Διοικητικός: παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής

Η καλύτερη μορφή για μια συνοδευτική επιστολή διοικητικού

Η οργάνωση είναι το παν για τους επαγγελματίες της διοίκησης. Γι’ αυτό, φροντίστε να επιδείξετε τα ταλέντα σας με μια καλά μορφοποιημένη συνοδευτική επιστολή. Η επιστολή που συνοδεύει την αίτησή σας καλό είναι να διαρθρώνεται ως εξής:

• Κεφαλίδα συνοδευτικής επιστολής
• Χαιρετισμός/προσφώνηση
• Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής
• Μεσαίες παράγραφοι (κορμός της επιστολής)
• Καταληκτική παράγραφος της συνοδευτικής επιστολής (συμπέρασμα και πρόσκληση σε δράση)

Παρότι αυτά τα τμήματα είναι λίγο-πολύ αμετάβλητα, το περιεχόμενό τους ποικίλλει. Προτού ξεκινήσετε, εξετάστε κάθε εταιρεία στην οποία σχεδιάζετε να στείλετε αίτηση. Κατανοήστε την κουλτούρα και την αποστολή της. Μάθετε με πόσα άτομα θα συνεργάζεστε, αν είναι δυνατόν. Όλες αυτές οι πληροφορίες θα κατευθύνουν τον τόνο γραφής που θα μεταχειριστείτε και το μήνυμα που θα μεταδώσετε. 

Οι συνοδευτικές επιστολές είναι εξατομικευμένα έγγραφα

Τι εννοούμε; Ότι δεν θα δημιουργήσετε μία επιστολή αλλά πολλές παραλλαγές του ίδιου θέματος. Γιατί; Για δύο κύριους λόγους:

1. Κάθε θέση εργασίας είναι διαφορετική, και αυτό καλό είναι να φαίνεται σε κάθε συνοδευτική επιστολή διοικητικού
2. Χρειάζεται να λάβετε υπόψη το σύστημα παρακολούθησης αιτήσεων σε κάθε τμήμα της αίτησής σας, όχι μόνο στο βιογραφικό. Άρα, χρησιμοποιήστε τις ίδιες λέξεις-κλειδί και στην επιστολή.

Όποτε κάνετε αίτηση για μια νέα θέση εργασίας, ξανακοιτάξτε τη συνοδευτική επιστολή σας και κάντε όσες αλλαγές χρειάζονται για να ανταποκριθείτε στις ανάγκες του πιθανού εργοδότη.

Αξίζει να διαβάσετε τον πλήρη οδηγό συνοδευτικής επιστολής, για να δείτε γενικές συμβουλές σύνταξης συνοδευτικών επιστολών. Παρακάτω θα βρείτε λεπτομέρειες για κάθε παράγραφο και προτάσεις για το περιεχόμενο καθεμιάς.

Το παρακάτω παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής δείχνει αδρομερώς πώς να ετοιμάσετε μια αίτηση:

Κεφαλίδα συνοδευτικής επιστολής

Αξιοποιήστε στο μέγιστο το μόνο σχεδιαστικό στοιχείο που περιέχει η συνοδευτική επιστολή διοικητικού. Οι επαγγελματίες της διοίκησης πρέπει να παρουσιάζουν μια εικόνα απόλυτης ψυχραιμίας στο γραφείο ανά πάσα στιγμή.  Μια καθαρή, ελκυστική κεφαλίδα βοηθά να δώσετε αυτήν την εντύπωση με την πρώτη ματιά.

Αυτό είναι ένα επιπλέον όφελος της κεφαλίδας, της οποία κύριος σκοπός είναι να εμφανίζει τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Στο ίδιο τμήμα πρέπει να περιλάβετε το όνομα, το ιμέιλ και τον αριθμό τηλεφώνου σας, όλα με ευανάγνωστη γραμματοσειρά. 

 Παρότι θέλετε να αφήσετε εντύπωση διαρκείας με την κεφαλίδα, φροντίστε να είναι όλα ευδιάκριτα. Δεν χρειάζεται να βάλετε εμπόδια ανάμεσα σε εσάς και τον στόχο σας. Την επιστολή τη γράφετε για να εξασφαλίσετε συνέντευξη, άρα διευκολύνετε τους υπευθύνους εύρεσης προσωπικού να την προγραμματίσουν.

