Στέλνοντας ένα εισαγωγικό ιμέιλ με συνημμένα το βιογραφικό και τη συνοδευτική επιστολή, έχετε μία ακόμη ευκαιρία να παρουσιάσετε τον εαυτό σας με τρόπο ελκυστικό. Γιατί να τη χάσετε; Η συνοδευτική επιστολή σε μορφή ιμέιλ δεν πρέπει να αντικαθιστά τη συνοδευτική επιστολή σε μορφή PDF (τα ιμέιλ διαγράφονται εύκολα) ούτε να γράφει απλώς: «Επισυνάπτω τα απαραίτητα έγγραφα».
Άρα, ποιες ευκαιρίες προσφέρει μια συνοδευτική επιστολή σε μορφή ιμέιλ;
Τα παρακάτω μπορούν να σας βοηθήσουν:
- Αποφασίστε αν θα στείλετε τη συνοδευτική επιστολή ενσωματωμένη ή συνημμένη σε ένα ιμέιλ
- Χρησιμοποιήστε ένα δείγμα συνοδευτικής επιστολής ως βάση της συνοδευτικής επιστολής σας σε μορφή ιμέιλ
- Γράψτε την καλύτερη συνοδευτική επιστολή σε μορφή ιμέιλ για τον πιθανό εργοδότη
- Δημιουργήστε ένα δείγμα αίτησης εργασίας σε μορφή ιμέιλ που αυξάνει την πιθανότητα να λάβετε απάντηση
Τι είναι η συνοδευτική επιστολή σε μορφή ιμέιλ;
Ο ορισμός της συνοδευτικής επιστολής σε μορφή ιμέιλ είναι απλός: είναι ένα δείγμα συνοδευτικής επιστολής που αποστέλλεται ενσωματωμένο στο κυρίως κείμενο ενός ιμέιλ, όχι μέσω μιας πύλης υποβολής αίτησης ούτε ως συνημμένο σε ιμέιλ.
Δείγμα αίτησης εργασίας σε μορφή ιμέιλ
Για να ξεκινήσετε, κοιτάξτε ένα δείγμα αίτησης εργασίας σε μορφή ιμέιλ (ή δείγμα συνοδευτικής επιστολής σε μορφή ιμέιλ) που σχεδιάστηκε με βάση πραγματικές πρακτικές πρόσληψης και εμπειρίες υπευθύνων εύρεσης προσωπικού:
Όπως βλέπετε, αυτό το παράδειγμα επιστολής αίτησης βασίζεται σε αγγελία εργασίας για θέση βοηθού διοικητικού στελέχους, αλλά μπορείτε να αντλήσετε έμπνευση για τη δική σας συνοδευτική επιστολή. Τα επιτεύγματα έχουν περίοπτη θέση, τα παραδείγματα έχουν ποσοτικοποιηθεί και κάθε τμήμα της αφήγησης είναι συναφές με τη θέση εργασίας. Μπορείτε επίσης να κοιτάξετε τα δωρεάν παραδείγματα συνοδευτικής επιστολής στη βιβλιοθήκη μας, όπου ίσως βρείτε το επάγγελμα ή τον κλάδο σας.
Για να αποφασίσετε αν θα περιλάβετε μια τέτοια συνοδευτική επιστολή στο κυρίως κείμενο ενός ιμέιλ ή θα την επισυνάψετε σε αυτό, διαβάστε παρακάτω.
Συμβουλή ειδικού: Φροντίστε να κρατήσετε αντίγραφο του ιμέιλ για μελλοντική χρήση. Μπορείτε να το αναζητήσετε στον φάκελο απεσταλμένων ή να το στείλετε με κρυφή κοινοποίηση στον εαυτό σας (πεδίο «BCC») και να δημιουργήσετε έναν φάκελο ειδικά για όσα μηνύματα ανταλλάσσετε κατά την αναζήτηση εργασίας. Γιατί να χάνετε χρόνο και ενέργεια αναζητώντας ένα ιμέιλ το οποίο στείλατε πριν από τρεις εβδομάδες;
Να ενσωματώσετε μια συνοδευτική επιστολή σε ένα ιμέιλ ή να την επισυνάψετε;
Η απάντηση στο αν πρέπει να επικολλήσετε τη συνοδευτική επιστολή σας στον κορμό ενός ιμέιλ ή να την επισυνάψετε σε αυτό εξαρτάται κυρίως από την περιγραφή της θέσης εργασίας. Ο υπεύθυνος προσλήψεων συνήθως δηλώνει πώς προτιμά να λάβει τη συνοδευτική επιστολή. Ορισμένες αγγελίες εργασίας μπορεί να αναφέρουν και τι πρέπει να γράψετε στη γραμμή «Θέμα» του μηνύματος. Φροντίστε να ακολουθήσετε τις οδηγίες επακριβώς, ειδάλλως ο υπεύθυνος προσλήψεων ίσως παραβλέψει την αίτησή σας.
