Η κεφαλίδα μιας συνοδευτικής επιστολής είναι το πρώτο στοιχείο της σελίδας που παρατηρεί ένας υπεύθυνος προσλήψεων. Αυτός ο χώρος στην κορυφή του εγγράφου καλό είναι να περιέχει πληροφορίες όπως ονοματεπώνυμο και στοιχεία επικοινωνίας. Αν το προφίλ σε ένα μέσο επαγγελματικής δικτύωσης (π.χ. LinkedIn) έχει σχέση με τη θέση του υπευθύνου έργου, περιλάβετε τη διεύθυνση. Χρησιμοποιήστε ως οδηγό τα παραδείγματα συνοδευτικής επιστολής που προσφέρουμε.
Δεύτερος στόχος της κεφαλίδας είναι να προσδώσει ελκυστική μορφή στη συνοδευτική επιστολή. Αυτό μπορείτε να το επιτύχετε επιλέγοντας χρωματική παλέτα και σχέδιο που να ταιριάζουν με το ύφος του πιθανού εργοδότη. Θυμάστε τη συμβουλή μας για την προσαρμογή του κειμένου της συνοδευτικής επιστολής; Καλό είναι να προσαρμόσετε και τη μορφοποίηση. Τα πρότυπα συνοδευτικής επιστολής μπορούν να διευκολύνουν τη διαδικασία.
Ο χαιρετισμός της συνοδευτικής επιστολής δημιουργεί προσωπική επαφή με τον εργοδότη και δημιουργεί ένα φιλικό κλίμα σεβασμού για το υπόλοιπο της συνοδευτικής επιστολής. Αν είναι δυνατόν, καλό είναι να προσφωνήσετε τον παραλήπτη ονομαστικά.
Για θέσεις ευθύνης και αν δεν έχετε πρότερη σχέση με τον υπεύθυνο προσλήψεων, το «αγαπητέ/αγαπητή» συνοδευόμενο από το επώνυμο είναι καλή επιλογή. Αν γνωρίζετε τον υπεύθυνο προσλήψεων ή στέλνετε την επιστολή μέσω ιμέιλ, ίσως μπορείτε να γράψετε «χαίρετε» ή «γεια». Σε περίπτωση αμφιβολίας, επιλέξτε την πιο τυπική εναλλακτική, για να μην προσβάλετε τον υπεύθυνο προσλήψεων.
Στην εισαγωγή της συνοδευτικής επιστολής θέλετε να τραβήξετε την προσοχή του υπευθύνου προσλήψεων και να δείξετε ότι αξίζει να διαβάσει την επιστολή σας. Ο καλύτερος τρόπος για να το επιτύχετε είναι ένα συναφές παράδειγμα, ένα στατιστικό στοιχείο ή ένα γεγονός που δείχνει ότι κατανοείτε τις ανάγκες της εταιρείας. Επειδή ένας υπεύθυνος προσλήψεων μπορεί να αξιολογεί υποψηφίους για διάφορες θέσεις στο ίδιο έργο, είναι καλό να αναφέρετε ποια θέση αφορά η αίτησή σας. Απλώς φροντίστε να είναι η εισαγωγή σας σύντομη και ενδιαφέρουσα.
Στο παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής μας, η εισαγωγή περνά κατευθείαν στο θέμα, δηλώνοντας τη φιλοσοφία του υποψηφίου ως προς τη διαχείριση έργου:
Αγαπητή κ. Αγαπίου,
Η προσέγγισή μου στη διαχείριση έργου έχει δύο στόχους: την πραγμάτωση του μέγιστου δυνατού αποτελέσματος και τη διευκόλυνση όλων των μετεχόντων κατά την καθημερινή τους εργασία.
Στον κορμό της συνοδευτικής επιστολής αναφέρεστε στα μοναδικά γνωρίσματα και τις βλέψεις που σας καθιστούν ιδανικό υποψήφιο, καθώς και στις απαραίτητες δεξιότητες που σας ξεχωρίζουν. Καθώς αυτό το τμήμα είναι το μεγαλύτερο, μπορείτε να το χωρίσετε σε παραγράφους.
Στην πρώτη, περιγράψτε μια κατάσταση, τα καθήκοντά σας, τις ενέργειες που εκτελέσατε και το αποτέλεσμα που πετύχατε. Φροντίστε να επιλέξετε παραδείγματα σχετικά με τη συγκεκριμένη θέση υπευθύνου έργου.
