαυτό σας με τρόπο φιλικό και ελκυστικό. Δεν λειτουργεί για όλους η ίδια προσέγγιση, αλλά μια σχετική επαγγελματική ιστορία ή μια άλλη δυνατή δήλωση μπορεί να δώσει το έναυσμα στον αναγνώστη για να διαβάσει την υπόλοιπη επιστολή. Επιπλέον, θα σας φέρει πολλά βήματα πιο μπροστά από όσους συνυποψηφίους απλώς εκφράσουν κοινότοπα το ενδιαφέρον τους για τη θέση.
Στόχος της εισαγωγής της συνοδευτικής επιστολής: Να συλλάβετε την προσοχή του αναγνώστη με μια δυνατή και ενδιαφέρουσα πρώτη πρόταση, που οδηγεί ομαλά στον κορμό της επιστολής.
Από μικρό παιδί μού άρεσε να καταπιάνομαι με πολλά πράγματα παράλληλα.
Περιγράφει έξυπνα την παράλληλη εκτέλεση πολλών εργασιών και δείχνει πάθος. Αυτή η πρόταση δίνει μια ιδέα όσων έπονται και δίνει μια πρόγευση για την προσωπικότητα του γράφοντος.
Ο κορμός είναι το κυρίως τμήμα της επιστολής. Είναι η ευκαιρία να εμβαθύνετε στα μεγαλύτερα επιτεύγματά σας, στα κίνητρα και στις δεξιότητές σας. Στόχος σας πρέπει να είναι να παραθέσετε τις επιτυχίες σας με γρήγορα παραδείγματα που εξηγούν μια κατάσταση, τι κάνατε και ποια θετική αλλαγή επιφέρατε. Μπορείτε να αναπτύξετε σημεία του βιογραφικού που δεν αποτυπώνουν πλήρως την αφοσίωση ή τις ικανότητές σας. Απλώς θυμηθείτε να μην πλατειάσετε και να περιλάβετε μόνο όσες πληροφορίες χρειάζονται, ώστε να ενδιαφερθεί ο υπεύθυνος προσλήψεων να συζητήσει μαζί σας για να μάθει περισσότερα. Ο κορμός στο παρακάτω δείγμα συνοδευτικής επιστολής χρησιμοποιεί συγκεκριμένα δεδομένα για να στηρίξει έναν ισχυρισμό.
Όταν ένας υπάλληλος της Spike ζητά διοικητική βοήθεια, χρειάζεται να γνωρίζει ότι όχι μόνο θα κάνεις ό,τι σου ζήτησε, αλλά και ότι θα το κάνεις άριστα. Αυτό απαιτεί οργανωτικές δεξιότητες, πνευματική ευελιξία και προσήλωση στις υποχρεώσεις σου. Στα πέντε έτη μου ως διοικητικός υπάλληλος δεν έχω χάσει καμία προθεσμία και πάντα δεχόμουν τις καλύτερες αξιολογήσεις για την ποιότητα της δουλειάς μου. Οι βοηθοί διοίκησης χρειάζεται να επιτελούν έργο και να το επιτελούν καλά.
Πρέπει να είναι εξοικειωμένοι με τις νεότερες τεχνολογίες, να χρησιμοποιούν τις πιο προηγμένες μεθόδους επικοινωνίας και να οργανώνουν τον χρόνο τους ώστε να χρησιμεύουν όσο περισσότερο γίνεται σε όσο περισσότερους γίνεται. Το εβδομαδιαίο άρθρο μου στο ιστολόγιό μου με θέμα την παραγωγικότητα έχει 5.500 συνδρομητές, άρα ενημερώνομαι για ό,τι νεότερο στον χώρο.
Τα πέντε έτη πείρας μου ως διοικητικού βοηθού με καθιστούν ιδανικό υποψήφιο:
Οι μέρες με πολλή δουλειά με κάνουν χαρούμενο. Όταν μου έρχονται πολλές δουλειές η μία μετά την άλλη, δεν αφήνω καμία να ξεφύγει και δίνω τον καλύτερο εαυτό μου. Προτεραιότητά μου είναι να εξυπηρετώ το διοικητικό προσωπικό και να κάνω τις ημέρες τους στο γραφείο πιο παραγωγικές και πιο επιτυχείς.
Αν διαθέτω τις δεξιότητες για να προσφέρω άριστη υπηρεσία, δεν υπάρχει κάτι που δεν αναλαμβάνω. Αν δεν διαθέτω τις δεξιότητες, τις μαθαίνω ή ζητώ βοήθεια από έναν που τις διαθέτει.
Στόχος του κορμού της συνοδευτικής επιστολής: Να αναφέρετε λεπτομέρειες για τις πιο ενδιαφέρουσες εμπειρίες σας, να εκθέσετε τις στρατηγικές επίλυσης προβλημάτων σας, να αποκαλύψετε τα προτερήματα και το εργασιακό ύφος σας.
Καλό είναι να κλείσετε την επιστολή με μια θετική νότα που να απαντά στην ερώτηση του αναγνώστη: «Τι αξία προσφέρει στην εταιρεία μου αυτό το άτομο;». Μια πολύ σημαντική πτυχή του συμπεράσματος είναι η πρόσκληση σε δράση. Αυτή η δήλωση παροτρύνει τον υπεύθυνο προσλήψεων να επικοινωνήσει, γι’ αυτό θα μπορούσε να περιλάβει και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Προσπαθήστε να ζητήσετε αυτό που θέλετε με καλή διάθεση και αυτοπεποίθηση παρά με επιμονή. Τέλος, κλείστε την επιστολή με έναν επαγγελματικό αποχαιρετισμό. Οι φράσεις «Με εκτίμηση» και «Μετά τιμής» λειτουργούν καλά ανεξαρτήτως κλά
Αν πιστεύετε ότι θα μπορούσα να κάνω τη διαφορά στην οικογένεια της Spike, θα ήμουν ευγνώμων αν εξετάζατε την αίτησή μου. Ελπίζω να αποτελέσω πολύτιμη προσθήκη στο διοικητικό προσωπικό σας.
Με εκτίμηση,
Δημήτρης Μαυραγάνης