Αν επισυνάψετε την επιστολή: Αυτή είναι η ευκολότερη επιλογή, διότι απλώς επισυνάπτετε την υπάρχουσα συνοδευτική επιστολή στο ιμέιλ. Και πάλι, όμως, πρέπει να γράψετε λίγες εισαγωγικές γραμμές στο σώμα του μηνύματος, για να επιστήσετε την προσοχή του υπευθύνου προσλήψεων στη συνημμένη συνοδευτική επιστολή (και στα λοιπά έγγραφα της αίτησης). Το πόση πληροφορία θα περιλάβετε στο σώμα του ιμέιλ εξαρτάται από εσάς. Για να μάθετε πώς να γράψετε μια πετυχημένη συνοδευτική επιστολή, ανατρέξτε στον οδηγό συνοδευτικής επιστολής και τα παραδείγματά του!
Συμβουλή ειδικού: Για να στείλετε ένα ιμέιλ με συνημμένο, πράξτε τα εξής: Πατήστε το εικονίδιο δημιουργίας ιμέιλ. Συμπληρώστε τα πεδία «Προς» και «Θέμα». Γράψτε στο κυρίως μήνυμα ότι έχετε επισυνάψει τα έγγραφα της αίτησης. Πατήστε το εικονίδιο με τον συνδετήρα, για να ανοίξει ένα παράθυρο περιήγησης στα αρχεία της συσκευής. Βρείτε το αρχείο της συνοδευτικής επιστολής και πατήστε «Άνοιγμα». Η συνοδευτική επιστολή σας έχει πλέον επισυναφθεί!
Αν ενσωματώσετε την επιστολή στο ιμέιλ: Θα χρειαστεί να αφιερώσετε λίγο περισσότερη προσοχή στον τρόπο αποστολής της συνοδευτικής επιστολής στον κορμό ενός ιμέιλ. Προέχει η συντομία, γι’ αυτό επιλέξτε μόνο τα σχετικότερα παραδείγματα από την πλήρη συνοδευτική επιστολή σας. Η συνοδευτική επιστολή σε μορφή ιμέιλ δεν πρέπει να υπερβαίνει τις τρεις παραγράφους –εκτός από τον χαιρετισμό και την υπογραφή.
Τα βήματα έχουν ως εξής:
- Απευθυνθείτε στον υπεύθυνο προσλήψεων ονομαστικά, αν γίνεται, ή γράψτε: «Αγαπητέ υπεύθυνε προσλήψεων».
- Συστηθείτε και αναφέρετε ποια θέση αφορά η αίτησή σας.
- Παραθέστε 1–2 συναφή επιτεύγματα ή δεξιότητες που σας καθιστούν άριστο υποψήφιο.
- Ολοκληρώστε τη συνοδευτική επιστολή σε μορφή ιμέιλ με πρόσκληση σε δράση, καλώντας τον υπεύθυνο προσλήψεων να επικοινωνήσει μαζί σας.
- Υπογράψτε με μια κόσμια έκφραση (π.χ. «Με εκτίμηση») ακολουθούμενη από το ονοματεπώνυμό σας.
Συμβουλή ειδικού: Αν η περιγραφή της θέσης εργασίας δεν ορίζει πώς να υποβάλετε τη συνοδευτική επιστολή, σκεφτείτε τι θα ήταν καλύτερο. Αρχικά, σκεφτείτε αν ζητείται να στείλετε άλλα έγγραφα της αίτησης ως συνημμένα. Αν μαζί με τη συνοδευτική επιστολή ζητούνται πολλά ακόμη έγγραφα, καλύτερα να γράψετε ένα σύντομο εισαγωγικό ιμέιλ και να επισυνάψετε όλα τα αρχεία.
Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή σε μορφή ιμέιλ;
Όταν έχετε να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή σε μορφή ιμέιλ, ίσως θελήσετε να κάνετε μερικές αλλαγές στη μορφοποίηση και στο ύφος.