Στη δεύτερη παράγραφο, μπορείτε να παραθέσετε σκληρές δεξιότητες που είναι απαραίτητες για τη θέση ή το όραμά σας για τα έργα τα οποία ενδέχεται να επιβλέπετε.
Όταν ξεκίνησα στη Manessis Logistics, πριν από πέντε έτη, υπήρχε μια ομάδα ενενήντα ατόμων και ο κύκλος εργασιών αυξανόταν κατά 35% ανά έτος, χωρίς υπεύθυνο έργου. Έχοντας εργαστεί προηγουμένως ως υπεύθυνος έργου στον κλάδο του λιανικού εμπορίου, έθεσα σε εφαρμογή διαδικασίες οι οποίες καθοδηγούσαν τους συναδέλφους μου με τρόπο αποδοτικό, οικονομικό και οργανωμένο.
Έχει διαχειριστεί τη στρατηγική εφοδιαστικής αλυσίδας επί πέντε
έτη, έχω ανοίξει μια αποθήκη 900 τ.μ., έχω επιβλέψει την αλλαγή προμηθευτών υπηρεσιών εφοδιαστικής και έχω διεξαγάγει μια πλήρη τεχνολογική αξιολόγηση των συστημάτων και των διαδικασιών μας. Αυτό το τελευταίο έργο επέφερε όφελος 2,5 εκατ. ευρώ στις προμήθειες υλικού πληροφορικής.
Τα έργα μου στη Manessis έχουν συντελέσει σε περικοπή δαπανών κατά 4,5 εκατ. ευρώ, έχουν μειώσει τον χρόνο μεταφοράς από την πύλη
του εργοστασίου μέχρι τον διαμετακομιστικό κόμβο κατά 10%, έχουν εξορθολογίσει τις τελωνειακές διαδικασίες και έχουν συμπυκνώσει τους συνεργάτες μεταφορών από 125 σε 72 (με βελτίωση στων αποκλίσεων κατά 28%). Πάντα προσπαθώ να βλέπω τα έργα από διάφορες οπτικές γωνίες, ενώ η Hellkann Freight μού έχει απονείμει το βραβείο του «συνεργάτη της χρονιάς» για το έργο της θαλάσσιας μεταφοράς εμπορευμάτων.
Το πτυχίο μου στη διοίκηση επιχειρήσεων με προετοίμασε κατάλληλα για τη διαχείριση έργου, ενώ έκτοτε παρακολουθήσει περισσότερα από 40 μαθήματα εξ αποστάσεως και έχω πιστοποιηθεί στη διαχείριση έργου, τις πρακτικές Lean και το Prince2.
Αποσκοπώ στη συνεχή βελτίωση και πιστεύω ότι χρειάζεται να εφοδιάζομαι με τις νεότερες γνώσεις, για να μπορώ να αποσπώ το μέγιστο αποτέλεσμα από τα έργα τα οποία διαχειρίζομαι.
Το συμπέρασμα της συνοδευτικής επιστολής πρέπει να κάνει εντύπωση, ώστε ο υπεύθυνος προσλήψεων να θέλει να επικοινωνήσει για να μάθει περισσότερα. Για να το επιτύχετε, προσκαλέστε τον να αναλάβει δράση. Εκφράστε το ενδιαφέρον σας για τη θέση και ζητήστε του να επικοινωνήσει μαζί σας. Μπορείτε επίσης να επαναλάβετε εδώ το ιμέιλ ή τον αριθμό τηλεφώνου σας.
Το παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής μας καταλήγει με τη φράση «με εκτίμηση», αλλά υπάρχουν και άλλες επιλογές, όπως «ευχαριστώ» ή «μετά τιμής».
Κατανοώ ότι ότι αυτή είναι η πρώτη φορά που προσλαμβάνετε υπεύθυνο έργου και θα ήθελα πολύ να σας αφηγηθώ όλη την ιστορία για το πώς ξεκίνησα τη σχετική θέση στη Manessis.
Με εκτίμηση,
Στέλιος Θεοδώρου
Για να εξασφαλίσετε τη δουλειά των ονείρων σας στη διαχείριση έργου, καλό είναι να προβάλετε ορισμένες βασικές ποιότητες.