Μην απορρίψετε μια πρόταση τηλεφωνικής συνομιλίας ή βιντεοδιάσκεψης για μια πρώτη επιλογή. Προετοιμαστείτε σαν να προετοιμαζόσαστε για μια συνέντευξη διά ζώσης. Το καλό με μια τηλεφωνική συνομιλία είναι ότι δεν χρειάζεται να προσέξετε το ντύσιμό σας και ότι μπορείτε να έχετε μπροστά σας σημειώσεις ως υπενθυμίσεις.

Στόχος αυτού του τμήματος: Να βάλετε τις πρώτες ψηφίδες σε μια εικόνα οργανωμένου επαγγελματία και να αναδείξετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας.

Χαιρετισμός συνοδευτικής επιστολής

Ο χαιρετισμός μιας συνοδευτικής επιστολής διοικητικού περιέχει λίγες μόνο λέξεις, οι οποίες όμως έχουν βάρος. Γιατί; Οι άνθρωποι νιώθουν ωραία όταν τους προσφωνούν με το όνομά τους. «Το όνομα ενός ατόμου είναι για το ίδιο ο πιο γλυκός, ο πιο σημαντικός ήχος σε οποιαδήποτε γλώσσα» είπε κάποτε ο Dale Carnegie, γκουρού της αυτοβελτίωσης και της ενδοεταιρικής κατάρτισης.

Γι’ αυτό, καλό είναι πάντα να ξεκινάτε χρησιμοποιώντας το όνομα του υπευθύνου προσλήψεων ή, αν δεν μπορείτε να το βρείτε, το όνομα του πιθανού αφεντικού σας. Αν δεν γνωρίζετε με βεβαιότητα ότι είναι κατάλληλο ένα οικείο άνοιγμα όπως «Γεια χαρά», προτιμήστε το τυπικό «Αγαπητέ/αγαπητή κ. Τάδε» και τριπλοελέγξτε την ορθογραφία. 

Αν δεν μπορείτε να βρείτε το όνομα του ατόμου που έχει την ευθύνη των προσλήψεων, μπορείτε να γράψετε «Προς κάθε ενδιαφερόμενο». Το «Αγαπητή ομάδα τάδε» μπορεί να είναι αποδεκτό ανάλογα με την κουλτούρα της εταιρείας.

Το παρακάτω δείγμα συνοδευτικής επιστολής χρησιμοποιεί το «Αγαπητέ/αγαπητή κ. Τάδε», διότι είναι η πιο ασφαλής και δοκιμασμένη επιλογή.

Στόχος του χαιρετισμού της συνοδευτικής επιστολής: Να αφιερώσετε επιπλέον προσπάθεια για να κερδίσετε την προσοχή του υπευθύνου προσλήψεων, μαθαίνοντας και χρησιμοποιώντας το όνομά του.

Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής

Ο ρόλος του διοικητικού προσωπικού μεταβάλλεται διαρκώς. Οι βοηθοί τεχνητής νοημοσύνης (ΤΝ) μπορούν να επιτελέσουν ορισμένες από τις εργασίες που παλιότερα γίνονταν με το χέρι. Μια δυνατή συνοδευτική επιστολή διοικητικού χρησιμοποιεί την εισαγωγή για να αναδείξει τι μπορείτε να κάνετε που δεν μπορεί να το κάνει η ΤΝ.

Η περαιτέρω επικοινωνία με πελάτες, η κατάρτιση προγραμμάτων, η συνεργασία με διάφορες προσωπικότητες και προτεραιότητες ατόμων στο γραφείο, ακόμη και η ερμηνεία των δεδομένων του υπολογιστή είναι δεξιότητες τις οποίες δεν έχει η ΤΝ, σύμφωνα με τη FastFuture. Εστιάστε την εισαγωγή σε αυτές τις υψηλού επιπέδου εργασίες και δείξτε πώς μαθαίνετε και προσαρμόζετε τον ρόλο σας στις συνεχείς εξελίξεις. Αρκεί να απαντήσετε στην ερώτηση: «Γιατί να σας προσλάβω;», καθιστώντας σαφές ότι η αξία σας εκτείνεται πέρα από την απάντηση σε τηλεφωνήματα ή τον προγραμματισμό συσκέψεων.