Συνοδευτική επιστολή σε μορφή ιμέιλ:
Μια μεγάλη διαφορά της συνοδευτικής επιστολής σε μορφή ιμέιλ είναι ότι δεν έχει κεφαλίδα. Επομένως, είναι σημαντικό να ενσωματώσετε τα σημαντικά προσωπικά στοιχεία σας στις καταληκτικές προτάσεις. Γράψτε το ονοματεπώνυμο και τον αριθμό τηλεφώνου σας, είτε στην πρόσκληση σε δράση είτε στην υπογραφή του ιμέιλ. Εκεί μπορείτε επίσης να παραθέσετε τον σύνδεσμο προς το προφίλ σας στο LinkedIn και άλλους ιστοτόπους για επαγγελματίες, το διαδικτυακό σας πορτφόλιο ή τον προσωπικό σας ιστότοπο.
Όπως μια τυπική συνοδευτική επιστολή, έτσι και η συνοδευτική επιστολή σε μορφή ιμέιλ πρέπει να έχει ιδιαίτερα ευανάγνωστη μορφή. Χρησιμοποιήστε κοινά στιλ και μεγέθη γραμματοσειράς με μαύρο χρώμα. Μην παραλείψετε να αφήσετε κενό χώρο ανάμεσα στις παραγράφους.
Συμβουλή ειδικού: Όταν υποβάλλετε μια συνοδευτική επιστολή ως συνημμένο αρχείο, μπορείτε να διευκολύνετε τη μορφοποίηση αξιοποιώντας ένα πρότυπο συνοδευτικής επιστολής για ιμέιλ. Τα επαγγελματικά πρότυπα συνοδευτικής επιστολής που προσφέρουμε έχουν σχεδιαστεί από ειδικούς για διάφορους κλάδους. Φροντίστε να επιλέξετε το πρότυπο που ταιριάζει καλύτερα στην εικόνα και το ύφος του ενδεχόμενου εργοδότη.
Ο κατάλληλος τόνος για μια αίτηση εργασίας μέσω ιμέιλ
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους μια αίτηση εργασίας μέσω ιμέιλ μπορεί να είναι πιο ευέλικτη ως προς τον τόνο από μια παραδοσιακή συνοδευτική επιστολή που υποβάλλεται μέσω μιας διαδικτυακής πύλης αιτήσεων.
Κατ’ αρχάς, αν έχετε τη διεύθυνση ιμέιλ του υπευθύνου προσλήψεων, κατά πάσα πιθανότητα γνωρίζετε το όνομά του. Σε πολλούς κλάδους δεν ενδείκνυται να παρεκκλίνετε από τον χαιρετισμό «Αγαπητέ κ.» ή «Αγαπητή κ.» συν επώνυμο. Σε ορισμένα πεδία, όμως, η χρήση του επωνύμου ίσως εκληφθεί ως ύφος υπέρμετρα τυπικό και απόμακρο. Τότε, καλύτερα να γράψετε «Γεια σας» ή «Χαίρετε» συν μικρό όνομα, για μια πιο προσωπική πινελιά.
Συμβουλή ειδικού: Οι παραπάνω κατευθύνσεις σχετικά με τον τόνο δεν ισχύουν αν γράφετε ιμέιλ ως τμήμα αίτησης για θέση πρακτικής άσκησης. Επειδή μάλλον είστε φοιτητής που στέλνει ιμέιλ σε άτομο ιεραρχικά ανώτερο, προτιμήστε έναν ελαφρώς τυπικό τόνο, που να εκφράζει ενθουσιασμό αλλά και ευγένεια. Δεν χρειάζεται να προβείτε σε κολακείες, αλλά φροντίστε το ιμέιλ της αίτησης για πρακτική άσκηση να δείχνει ότι σέβεστε τον χρόνο του υπευθύνου προσλήψεων.
Άλλη περίπτωση κατά την οποία θα μπορούσατε να στείλετε με ιμέιλ μια αίτηση εργασίας είναι όταν ήδη γνωρίζετε τον υπεύθυνο προσλήψεων. Ίσως έχετε εργαστεί προηγουμένως στην εταιρεία ή γνωρίζεστε εκτός εργασιακού χώρου, ώστε έχετε την ευκαιρία να κάνετε αίτηση απευθείας. Σε αυτήν την περίπτωση δεν θα θέλατε το ιμέιλ της αίτησης εργασίας να φαίνεται σαν να το έχει γράψει ένας παντελώς άγνωστος! Προσαρμόστε τον τόνο σας βάσει της διαπροσωπικής σχέσης σας, ώστε η συνοδευτική επιστολή σε μορφή ιμέιλ να φαίνεται φυσική και φιλική.
