Η κατακλείδα μιας συνοδευτικής επιστολής πρέπει να έχει ιδιαίτερο αντίκτυπο. Αν η συνοδευτική επιστολή διαβαστεί μετά το βιογραφικό, είναι το τελευταίο που θα θυμάται ο υπεύθυνος προσλήψεων για εσάς. Αν διαβαστεί πρώτη, η τελευταία παράγραφος της συνοδευτικής επιστολής θα καθορίσει αν θα διαβαστεί και το βιογραφικό.
Αν το μελλοντικό αφεντικό σας διαβάσει την κατακλείδα, τότε η συνοδευτική επιστολή σας σίγουρα έχει ικανοποιήσει μερικές απαιτήσεις. Ωστόσο, αν δεν γράψετε σωστά το συμπέρασμα, ίσως καταστρέψετε ό,τι έχετε καταφέρει προηγουμένως. Ας δούμε πώς να ολοκληρώσετε μια συνοδευτική επιστολή, για να πείσετε τον υπεύθυνο προσλήψεων να σας προσκαλέσει σε συνέντευξη:
- Δυνατά παραδείγματα κατακλείδας συνοδευτικής επιστολής.
- Προβληματισμοί σχετικά με τον τόνο της κατακλείδας μιας συνοδευτικής επιστολής.
- Οι χειρότεροι τρόποι ολοκλήρωσης μιας συνοδευτικής επιστολής.
- Απαραίτητα γνωρίσματα για ένα καλό κλείσιμο συνοδευτικής επιστολής.
Συμβουλή ειδικού: Πώς γράφω μια καλή συνοδευτική επιστολή;
Ο χρυσός κανόνας για οποιαδήποτε συνοδευτική επιστολή ισχύει και για την κατακλείδα: Για να γράψετε μια σπουδαία συνοδευτική επιστολή, φανταστείτε πως εργάζεστε στην επιθυμητή θέση και συνδυάστε όλες τις συναφείς εμπειρίες σας σε μια ακαταμάχητη αφήγηση η οποία εξηγεί γιατί θα εκτελείτε τα καθήκοντά σας με επιτυχία. Η κατακλείδα της συνοδευτικής επιστολής είναι το κερασάκι στην τούρτα.
Δεν υπάρχει τίποτε πιο χρήσιμο από την εξέταση μερικών τρόπων ολοκλήρωσης μιας συνοδευτικής επιστολής, αναλύοντας παραδείγματα σε διάφορα σενάρια.
5 δυνατά παραδείγματα κατακλείδας συνοδευτικής επιστολής
Κάθε υποψήφιος θέλει να αναδείξει διαφορετικά προτερήματα και κίνητρα. Επομένως, δεν υπάρχει συνταγή για την τέλεια κατακλείδα συνοδευτικής επιστολής.
Συχνά περιλαμβάνει μια πρόταση που προσμένει το μέλλον (με ελπίδα, όχι προπέτεια), την ενδεχόμενη συνέντευξη. Εκτός αυτής, όμως, υπάρχουν διάφορες επιλογές για την κατάληξη μιας συνοδευτικής επιστολής. Οι 5 κορυφαίες τακτικές για την ολοκλήρωση μιας συνοδευτικής επιστολής για την εξασφάλιση συνέντευξης είναι οι εξής:
- Ολοκληρώστε τη συνοδευτική επιστολή θίγοντας τις κρυφές ανάγκες του υπευθύνου προσλήψεων.
- Συνδέστε το προσωπικό σας «γιατί» με την κουλτούρα της εταιρείας στην κατακλείδα της συνοδευτικής επιστολής.
- Ολοκληρώστε τη συνοδευτική επιστολή με επανάληψη για μεγαλύτερη εντύπωση.
- Αρχίστε μια ιστορία στο κλείσιμο της συνοδευτικής επιστολής. Επιδιώξτε να ολοκληρώσετε την ιστορία κατά τη συνέντευξη.
- Αναφέρετε μια προσωπική σύνδεση στο τέλος της συνοδευτικής επιστολής.
Ας εξετάσουμε τα παραπάνω λεπτομερέστερα και με ενδεικτικές προτάσεις.
1. Ολοκληρώστε τη συνοδευτική επιστολή θίγοντας τις κρυφές ανάγκες του υπευθύνου προσλήψεων.
Κάθε υπεύθυνος προσλήψεων θέλει έναν εργαζόμενο που κατανοεί τις ανάγκες του. Αν στο τέλος της συνοδευτικής επιστολής σας δείξετε ότι τις κατανοείτε (πριν ακόμη γνωριστείτε), κατακτάτε θέση υπεροχής για την εξασφάλιση συνέντευξης.
