Μια συνοδευτική επιστολή για θέση ρεσεψιονίστ πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής κύρια συστατικά:
Μπορείτε να δείτε λεπτομερέστερες πληροφορίες για καθένα από αυτά τα τμήματα, μαζί με δωρεάν παραδείγματα προτάσεων, στον πλήρη οδηγό για τις συνοδευτικές επιστολές.
Η κύρια λειτουργία μιας συνοδευτικής επιστολής υπαλλήλου υποδοχής είναι απλή μα σημαντική: να διασφαλίσει ότι όσοι δουν το έγγραφο γνωρίζουν ότι το έχετε γράψει εσείς.
Στη σπάνια περίπτωση κατά την οποία ζητηθεί να στείλετε την αίτηση ταχυδρομικά, η τυπωμένη σελίδα πρέπει να έχει μια τυπική κεφαλίδα στην κορυφή της. Σε μια διαδικτυακή αίτηση, απεναντίας, αρκεί να γράψετε στην κεφαλίδα τις απόλυτα απαραίτητες πληροφορίες: ονοματεπώνυμο, αριθμός τηλεφώνου και άλλα στοιχεία επικοινωνίας. Έτσι, σε όποιο γραφείο και αν καταλήξει η επιστολή, ο αναγνώστης της θα γνωρίζει πώς να επικοινωνήσει μαζί σας.
Στόχος της κεφαλίδας της συνοδευτικής επιστολής: να έχει πρόχειρα ο υπεύθυνος προσλήψεων το ονοματεπώνυμο και τα στοιχεία επικοινωνίας σας, με καλαίσθητη μα επαγγελματική εμφάνιση.
Παρότι είναι μια μικρή φράση, ο χαιρετισμός μιας συνοδευτικής επιστολής δίνει τον τόνο για ό,τι ακολουθήσει. Ως υπάλληλος υποδοχής, ο χαιρετισμός ενδέχεται να διαφέρει ανάλογα με τον κλάδο στον οποίο δραστηριοποιείται η εταιρεία. Μπορείτε να διαβάσετε κείμενα της εταιρείας για να μιμηθείτε το επίπεδο τυπικότητας στην έκφραση, αλλιώς προτιμήστε ένα ύφος τυπικό και επαγγελματικό. Ο πλέον διαδεδομένος χαιρετισμός είναι το «Αγαπητέ κ. Χ» ή «Αγαπητή κ. Υ». Ένα «Γεια» ή «Χαίρετε» ίσως αρμόζουν σε εταιρείες με πιο οικείο ή νεανικό ύφος, ιδίως αν η συνοδευτική επιστολή είναι ενσωματωμένη στο κυρίως κείμενο ενός ιμέιλ.
Στόχος του χαιρετισμού της συνοδευτικής επιστολής: να απευθυνθείτε στον αναγνώστη ευγενικά και με σεβασμό, και να δώσετε τον τόνο για το υπόλοιπο της επιστολής.
Αγαπητέ κ. Λιόλιο,
Μια σπουδαία εισαγωγή μπορεί να κρίνει αν η συνοδευτική επιστολή θα σας εξασφαλίσει εργασία ως ρεσεψιονίστ ή θα καταλήξει στο καλάθι των αχρήστων. Εδώ πρέπει να κεντρίσετε το ενδιαφέρον του αναγνώστη, ώστε να διαβάσει παρακάτω. Είτε επιλέξετε να αφηγηθείτε ένα περιστατικό είτε να γράψετε μια συναρπαστική δήλωση, το κυριότερο είναι να τραβήξετε την προσοχή και να δείξετε επαγγελματική διάθεση.
Στόχος της εισαγωγής της συνοδευτικής επιστολής: να εισαγάγετε την επιστολή με τρόπο έντονο και συναρπαστικό, που να παροτρύνει τον αναγνώστη να προχωρήσει στο κυρίως τμήμα.
Έχοντας εργαστεί ως υπάλληλος υποδοχής και δημοσίων σχέσεων με ημιαπασχόληση κατά τα τρία περασμένα έτη, κατανοώ πως κάθε εκστρατεία ξεκινά με συναισθηματική σύνδεση.
Ο κορμός μιας συνοδευτικής επιστολής για θέση υποδοχής μπορεί να είναι από τα πιο δύσκολα τμήματα, αλλά όχι απαραίτητα. Μια επιλογή είναι να διαιρέσετε αυτό το τμήμα σε δύο μέρη.
Στο πρώτο, θα μιλήσετε για τις προηγούμενες επιτυχίες και τις σημαντικές στιγμές σας, και για το πώς συντέλεσαν σε αυτές οι μοναδικές γνώσεις και δεξιότητές σας. Σε κάθε παράδειγμα, περιγράψτε μια κατάσταση, τι έπρεπε να γίνει, τι πράξατε και τι πετύχατε.
