Επειδή οι περισσότεροι υπεύθυνοι προσλήψεων συνήθως έχουν πολύ λίγο χρόνο για να αξιολογήσουν κάθε αίτηση για μια θέση εργασίας, πρέπει η συνοδευτική επιστολή σας να ξεχωρίζει από την πρώτη πρόταση. Πρέπει εξαρχής να τραβήξετε την προσοχή, να αναδείξετε μια ιδιαίτερη ικανότητα ή ένα σπουδαίο επίτευγμά σας και να αφήσετε να διαφανεί ένα κομμάτι της προσωπικότητάς σας.
Η μέθοδος επίτευξης του στόχου εν πολλοίς εξαρτάται από το είδος της δουλειάς και τον εργοδότη. Παρακάτω, εξετάζουμε διάφορες επιλογές, για να μπορέσετε να αποφασίσετε ποια εισαγωγή θα ήταν καλύτερη για τη συνοδευτική επιστολή την οποία θέλετε να γράψετε.
Ας αρχίσουμε παρουσιάζοντας 5 δοκιμασμένες μεθόδους ανοίγματος μιας συνοδευτικής επιστολής, τις οποίες μπορείτε να προσαρμόσετε στις ανάγκες σας:
Πάμε να εξετάσουμε κάθε επιλογή αναλυτικότερα.
Αν θέλετε να εντυπωσιάσετε από την αρχή, προτιμήστε να ανοίξετε με ένα επίτευγμα. Αυτή η προσέγγιση λειτουργεί καλά σε πεδία προσανατολισμένα στους στόχους, όπως οι πωλήσεις ή τα κτηματομεσιτικά. Για να αποφύγετε να δώσετε την εντύπωση υπερόπτη, φροντίστε να τεκμηριώσετε τον ισχυρισμό σας με αριθμούς και ποσοστά.
Άλλος σημαντικός παράγοντας τον οποίο πρέπει να λάβετε υπόψη όταν ξεκινάτε με επίτευγμα είναι η σχέση του με τον σκοπούμενο εργοδότη. Ο μήνας κατά τον οποίο σπάσατε ένα προσωπικό ρεκόρ ίσως είναι αξιοσημείωτος, αλλά όχι αν το ρεκόρ δεν έχει σχέση με τα καθήκοντα της θέσης για την οποία κάνετε αίτηση. Σε αυτήν την περίπτωση, θα ήταν προτιμότερο να επιλέξτε είτε άλλο επίτευγμα είτε άλλη εισαγωγή.
Πώς να συστηθείτε σε μια συνοδευτική επιστολή;
Θυμηθείτε ότι συστήνετε τον εαυτό σας ως επαγγελματία. Όπως πάντα, φροντίστε να προσαρμόσετε τις συστάσεις στην επιθυμητή θέση εργασίας. Καθεμιά από τις πέντε εισαγωγές συνοδευτικής επιστολής που παρουσιάζουμε εδώ μπορεί να εμφανίσει το τμήμα της προσωπικότητάς σας που αφορά περισσότερο τον αναγνώστη –τον υπεύθυνο επιλογής προσωπικού.
Στόχος αυτής της εισαγωγής: Να κάνει τον εργοδότη να οραματιστεί ότι θα έχετε ανάλογες επιτυχίες στη δική του εταιρεία.
Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής εστιασμένη σε επίτευγμα
Στα τέσσερα έτη μου ως κτηματομεσίτη, έγινα άριστος στο να ανοίγω πόρτες και να κλείνω συμφωνίες. Από τα επτά διαμερίσματα που πούλησα το προηγούμενο έτος, οι αγοραστές των πέντε δεν αποτάθηκαν σε άλλο μεσιτικό γραφείο. Χάρη σε αυτήν την επιτυχία, ο διευθυντής με προσκάλεσε να κάνω παρουσίαση σε όλους τους μεσίτες του γραφείου με θέμα τη συγκράτηση των πελατών.
