Η καλύτερη μορφή για μια συνοδευτική επιστολή προσωπικού βοηθού
Μια συνοδευτική επιστολή προσωπικού βοηθού πρέπει να έχει την ίδια βασική δομή που προτείνεται για κάθε θέση εργασίας. Καθένα από τα ακόλουθα συστατικά μιας συνοδευτικής επιστολής εξυπηρετεί ορισμένο σκοπό:
- Κεφαλίδα
- Χαιρετισμός
- Εισαγωγή
- Κορμός
- Συμπέρασμα
- Υπογραφή
Γενικές πληροφορίες και συμβουλές για κάθε τμήμα μπορείτε να βρείτε στον γενικό οδηγό μας με θέμα τη σύνταξη συνοδευτικής επιστολής. Εδώ, θα δούμε κάθε τμήμα συγκεκριμένα για τη θέση του προσωπικού βοηθού.
Αγαπητέ κ. Καρτάλη,
Στους προηγούμενους εργοδότες μου στον κλάδο τον κατασκευών έχω εξοικονομήσει πολλά εκατομμύρια ευρώ και αμέτρητες εβδομάδες, εντοπίζοντας λάθη, επιλύοντας προβλήματα και αποκαθιστώντας σχέσεις. Λίγα κατασκευαστικά έργα διεξάγονται χωρίς πρόβλημα, αλλά συχνά αποτελεί καθήκον του προσωπικού βοηθού να διασφαλίσει ότι οι εργασίες προχωρούν και το χρονοδιάγραμμα δεν εκτροχιάζεται.
Αν κατανοεί όλα όσα συμβαίνουν, μπορεί να προσφέρει πολύτιμη γνώση στο αφεντικό, του οποίου το πρόγραμμα συχνά είναι τόσο φορτωμένο που δεν μπορεί να παρατηρήσει ορισμένες λεπτομέρειες.
Για να προσφέρει πραγματική αξία ένας προσωπικός βοηθός στον κλάδο των κατασκευών, πρέπει να κάνει πολύ περισσότερα από την τήρηση ημερολογίου, τον προγραμματισμό συσκέψεων και τη διαχείριση παραστατικών.
Στην Κατασκευαστική Ιωάννου, συνεργάστηκα με το τμήμα προμηθειών και εξοικονομήσαμε περισσότερα από 2,5 εκατ. ευρώ αχρείαστων δαπανών, ενώ σε συνεργασία με το τμήμα πωλήσεων εξασφάλισα 45 νέους εταιρικούς πελάτες και διαχειρίστηκα τα εφοδιαστικά ζητήματα 250+ εργαζομένων και εργολάβων.
Επίσης, έδινα τακτικά το «παρών» στη σουίτα της εταιρείας μας στους εντός έδρας αγώνες της τοπικής ομάδας μας. Οι καλές σχέσεις είναι απαραίτητες για την εξασφάλιση νέων έργων, αλλά ακόμη σημαντικότερες όταν κάτι δεν πάει βάσει σχεδίου.
Στην εταιρεία σας, ελπίζω να επαναλάβω ή να ξεπεράσω επιτεύγματα σαν αυτά:
- Συντόνισα τις προσπάθειες ανάμειξης του προσωπικού, βελτιώνοντας τις μετρήσεις κατά 24 μονάδες.
- Διαχειρίστηκα και έδωσα προτεραιότητα στην αύξηση κατά 60% της επικοινωνίας με τους πελάτες.
- Διαχειρίστηκα την εισαγωγή ενός νέου συστήματος CRM.
Το στιλ επικοινωνίας μου είναι ευθύ, χωρίς περιστροφές, ενώ πάντα επιζητώ να επιτύχω βελτιώσεις, όπου βλέπω ότι είναι εφικτές. Δεν φοβάμαι να αμφισβητήσω τους γύρω μου και αποσκοπώ στην προσθήκη αξίας για το αφεντικό μου, τόσο με τη σκέψη όσο και με τις πράξεις μου.
Έχω πολλές ακόμη ιστορίες που μαρτυρούν πώς η δουλειά μου ως προσωπικής βοηθού συνέβαλε απτά στην επιτυχία του εργοδότη μου, και θα χαιρόμουν ιδιαίτερα αν τις συζητούσαμε σε μια συνέντευξη.
Με εκτίμηση,
Μαρία Βλασοπούλου
Χαιρετισμός συνοδευτικής επιστολής
Η τυπικότητα του χαιρετισμού της συνοδευτικής επιστολής ίσως φαίνεται λεπτομέρεια. Παρά ταύτα, μπορεί να έχει σημαντική επίδραση στην εικόνα που θα δώσετε. Αν οι οδηγίες για την αίτηση εργασίας εξειδικεύουν άτομο επικοινωνίας, προσφωνήσετε ονομαστικά αυτό.
