Ανθρώπινο δυναμικό: παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής

Ένας επαγγελματίας του ανθρώπινου δυναμικού που προσπαθεί να πείσει έναν διευθυντή τμήματος HR ή έναν υπεύθυνο εταιρείας εύρεσης προσωπικού ότι αξίζει να προσληφθεί. Εύκολο δεν ακούγεται; Αν δώσετε τη δέουσα προσοχή στη συνοδευτική επιστολή, μπορεί να γίνει. Ας δούμε πρώτα ένα παράδειγμα προς μίμηση, και θα το συζητήσουμε αναλυτικά στη συνέχεια.

Πλήρες παράδειγμα κειμένου συνοδευτικής επιστολής για εργασία στο ανθρώπινο δυναμικό

Τμήματα συνοδευτικής επιστολής για ανθρώπινο δυναμικό

Αν έχετε ασχοληθεί με προσλήψεις, ίσως να γνωρίζετε διαισθητικά τη συνήθη δομή μιας συνοδευτικής επιστολής. Κατά τη γνώμη μας, τα έξι απαραίτητα τμήματα είναι τα εξής:

1. Κεφαλίδα. Γράψτε τα στοιχεία σας (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, τηλέφωνο, ιμέιλ) ακριβώς όπως στο βιογραφικό, για να φαίνεται ότι και τα δύο έγγραφα είναι δικά σας.
2. Χαιρετισμός. Βρείτε το επώνυμο του υπευθύνου ή της υπεύθυνης προσλήψεων και ξεκινήστε με τη στερεότυπη ευγενική προσφώνηση «Αγαπητέ κ. Χ» ή «Αγαπητή κ. Υ».
3. Εισαγωγή. Τραβήξτε την προσοχή με μία σύντομη παράγραφο που θα δείξει στον αναγνώστη ότι η συνέχεια έχει ενδιαφέρον και θα τον παρακινήσει να τη διαβάσει.
4. Κορμός. Στην πρώτη από τις δύο μεσαίες παραγράφους, αναδείξτε ένα ή δύο προσόντα που σας προσδίδουν επάρκεια για τη θέση. Στη δεύτερη, γράψτε πόσο αρμονικά θα ενταχθείτε στην εταιρική κουλτούρα χάρη στις αντιλήψεις και τη νοοτροπία σας.
5. Συμπέρασμα. Ευχαριστήστε τον υπεύθυνο επιλογής προσωπικού που εξετάζει την πιθανότητα να συνεργαστείτε και προτείνετε περαιτέρω επικοινωνία και συνέντευξη.
6. Υπογραφή. Ολοκληρώστε το κείμενό σας με τη στερεότυπη αποφώνηση «Με εκτίμηση» ή «Μετά τιμής» και, στην επόμενη σειρά, το ονοματεπώνυμό σας.

Για περισσότερες πληροφορίες, βρείτε στο ιστολόγιό μας το άρθρο «Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή». Παρακάτω, εξετάζουμε τα κυριότερα τμήματα που προτείνουμε να περιέχει μια συνοδευτική επιστολή για εργασία στο ανθρώπινο δυναμικό.

Expert tip

Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής ειδικού του ανθρώπινου δυναμικού

Έχοντας εντρυφήσει στο ανθρώπινο δυναμικό, θα γνωρίζετε πόσο σημαντικές είναι οι πρώτες εντυπώσεις. Για να προδιαθέσετε θετικά τον αναγνώστη της επιστολής σας, το καλύτερο είναι να ξεκινήσετε με ένα απτό και μετρήσιμο επίτευγμα που θα εντυπωσιάσει. Οι τετριμμένες εισαγωγές, που απλώς περιγράφουν τι ακολουθεί, είναι χαμένος χώρος και χαμένη ευκαιρία.

Όπως είναι φανερό, το παράδειγμα που προσφωνεί τον υπεύθυνο επιλογής προσωπικού ονομαστικά και προσφέρει εξαρχής έναν σημαντικό λόγο για τον οποίο αξίζει να προσληφθεί είναι πολύ πιο αποτελεσματικό. Η άλλη εισαγωγή δεν αρμόζει σε συνοδευτική επιστολή, ένα έγγραφο σύντομο, βασισμένο στην επιχειρηματολογία και προσανατολισμένο στην πράξη.