Στο δεύτερο μέρος του κορμού, συζητήστε πώς τα κυριότερα προτερήματά σας σχετίζονται με τη ζητούμενη θέση εργασίας. Εδώ, μπορείτε να εμβαθύνετε στο πώς θα προσθέσετε αξία στην εταιρεία του πιθανού εργοδότη.
Στόχος του κορμού της συνοδευτικής επιστολής: να αναδείξετε τα σπουδαιότερα επιτεύγματά σας, μαζί με τις κορυφαίες δεξιότητες και τα γνωρίσματα της προσωπικότητάς σας, όπως σχετίζονται με τη συγκεκριμένη θέση ρεσεψιονίστ για την οποία κάνετε αίτηση.
Όταν μπαίνει ένα άτομο στα γραφεία μας, οφείλω να διασφαλίσω ότι δεν θα χάσει τη δημιουργική του προσήλωση εξαιτίας μιας διπλοκρατημένης αίθουσας συσκέψεων, ενός τηλεφωνήματος που δρομολογήθηκε λανθασμένα ή μιας απαθούς αντιμετώπισης. Αν μπορώ, προσπαθώ να διατηρήσω τον οίστρο του, πιάνοντας κουβέντα μακριά από πολιτικά ζητήματα ή λέγοντας μια ειλικρινή γνώμη για την τελευταία διαφημιστική ιδέα του.
Δουλειά μου είναι να συμβάλλω στη διατήρηση της κυκλοφορίας των ιδεών, προσφέροντας επαγγελματική και άμεση βοήθεια όπου μπορώ. Δακτυλογραφώ με ταχύτητα 90 λέξεις το λεπτό, έχω συνηθίσει να δρομολογώ 250 και πλέον τηλεφωνήματα την ημέρα και να υποδέχομαι έως 80 επισκέπτες την ημέρα σε κλίμα φιλόξενο και προσιτό.
Στο γραφείο υποδοχής ποτέ δεν γνωρίζεις τι θα σου ζητήσουν. Επειδή, όμως, αποσκοπώ να μπω στον χώρο των δημοσίων σχέσεων μετά τις σπουδές μου, κάνω την υπέρβαση όπου είναι δυνατόν:
Όσοι πλησιάζουν το γραφείο μου (ή όσοι μου τηλεφωνούν) συνιστούν απόλυτη προτεραιότητά μου για όσο χρόνο με χρειάζονται. Κατά τη γνώμη μου, ένας υπάλληλος υποδοχής και δημοσίων σχέσεων μπορεί να προσφέρει ακόμη περισσότερα.
Αφού γράψετε τον κορμό, ίσως βιαστείτε να ολοκληρώσετε την επιστολή με μια φράση σαν αυτή: «Επομένως, πρέπει να με προσλάβετε!». Μην το κάνετε. Δεν πιάνει, εγγυημένα.
Αντ’ αυτού, επιλέξτε τον επαγγελματικό τρόπο κλεισίματος μιας συνοδευτικής επιστολής: παροτρύνετε τον εργοδότη να επικοινωνήσει μαζί σας. Αυτός ο τρόπος είναι η λεγόμενη «πρόσκληση σε δράση». Με μία ή δύο προτάσεις, παρακινήστε τον υπεύθυνο προσλήψεων να συζητήσει μαζί σας, προτείνοντάς του μέθοδο επικοινωνίας. Θα μπορούσατε, επίσης, να τον ευχαριστήσετε για τον χρόνο του ή απλώς να κλείσετε γράφοντας «Με εκτίμηση» ή «Μετά τιμής». Φροντίστε μόνο να διατηρήσετε τον ίδιο επαγγελματικό τόνο όπως στα προηγούμενα τμήματα.
Στόχος του συμπεράσματος της συνοδευτικής επιστολής: να εκδηλώσετε τον ενθουσιασμό σας για τη θέση εργασίας στην υποδοχή, να προσκαλέσετε σε δράση και να τελειώσετε με τρόπο θετικό και επαγγελματικό.
Εδώ και πολύ καιρό παρακολουθώ την επιτυχία της Imagazine στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, και θα εκτιμούσα ιδιαίτερα την ευκαιρία μιας συνέντευξης, για να δούμε αν μπορούμε να επιτύχουμε αυτήν την ιδιαίτερη σύνδεση. Προαισθάνομαι ότι είναι πολύ πιθανό.
Με εκτίμηση,
Τριανταφυλλιά Μπαρμπούνη