Η ασφαλέστερη φράση είναι: «Αγαπητέ κ. Χ» ή: «Αγαπητή κ. Χ». Μόνο αν γνωρίζετε ότι η εργοδότρια εταιρεία αποδέχεται το άτυπο ύφος, μπορείτε να γράψετε: «Χαίρετε» ή: «Γεια». Σε περίπτωση αμφιβολίας, προτιμήστε το τυπικό ύφος.
Αν δεν γνωρίζετε το όνομα ή τον τίτλο του παραλήπτη, ίσως θα μπορούσατε να γράψετε: «Προς κάθε ενδιαφερόμενο». Αυτή η φράση, όμως, δεν τυχαίνει ιδιαίτερης εκτίμησης πια, τώρα που η συμβατότητα μεταξύ προσωπικότητας και κουλτούρας του χώρου εργασίας λαμβάνεται σοβαρά υπόψη. Μια πιο θερμή παραλλαγή θα ήταν: «Αγαπητή ομάδα Χ» ή: «Αγαπητή ομάδα προσλήψεων προσωπικού βοηθού».
Στόχος του χαιρετισμού της συνοδευτικής επιστολής: να ξεκινήσει η επιστολή με τον σωστό τόνο.
Χαιρετισμός και εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής
Οι εισαγωγικές προτάσεις της συνοδευτικής επιστολής προσωπικού βοηθού καλό είναι να πείθουν για τα κίνητρα που έχετε κατά την εργασία. Καλύτερα να μη κάνετε εικασίες για το τι αναζητά το πιθανό αφεντικό. Αν γράψετε με ειλικρίνεια όσα σας εμπνέουν, είναι πολύ πιο πιθανό να βρείτε τον ιδανικό εργοδότη.
Χρησιμοποιήστε περιγραφική γλώσσα, για να δείξετε στους πιθανούς προϊσταμένους με τι είδους άτομο θα περνούν τον περισσότερο χρόνο τους. Περιγράψτε πώς είναι να εργάζεται κανείς μαζί σας και σκεφτείτε τι σας κάνει να ξεχωρίζετε από τον μέσο προσωπικό βοηθό. Ποια είναι η «μυστική συνταγή» που σας καθιστά ακαταμάχητο;
Στόχος της εισαγωγής της συνοδευτικής επιστολής: να κάνετε εντύπωση, αναφέροντας τι σας κάνει να αγαπάτε τη δουλειά σας.
Αγαπητέ κ. Καρτάλη,
Στους προηγούμενους εργοδότες μου στον κλάδο τον κατασκευών έχω εξοικονομήσει πολλά εκατομμύρια ευρώ και αμέτρητες εβδομάδες, εντοπίζοντας λάθη, επιλύοντας προβλήματα και αποκαθιστώντας σχέσεις. Λίγα κατασκευαστικά έργα διεξάγονται χωρίς πρόβλημα, αλλά συχνά αποτελεί καθήκον του προσωπικού βοηθού να διασφαλίσει ότι οι εργασίες προχωρούν και το χρονοδιάγραμμα δεν εκτροχιάζεται.
Κορμός συνοδευτικής επιστολής
Στον κορμό της συνοδευτικής επιστολής προσωπικού βοηθού δείχνετε ότι η πρότερη πείρα σας ανταποκρίνεται στις προσδοκίες της επιθυμητής θέσης εργασίας. Ακόμη και αν δεν γνωρίζετε με βεβαιότητα τι είδους άτομο χρειάζεται, δεν θα είναι δύσκολο να φανταστείτε τα επιθυμητά γνωρίσματα. Προσπαθήστε να λάβετε υπόψη ποιες απαιτήσεις αντιμετωπίζει το πιθανό αφεντικό σας.
Φροντίστε τα ενδεικτικά επιτεύγματα που θα παραθέσετε να μην είναι ανιαρές περιγραφές καθηκόντων, οι οποίες δεν βοηθούν τον αναγνώστη να κατανοήσει τι είδους άτομο είστε. Περιλάβετε προσωπικές, ανθρώπινες ιστορίες που να δείχνουν πώς κάνατε τη διαφορά.
Στον κορμό της συνοδευτικής επιστολής μπορείτε να επεκταθείτε στις δεξιότητές σας στη σύναψη σχέσεων. Αν στην εισαγωγή γράψατε ένα επίθετο ή μια φράση που παραπέμπει στη φιλικότητα του χαρακτήρα σας, στο μεσαίο τμήμα μπορείτε να φυτέψετε τους σπόρους των ιστοριών τις οποίες επιθυμείτε να αφηγηθείτε κατά τη συνέντευξη. Αναμφίβολα θα έχουν υπάρξει περιπτώσεις όπου πετύχατε παρά τις αντιξοότητες. Αν τις αναφέρετε εδώ, προϊδεάζετε ότι θα ακολουθήσει πλήρης αφήγηση σε μεταγενέστερο χρόνο.