Κορμός συνοδευτικής επιστολής ειδικού του ανθρώπινου δυναμικού

Αφού εξασφαλίσατε την προσοχή του αναγνώστη ως επαγγελματίας του ανθρώπινου δυναμικού με σπουδαίο παρελθόν και λαμπρό μέλλον, περάστε στις «μεσαίες παραγράφους» της συνοδευτικής επιστολής. Σε αυτές, προτείνουμε να επικεντρωθείτε στα εξής:

• πλούτος γνώσεων και δεξιοτήτων που σας προσδίδουν επάρκεια,
• συμβατότητα της νοοτροπίας σας με την εταιρική κουλτούρα,
• επιθυμία περαιτέρω γνωριμίας και διεξοδικότερης συζήτησης.

Πρώτη παράγραφος κορμού: καταλληλότητα για τη θέση (πείρα και δεξιότητες)

Ξεκινήστε με αναφορά στα προτερήματά σας, σε όσα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα σάς διακρίνουν ως άτομο κατάλληλο να αναλάβει τις ευθύνες της θέσης εργασίας. Πιο συγκεκριμένα:

1. Επισημάνετε τις περγαμηνές σας. Αν έχετε καλή γνώση του εργατικού δικαίου και της νομοθεσίας, καθώς και χρηματοοικονομικών και ασφαλιστικών θεμάτων, δείχνετε ότι έχετε ένα στέρεο θεωρητικό υπόβαθρο, το οποίο εμπνέει εμπιστοσύνη στον εργοδότη.
2. Αναδείξτε τις μαλακές δεξιότητές σας. Επειδή θα συναλλάσεστε καθημερινά με ανθρώπους, πρέπει να έχετε καλλιεργήσει δεξιότητες συνεργασίας, μεταξύ των οποίων η ενεργητική ακρόαση, η ενσυναίσθηση, η παροχή χρήσιμων συμβουλών και κινήτρων.
3. Τονίστε την τεχνολογική ευχέρεια. Πλέον, υπάρχει μεγάλο πλήθος ειδικών εφαρμογών λογισμικού, γνωστού ως HRIS (Human Resources Information System) ή HRMS (Human Resources Management System) ή HCMS (Human Capital Management System), η εξοικείωση με το οποίο είναι επιβεβλημένη, ώστε να εργάζεστε αποδοτικά.
4. Αναδείξτε τη διά βίου μάθηση. Επειδή ο κλάδος του ανθρώπινου δυναμικού βρίσκεται στη συμβολή πολλών επιστημονικών τομέων, πολύ σημαντικό εφόδιο αποτελεί η παρακολούθηση των εξελίξεων, με προγράμματα συνεχιζόμενης επαγγελματικής κατάρτισης –επιμορφωτικά σεμινάρια, κύκλοι σπουδών για πιστοποίηση προσόντων κ.ά.

Δεύτερη παράγραφος κορμού: ταύτιση με τον εργοδότη

Αφού παραθέσετε τα τυπικά προσόντα που σας καθιστούν επιλέξιμο για μια θέση εργασίας στο ανθρώπινο δυναμικό, καλό είναι να αναφερθείτε σε ένα υποκειμενικό προτέρημα καίριας σημασίας: στο πόσο αρμονικά θα ενταχθείτε στο περιβάλλον εργασίας χάρη στις ιδέες και τις αντιλήψεις σας, χάρη στις οποίες θα υπηρετήσετε με προσήλωση το όραμα του εργοδότη.

Έστω, λοιπόν, ότι θέλετε να εργαστείτε στην εταιρεία ανθρώπινου δυναμικού Elpis HR και διαβάζετε ότι:

• συνεργάζεται με επιχειρήσεις στην Ελλάδα και το εξωτερικό,
• αναλαμβάνει την εύρεση υπαλλήλων και στελεχών διαφόρων κλάδων,
• συμμετέχει συμβουλευτικά στον στρατηγικό σχεδιασμό των πελατών της.

Για να δείξετε ότι έχετε τις κατάλληλες παραστάσεις, πρέπει να γράψετε (αν αληθεύει, ασφαλώς) ότι σας ευχαριστεί να ασχολείστε με ένα ποικιλόμορφο σύνολο πελατών, που ζητούν προσωπικό επιστημονικό ή τεχνικό, πολύπειρο ή νεανικό, ειδικευμένο ή μη. Δείξτε επίσης ότι σας αρέσει να βλέπετε τα πράγματα από τη σκοπιά του πελάτη και να σχεδιάζετε από κοινού την επιτυχία του.