Ένας ολοένα συνηθέστερος τρόπος εισαγωγής συνοδευτικής επιστολής συνίσταται στη χρήση ενός πιο προσωπικού τόνου ευθύς εξαρχής. Παρότι η συνοδευτική επιστολή χρειάζεται επαγγελματικό ύφος, γράφοντας για την πορεία σας και το πώς αγαπήσατε το αντικείμενο, μπορείτε να έρθετε πιο κοντά με τον υπεύθυνο προσλήψεων, δείχνοντας ότι έχετε κοινά στοιχεία.
Το μυστικό σε αυτού του είδους την εισαγωγή είναι να κατανοήσετε την κουλτούρα της εταιρείας. Διαβάζοντας τον ιστότοπό της, καταλαβαίνετε ότι νοιάζονται για τον ανθρώπινο παράγοντα; Μια συνοδευτική επιστολή που εστιάζει στην επαγγελματική πορεία του ατόμου συνήθως αρμόζει σε κλάδους δημιουργικούς ή καινοτομικούς, καθώς και σε αιτήσεις φοιτητών για πρακτική άσκηση ή υποτροφία.
Πώς να γράψω μια συνοδευτική επιστολή που θα ξεχωρίσει;
Η συνοδευτική επιστολή σας πρέπει να ξεχωρίσει για το περιεχόμενό της. Μια δυνατή εισαγωγή θα παροτρύνει τον υπεύθυνο επιλογής προσωπικού να διαβάσει παρακάτω. Έπειτα, στον κορμό της επιστολής, πρέπει να εξηγήσετε γιατί ακριβώς θα αποτελέσετε άριστη επιλογή για την επιθυμητή θέση. Εκτός αυτού, καλό είναι να εφαρμόσετε στη συνοδευτική επιστολή την ίδια σχεδίαση που χρησιμοποιήσατε στο βιογραφικό, ώστε να φαίνεται ότι τα δύο έγγραφα πάνε μαζί.
Στόχος αυτής της εισαγωγής: Να προσφέρει μια προσωπική πινελιά και να προκαλέσει ανθρώπινη σύνδεση, εξηγώντας την πηγή του ενδιαφέροντος και του ενθουσιασμού σας για το αντικείμενο.
Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής εστιασμένη στην ιστορία σας
Το κουτάβι ήταν άσχημα χτυπημένο όταν το βρήκα μπλεγμένο στον φράχτη πίσω από το σπίτι μου. Είχα κάνει πολλά σχέδια για εκείνο το καλοκαίρι, που θα τελείωνα το Λύκειο, αλλά τελικά πέρασα τον περισσότερο καιρό φροντίζοντας την ανάρρωση του Ρούντι. Τον Αύγουστο, πια, είχα πειστεί ότι ήθελα να σπουδάσω κτηνιατρική.
Αν θέλετε να δείξετε σε έναν υπεύθυνο προσλήψεων ότι βλέπετε σοβαρά τον κλάδο και τη θέση της εταιρείας σε αυτόν, προτιμήστε να αρχίσετε τη συνοδευτική επιστολή με ένα σχετικό στατιστικό ή γεγονός. Αυτού του είδους η εισαγωγή μπορεί να δώσει εικόνα προσηλωμένου επαγγελματία. Είναι ιδανική για θέσεις απασχόλησης στους κλάδους των οικονομικών, του μάρκετινγκ ή της διοίκησης επιχειρήσεων.
Αναφέρετε με συντομία το στατιστικό ή το γεγονός, περιλαμβάνοντας την πηγή. Έπειτα, εξηγήστε πώς αυτή η πληροφορία διαμορφώνει το πώς προσεγγίζετε την επιθυμητή θέση εργασίας ή τον κλάδο γενικότερα. Αυτό το άνοιγμα λειτουργεί πολύ καλά για θέσεις ανώτερου ή εκτελεστικού στελέχους, καθώς δείχνει ότι έχετε αντίληψη της ευρύτερης εικόνας της εταιρείας και του περιβάλλοντός της.
Στόχος αυτής της εισαγωγής: Να δώσει χρήσιμες και σχετικές πληροφορίες ως πρώτη ένδειξη της εμβριθούς γνώσης που έχετε για τον κλάδο και της κατανόησης του ρόλου σας εντός αυτού.
Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής με γεγονός
Πέρυσι, περισσότερες από τις μισές διαδικτυακές αναζητήσεις έγιναν σε τηλέφωνα, σύμφωνα με μέτρηση του Statcounter. Κατανοώ απόλυτα τι σημαίνει αυτή η μετάβαση για τον κλάδο της εστίασης. Για αυτό, ως COO του Ομίλου Λούκουλος, χάραξα μια πολυετή στρατηγική αύξησης της διαδικτυακής παρουσίας μας και βελτίωσης της ευχρηστίας των ιστοτόπων μας σε κινητές συσκευές.
Οι επαφές είναι απαραίτητες στη σύγχρονη αγορά εργασίας. Αν ήδη έχετε ένα σημείο επαφής με την εταιρεία, ίσως θα ήταν καλό να το αναδείξετε στην εισαγωγή της συνοδευτικής επιστολής. Το μυστικό εδώ είναι να αποφύγετε να κατονομάσετε πρόσωπα ευθέως. Αντ’ αυτού, εστιάστε σε όσα έχετε συζητήσει και όσα έχετε μάθει από την επαφή μαζί τους.
Βέβαια, το σημείο επαφής δεν είναι απαραίτητα πρόσωπο: θα μπορούσε να είναι ο τρόπος με τον οποίο συνδέεστε με τον κλάδο ή τον τόπο της εταιρείας. Απαραίτητο εδώ είναι να γράψετε ανεπιτήδευτα, με ειλικρίνεια και ευθύτητα, για να μη φανεί πως προσπαθείτε να κερδίσετε τη θέση με κολακείες.
Στόχος αυτής της εισαγωγής: Να δηλώσετε μια υπάρχουσα σχέση σας με την εργοδότρια εταιρεία, για να εξηγήσετε από πού πηγάζει το ενδιαφέρον σας για αυτή ή για τον κλάδο.
Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής με σημείο επαφής
Μεγαλώνοντας σε μια οικογένεια της οποίας και οι δύο γονείς ήταν δάσκαλοι, έμαθα να εκτιμώ πόσο σπουδαίο ρόλο μπορεί να παίξει ένας προσηλωμένος εκπαιδευτικός στην εξέλιξη ενός παιδιού. Χάρη σε αυτό το υπόβαθρο και τις παραστάσεις, νιώθω μεγάλη άνεση στη σχολική αίθουσα και μπορώ να προσεγγίζω τους μαθητές και να συνδέομαι μαζί τους από τις πρώτες μέρες της γνωριμίας μας.
Η εισαγωγή με δήλωση των πεποιθήσεών σας είναι πολύ καλή για να εξηγήσετε τα κίνητρά σας και την ευθυγράμμισή σας με την αποστολή της εταιρείας. Αυτού του είδους η εισαγωγή είναι ιδανική για θέσεις με συναισθηματικό στοιχείο, όπως νοσηλευτές, εκπαιδευτικοί και κοινωνικοί λειτουργοί. Αν η δουλειά σας χρειάζεται αυτοθυσία, η δήλωση πεποιθήσεων είναι ιδανική για να καταθέσετε το πάθος που σας κινεί.
Πρώτα, όμως, φροντίστε να ερευνήσετε τον επιθυμητό εργοδότη, για να μάθετε τι τον ενδιαφέρει περισσότερο. Αν δίνει προβάδισμα στο συναίσθημα, τότε γράψτε τα πιστεύω σας. Αν, πάλι, δίνει προτεραιότητα στη μεγιστοποίηση του κέρδους, προτιμήστε άλλου είδους εισαγωγή.
Στόχος αυτής της εισαγωγής: Να επιδείξετε τον ενθουσιασμό και την αποφασιστικότητά σας, περιγράφοντας τι σας ωθεί να δώσετε τον καλύτερο εαυτό σας στη συγκεκριμένη θέση εργασίας ή στο αντικείμενο γενικότερα.
Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής με δήλωση πεποιθήσεων
Μεγαλώνοντας σε μια οικογένεια της οποίας ο ένας γονιός είχε κινητικό πρόβλημα, έμαθα να εκτιμώ και να θαυμάζω την αξία του έργου του κοινωνικού λειτουργού. Για αυτό ακριβώς θέλω να καταθέσω το πάθος και την επιμονή μου, εντασσόμενη στο προσωπικό του κέντρου αποκατάστασης «Καλλιστράτη», προετοιμάζοντας παιδιά με ειδικές ανάγκες για ένα βιώσιμο μέλλον.
Να γράψω στο άνοιγμα της συνοδευτικής επιστολής γιατί ψάχνω για δουλειά;
Γενικά, δεν χρειάζεται να πείτε στον εργοδότη για ποιον λόγο αναζητάτε εργασία. Θα μπορούσατε, όμως, να γράψετε ότι θέλετε μια νέα πρόκληση ή κάτι άλλο που να δείχνει διάθεση για πρόοδο.
Η εισαγωγή μιας συνοδευτικής επιστολής περιλαμβάνει και τον χαιρετισμό. Επειδή είναι σημαντικό, ας δούμε επιγραμματικά πώς ενδείκνυται να απευθυνθείτε στο άτομο που θα διαβάσει το κείμενό σας.
Παρότι δεν υπάρχει μία λύση για όλες τις περιπτώσεις, η τυπική προσφώνηση «Αγαπητέ» ή «Αγαπητή» ακολουθούμενη από το το «κ.» (για κύριο ή κυρία) ή το «Δρ» (για διδάκτορα πανεπιστημίου) και το επώνυμο του παραλήπτη ή της παραλήπτριας είναι η ασφαλέστερη επιλογή. Αν, λοιπόν, δεν συντρέχουν λόγοι χρήσης εναλλακτικής μεθόδου, χρησιμοποιήστε αυτόν τον καθιερωμένο χαιρετισμό.
Χρειάζεται χαιρετισμό μια συνοδευτική επιστολή;
Ναι, ασφαλώς! Όπως δεν θα ήταν ωραίο να συναντήσετε κάποιον στον δρόμο και να μη χαιρετήσετε, έτσι και στη συνοδευτική επιστολή. Ίσως, μάλιστα, ακόμη περισσότερο εδώ, καθώς απευθύνεστε σε άγνωστο άτομο και πρέπει να τηρήσετε τους τύπους που ορίζουν ο επαγγελματισμός και η ευγένεια.
Η χρήση του ονόματος του υπευθύνου προσλήψεων στον χαιρετισμό της συνοδευτικής επιστολής βοηθά στην ανθρώπινη επαφή με τον παραλήπτη του εγγράφου και δείχνει ότι έχετε ενδιαφερθεί και ενημερωθεί για την εταιρεία. Παρά ταύτα, ίσως κάποιες φορές χρειαστεί να ξεκινήσετε χωρίς όνομα. Σε τέτοια περίπτωση, έχετε κατά νου τα εξής:
Καθένας από αυτούς τους παράγοντες μπορεί να βοηθήσει στη μείωση των εναλλακτικών, ώστε να επιλέξετε τον χαιρετισμό που αρμόζει καλύτερα στην κατάσταση. Ας δούμε μερικές επιλογές.
Αν απευθύνεστε σε ένα ή περισσότερα άτομα από το τμήμα ανθρώπινου δυναμικού:
Αν απευθύνεστε σε ένα ή περισσότερα άτομα εκτός τμήματος ανθρώπινου δυναμικού:
Αν απευθύνεστε σε εταιρεία με πιο χαλαρό εργασιακό περιβάλλον:
Ποια είναι τα χειρότερα λάθη σε μια συνοδευτική επιστολή;
Ανάμεσα στα συνηθέστερα λάθη στην εισαγωγή μιας συνοδευτικής επιστολής συγκαταλέγονται οι γλωσσικές αβλεψίες (ορθογραφικά, γραμματικά, συντακτικά λάθη) και το ανάρμοστο ύφος (είτε υπερβολικά τυπικό είτε υπερβολικά οικείο).