Στόχος του κορμού της συνοδευτικής επιστολής: να πείτε μερικές ιστορίες για την πείρα σας και να υποδείξετε τι θέλετε να συζητήσετε στη συνέντευξη. Φροντίστε να έχετε ύφος ανθρώπινο, όχι ύφος περιγραφής θέσης εργασίας.
Αν κατανοεί όλα όσα συμβαίνουν, μπορεί να προσφέρει πολύτιμη γνώση στο αφεντικό, του οποίου το πρόγραμμα συχνά είναι τόσο φορτωμένο που δεν μπορεί να παρατηρήσει ορισμένες λεπτομέρειες.
Για να προσφέρει πραγματική αξία ένας προσωπικός βοηθός στον κλάδο των κατασκευών, πρέπει να κάνει πολύ περισσότερα από την τήρηση ημερολογίου, τον προγραμματισμό συσκέψεων και τη διαχείριση παραστατικών.
Στην Κατασκευαστική Ιωάννου, συνεργάστηκα με το τμήμα προμηθειών και εξοικονομήσαμε περισσότερα από 2,5 εκατ. ευρώ αχρείαστων δαπανών, ενώ σε συνεργασία με το τμήμα πωλήσεων εξασφάλισα 45 νέους εταιρικούς πελάτες και διαχειρίστηκα τα εφοδιαστικά ζητήματα 250+ εργαζομένων και εργολάβων.
Επίσης, έδινα τακτικά το «παρών» στη σουίτα της εταιρείας μας στους εντός έδρας αγώνες της τοπικής ομάδας μας. Οι καλές σχέσεις είναι απαραίτητες για την εξασφάλιση νέων έργων, αλλά ακόμη σημαντικότερες όταν κάτι δεν πάει βάσει σχεδίου.
Στην εταιρεία σας, ελπίζω να επαναλάβω ή να ξεπεράσω επιτεύγματα σαν αυτά:
- Συντόνισα τις προσπάθειες ανάμειξης του προσωπικού, βελτιώνοντας τις μετρήσεις κατά 24 μονάδες.
- Διαχειρίστηκα και έδωσα προτεραιότητα στην αύξηση κατά 60% της επικοινωνίας με τους πελάτες.
- Διαχειρίστηκα την εισαγωγή ενός νέου συστήματος CRM.
Το στιλ επικοινωνίας μου είναι ευθύ, χωρίς περιστροφές, ενώ πάντα επιζητώ να επιτύχω βελτιώσεις, όπου βλέπω ότι είναι εφικτές. Δεν φοβάμαι να αμφισβητήσω τους γύρω μου και αποσκοπώ στην προσθήκη αξίας για το αφεντικό μου, τόσο με τη σκέψη όσο και με τις πράξεις μου.
Συμπέρασμα και υπογραφή συνοδευτικής επιστολής
Καλό είναι η συνοδευτική επιστολή σας να καταλήγει με την εξής σκέψη εντυπωμένη στο μυαλό του αναγνώστη: «Αυτό το άτομο θα μπορούσε να κάνει την εργασιακή ζωή μου όνειρο».
Οι προσωπικοί βοηθοί ζουν και αναπνέουν για την επιτυχία των ατόμων με τα οποία συνεργάζονται στενά. Άρα, δηλώνοντας το πάθος σας για την επιτυχία των άλλων –και όχι μόνο του άμεσου προϊσταμένου σας–, κλείνετε ιδανικά, με το κατάλληλο συναίσθημα. Αν δείξετε πίστη στην εν λόγω ικανότητά σας, θα καταφέρετε να εξαλείψετε σε μεγάλο βαθμό τους φόβους τους αφεντικού για το αν είστε το κατάλληλο άτομο.
Στόχος του συμπεράσματος της συνοδευτικής επιστολής: να παρουσιάσετε την προσωπικότητά σας με αυτοπεποίθηση, ώστε να κρατήσει μέχρι τη συνέντευξη η αίσθηση ότι ίσως είστε το κατάλληλο άτομο.
Έχω πολλές ακόμη ιστορίες που μαρτυρούν πώς η δουλειά μου ως προσωπικής βοηθού συνέβαλε απτά στην επιτυχία του εργοδότη μου, και θα χαιρόμουν ιδιαίτερα αν τις συζητούσαμε σε μια συνέντευξη.
Με εκτίμηση,
Μαρία Βλασοπούλου