Αν δεν μπορείτε να πείσετε τον υπεύθυνο εύρεσης προσωπικού ότι θα αποτελέσετε σπουδαία προσθήκη στην ομάδα, δεν θα προχωρήσετε.

Στόχος της εισαγωγής της συνοδευτικής επιστολής: Να επισημάνετε τις υψηλού επιπέδου δεξιότητες που θα προσθέσουν αξία στην εταιρεία. 

Μεσαίο τμήμα (κορμός) συνοδευτικής επιστολής διοικητικού

Αφού έχετε εντυπωσιάσει με το κεντρικό μήνυμα, έχετε τον χώρο να το ενισχύσετε με εξαιρετικά παραδείγματα από την καριέρα σας. Εξηγήστε γιατί θέλετε τη θέση εργασίας και ανακαλέστε επιτυχίες του παρελθόντος για να δείξετε πώς ακριβώς δεν θα συμβάλλετε μόνο στην ομαλή λειτουργία του γραφείου αλλά και στη βελτίωση των διαδικασιών και στην ανάληψη νέων υποχρεώσεων.

Καθώς απαριθμείτε τα κορυφαία σημεία της σταδιοδρομίας σας, φροντίστε να αναφέρετε εκείνη τη φορά όπου τακτοποιήσατε 25 εκκρεμότητες σε 5 λεπτά ώστε να μην καταρρεύσει το γραφείο! Καλά, αυτό ίσως να ήταν υπερβολή (ίσως και όχι), αλλά καλό είναι να δείξετε ότι μπορείτε να αντεπεξέλθετε ακόμη και σε δύσκολες καταστάσεις χωρίς να τα χάσετε.

Προσπαθήστε να διαφανεί η προσωπικότητά σας και με τις ιστορίες που θα αναφέρετε και με τη γλώσσα που θα μεταχειριστείτε. Επίσης, θυμηθείτε ότι ο κορμός της επιστολής προσφέρει χώρο για να προσθέσετε λεπτομέρειες και δεδομένα που δεν χώρεσαν στο βιογραφικό. 

Διαβάστε το παρακάτω δείγμα συνοδευτικής επιστολής, για να δείτε πώς να το καταφέρετε.

Στόχος του κορμού της συνοδευτικής επιστολής: Να εδραιώσετε την εντύπωση του υπευθύνου εύρεσης προσωπικού ότι είστε άτομο που μπορεί να εκτελέσει πολλές εργασίες παράλληλα και να διατηρήσει την ψυχραιμία του υπό πίεση, και να αποκαλύψετε ένα μικρό κομμάτι της προσωπικότητάς σας.

Πώς να κλείσετε μια συνοδευτική επιστολή διοικητικού (συμπέρασμα και κλείσιμο)

Μια συνοδευτική επιστολή που θα τη θυμούνται για καιρό καταλήγει σε μια δήλωση που δεν αφήνει αμφιβολία στο μυαλό του υπευθύνου εύρεσης προσωπικού ότι αξίζετε μια συνέντευξη. Δείξτε σιγουριά ότι θα έχετε το γραφείο υπό έλεγχο και ότι θα διευκολύνετε το έργο όλων όσους θα υποστηρίζετε.

Αναδιατυπώστε τον λόγο για τον οποίο θα καλύψετε άριστα τη θέση εργασίας. Στη συνέχεια, προσθέστε μια πιο προσωπική πινελιά. Προσπαθήστε να εξειδικεύσετε γιατί θέλετε να εργαστείτε στην εταιρεία (δεν βλάπτει μια μικρή φιλοφρόνηση, όχι όμως κολακεία) ή εκφράστε πόσο ικανοποιείστε όταν μια δουλειά γίνεται σωστά. Παραλείψτε κάτι, ώστε να αποτελέσει καλή ερώτηση για τη συνέντευξη.

Κλείστε ζητώντας ευγενικά μια συνέντευξη και αποχαιρετήστε με τις φράσεις «Με εκτίμηση» ή «Μετά τιμής».

Στόχος αυτού του τμήματος:  Να υπενθυμίσετε στον υπεύθυνο εύρεσης προσωπικού γιατί η υποψηφιότητά σας υπερέχει και να ζητήσετε συνέντευξη.