Πρόσκληση σε δράση και συμπέρασμα: μια καλή τελευταία εντύπωση

Αφού, λοιπόν, γράψατε όσο πειστικότερα γίνεται πως είστε ένας επαγγελματίας του ανθρώπινου δυναμικού έτοιμος να συνεισφέρει στην επίτευξη της αποστολής του εργοδότη, ήρθε η ώρα της παρότρυνσης. Αφού ευχαριστήσετε τον υπεύθυνο προσλήψεων για τον χρόνο και την προσοχή του, εκφράστε την επιθυμία να σας προσκαλέσει σε συνέντευξη, για να μιλήσετε πιο αναλυτικά.

Ως αποφώνηση, γράψτε τη στερεότυπη φράση «Με εκτίμηση» (ή, σπανιότερα: «Μετά τιμής») και αμέσως αποκάτω το όνομα και το επώνυμό σας.

Πώς να γράψει συνοδευτική επιστολή ένας επαγγελματίας του ανθρώπινου δυναμικού χωρίς πείρα

Αν δεν έχετε εργαστεί ξανά σε τμήμα ανθρώπινου δυναμικού / ανθρωπίνων πόρων, μην ανησυχείτε. Για να κάνετε το πρώτο βήμα στον χώρο, θα χρειαστεί να παραλλάξετε τη συνοδευτική επιστολή ως εξής:

• Υπογραμμίστε τις φορητές δεξιότητες. Τι έχετε μάθει να κάνετε καλά σε μια άλλη θέση εργασίας, που θα μπορούσε να σας χρησιμεύσει, για παράδειγμα, στην τήρηση αρχείου προσωπικού και αξιολογήσεων, στην έκδοση μισθοδοσίας και μπόνους και στην εκτέλεση προσλήψεων;
• Αναδείξτε το ταλέντο στην επικοινωνία. Κατά την επιτέλεση των καθημερινών σας καθηκόντων, θα χρειάζεται να συνεννοείστε με εργαζομένους κάθε βαθμίδας και κάθε ειδικότητας. Επομένως, η προσήνεια του χαρακτήρα, η ευρύτητα πνεύματος και η ευφράδεια θα σας βοηθούν να λειτουργείτε ως ισότιμος συνομιλητής.
• Δώστε έμφαση στην ικανότητα επίλυσης διαφορών. Οι υπάλληλοι της εταιρείας θα προστρέχουν σε εσάς για προβλήματα τα οποία αντιμετωπίζουν με άλλους υπαλλήλους ή με την εργοδοσία. Χρειάζεται, συνεπώς, να έχετε ευχέρεια στη συνεννόηση, την παροχή κατάλληλων συμβουλών και την εύρεση λύσεων μέσω διαλόγου και συμβιβασμού.
• Τονίστε τη συνεχιζόμενη επαγγελματική ανάπτυξη. Επειδή η θεωρία και η πράξη, οι τεχνικές και οι τεχνολογίες του κλάδου του HR βρίσκονται σε διαρκή ζύμωση και εξέλιξη, πρέπει να πείσετε ότι δεν επαναπαύεστε σε όσα μάθατε πριν από χρόνια αλλά ενημερώνεστε διαρκώς για τις νέες τάσεις και τις αναδυόμενες μεθοδολογίες.

Κύρια διδάγματα

Μια συνοδευτική επιστολή ειδικού του ανθρώπινου δυναμικού πρέπει να πείθει για την ικανότητά του να τηρεί και να επιβάλλει τυπικές διαδικασίες αλλά και να συνάπτει ουσιαστικές σχέσεις με εν δυνάμει και εν ενεργεία εργαζομένους. Τα επιχειρήματά σας πρέπει να συνιστούν ένα σύνολο σύντομο και περιεκτικό, ώστε να εξασφαλίσετε την πολυπόθητη συνέντευξη.

Επειδή πολλές φορές η κενή σελίδα μάς γεμίζει άγχος, προτείνουμε να το ξεπεράσετε χρησιμοποιώντας την εφαρμογή δημιουργίας συνοδευτικής επιστολής του CVapp.gr. Η βοήθεια που θα σας προσφέρει –με πλήθος ιδεών, φράσεων, προτύπων και σχεδίων– θα αποβεί καταλυτική για να ετοιμάσετε μια συνοδευτική επιστολή για θέση ανθρώπινου δυναμικού η οποία θα διακρίνεται για το μεστό περιεχόμενο, την καλαίσθητη εμφάνιση και την εύχρηστη μορφή της.