Η καλύτερη μορφή για σχεδόν κάθε βιογραφικό είναι η αντίστροφη χρονολογική σειρά. Το ίδιο ισχύει και για το βιογραφικό διοικητικού υπαλλήλου. Σε αυτήν τη μορφή, το τμήμα με το εργασιακό ιστορικό οργανώνεται από την πιο πρόσφατη θέση προς την πιο παλιά.
Αν ισχύει ένα από τα παρακάτω, ίσως να εξετάζατε μια από τις μορφές βιογραφικού τις οποίες προτείνουμε ως εναλλακτικές στη χρονολογική ή μια υβριδική μορφή:
Αν δεν ισχύει κανένα από αυτά, ακολουθήστε τη δοκιμασμένη αντίστροφη χρονολογική μορφή. Οι εργοδότες την προτιμούν με μεγάλη διαφορά!
Οι επαγγελματίες της διοίκησης ίσως είναι το «πρόσωπο» του τμήματος ή του οργανισμού συνολικά. Άρα, το στιλ μετράει! Η σύνοψη ενός βιογραφικού διοικητικού είναι ιδανική ευκαιρία για να κάνετε την προσωπικότητά σας να λάμψει. Εντυπωσιάστε με τη θετική φύση σας, αλλά επιλέξτε και ένα ή δύο από τα κορυφαία επιτεύγματά σας, για να δείξετε γιατί είστε το κατάλληλο άτομο για τη δουλειά.
Επειδή ορισμένες διοικητικές θέσεις είναι για άτομα χωρίς πείρα, προτιμήστε να εστιάσετε στις δεξιότητές σας στην οργάνωση, στη διαχείριση χρόνου και στη συνεργασία. Μπορείτε να παραθέσετε παραδείγματα από την πείρα σας σε εκπαιδευτικά ή εθελοντικά προγράμματα.
Το βιογραφικό σας δεν προσφέρεται για μετριοφροσύνη. Τονίστε το μεγαλύτερο επίτευγμά σας με μία ή δύο προτάσεις –όχι περισσότερες– που περιέχουν δυνατές λέξεις δηλωτικές ενέργειας και περιγράφουν θετικά τον εαυτό σας. Στηρίξτε την περιγραφή αυτή με μια πρόταση για την εργασιακή φιλοσοφία ή το ύφος σας. Φροντίστε να ταιριάξετε τις δεξιότητες και τα προτερήματα που υπογραμμίζετε με τις ανάγκες κάθε θέσης εργασίας.
Στο εργασιακό ιστορικό ενός βιογραφικού διοικητικού, αναφέρετε όλες τις θέσεις τις οποίες κατείχατε στο παρελθόν. Δεν χρειάζεται να γυρίσετε 10 χρόνια πίσω, διότι σίγουρα πλέον δεν χρησιμοποιείτε τα ίδια εργαλεία με τότε. Οπότε, εστιάστε στις τωρινές σας δεξιότητες που έχουν πρακτική αξία.
Σε κάθε στοιχείο της λίστας, αφηγηθείτε ένα επίτευγμα. Δεν απαντούσατε απλώς στα τηλεφωνήματα, αλλά ενεργούσατε ως πρόσωπο στην πρώτη γραμμή του οργανισμού και επιλύατε προβλήματα των πελατών προτού διογκωθούν.
Παραπέμψτε σε δεδομένα και λεπτομέρειες που τεκμηριώνουν τα γραφόμενά σας. Έτσι, δίνετε στον υπεύθυνο προσλήψεων καλύτερη εικόνα του εαυτού σας και των ικανοτήτων σας.
Υποστήριζα ένα γραφείο 7 δικηγόρων και 20 βοηθών, προγραμμάτιζα συσκέψεις και εμφανίσεις στο δικαστήριο, ενώ παρακολουθούσα και αρχειοθετούσα όλα τα έγγραφα της εταιρείας.
Εργαζόμουν σε ένα μικρό δικηγορικό γραφείο, όπου εκτελούσα προγραμματισμό εργασιών και αρχειοθέτηση.
Παρακάτω θα βρείτε ένα προσαρμόσιμο παράδειγμα εργασιακού ιστορικού ενός βιογραφικού.
Οι υπεύθυνοι εύρεσης προσωπικού ίσως κοιτάξουν αυτό το τμήμα πρώτο, προτού καν κοιτάξουν την προσεκτικά γραμμένη σύνοψη ή τις λεπτομέρειες του εργασιακού ιστορικού σας. Θέλουν να μάθουν αμέσως αν έχετε τις δεξιότητες και τις ποιότητες τις οποίες αναζητούν.
Ποιες δεξιότητες, λοιπόν, απαιτούνται για επιτυχία σε μια διοικητική θέση εργασίας; Χρειάζεται ένας κορμός τεχνικών ικανοτήτων, όπως γνώση κάθε είδους εφαρμογών λογισμικού, μαζί με εξαιρετική οργανωτικότητα και ψυχραιμία.
Οι διοικητικοί επαγγελματίες πρέπει να έχουν τις ψυχικές και οργανωτικές δεξιότητες που απαιτούνται για να χειριστούν πολυάριθμα αιτήματα από διάφορα άτομα, ενώ παράλληλα επιλύουν προβλήματα και διαχειρίζονται τον φόρτο εργασίας τους. Προσπαθήστε να δημιουργήσετε ένα τμήμα δεξιοτήτων που συνδυάζει τις σκληρές, τεχνικές δεξιότητες και τις μαλακές δεξιότητες που απαιτούνται για τη διαχείριση ενός γραφείου.
Πολλοί επαγγελματίες της διοίκησης μαθαίνουν στη δουλειά, το οποίο είναι σπουδαίο. Επομένως, το τμήμα για την εκπαίδευση πρέπει να περιλαμβάνει το απολυτήριο Λυκείου. Αν έχετε παρακολουθήσει μαθήματα διοίκησης ή έχετε ανώτερο τίτλο σπουδών, περιλάβετε και αυτά.
Παρακάτω θα βρείτε ένα παράδειγμα με το τμήμα εκπαίδευσης ενός βιογραφικού.