Γιατί έχει αποτέλεσμα: Αν μπορέσετε να αφιερώσετε χρόνο για να σκεφτείτε σε βάθος γιατί ακριβώς σας χρειάζεται στο πλευρό του ο υπεύθυνος προσλήψεων, θα επιτύχετε κάτι που οι περισσότεροι εργαζόμενοι ούτε καν διανοούνται. Ολοκληρώνετε τη συνοδευτική επιστολή δείχνοντας ενσυναίσθηση και κατανόηση, ώστε το μελλοντικό αφεντικό σας θα σκεφτεί ότι είστε σπάνια περίπτωση ανθρώπου.
Εντός πλαισίου: Παράδειγμα: Η έμφαση στη λεπτομέρεια σε συνδυασμό με την αποδεδειγμένη ικανότητα σύναψης σχέσεων θα με βοηθήσουν να συμβάλω ουσιαστικά στα σχέδια συγχώνευσης που έχετε για την επόμενη χρονιά. Η πείρα μου στην Παντεμπορική μαρτυρεί ότι έχω τα απαραίτητα προσόντα για τη διασφάλιση της απρόσκοπτης συνένωσης δύο γιγάντων και την κοινή τους πορεία στο μέλλον.
2. Συνδέστε το προσωπικό σας «γιατί» με την κουλτούρα της εταιρείας στην κατακλείδα της συνοδευτικής επιστολής.
Δεν υπάρχει τίποτε πιο εντυπωσιακό από έναν υποψήφιο που μπορεί να διατυπώσει γιατί θέλει τη δουλειά όχι με όρους αμοιβής ή αίγλης αλλά λέγοντας ότι νιώθει πως ταυτίζεται με τις αξίες του εργοδότη. Η κατανόηση του προσωπικού μας «γιατί» είναι άθλος από μόνος του· η συσχέτισή του με μια επαγγελματική πορεία ή έναν τρόπο ζωής είναι επίτευγμα μέγιστο.
Γιατί έχει αποτέλεσμα: Είναι απίστευτα γοητευτικό να γνωρίζεις ένα άτομο που έχει συνείδηση της θέσης του στον κόσμο και του τι θέλει να κάνει στη ζωή του. Αν μπορείτε να συσχετίσετε την κλίση σας με την αποστολή του μελλοντικού εργοδότη σας στην κατακλείδα της συνοδευτικής επιστολής, θα αφήσετε την καλύτερη δυνατή εντύπωση και θα έχετε ένα θέμα συζήτησης για τη συνέντευξη.
Εντός πλαισίου: Παράδειγμα: Ως φοιτητής προσηλωμένος στην ψυχική ευεξία και τις τεχνικές διαλογισμού, ενδιαφέρομαι για τη μοναδική κουλτούρα της εταιρείας σας εδώ και πολύ καιρό. Χαίρομαι ιδιαίτερα που ίσως μπορέσω να συμβάλω σε αυτήν, τόσο πνευματικά όσο και επιχειρησιακά και εμπορικά.
3. Ολοκληρώστε τη συνοδευτική επιστολή με επανάληψη για μεγαλύτερη εντύπωση.
Ίσως νομίζετε ότι ο υπεύθυνος προσλήψεων θα έχει διαβάσει κάθε λέξη της συνοδευτικής επιστολής σας, μα στην πραγματικότητα ίσως έχει τόσο φόρτο εργασίας ώστε ίσως την έχει διαβάσει «διαγώνια». Αν ολοκληρώσετε τη συνοδευτική επιστολή επαναλαμβάνοντας τα κύρια σημεία της, μπορείτε να συμπυκνώσετε το επιχείρημα για την αξία που θα προσθέσετε.
Γιατί έχει αποτέλεσμα: Επαναλαμβάνοντας ορισμένα μηνύματα (με άλλες λέξεις), παραμένουν στη μνήμη του αναγνώστη για περισσότερο. Η ανακεφαλαίωση με επανάληψη των κύριων σημείων ενός επιχειρήματος φανερώνει αυτοπεποίθηση, όπως γνωρίζουμε και από τον προφορικό λόγο, όπου επίσης χρησιμοποιείται η ίδια τεχνική με μεγάλη επιτυχία. Εντυπωσιάστε τον υπεύθυνο προσλήψεων μια πρώτη φορά στον κορμό της επιστολής και στη συνέχεια μια δεύτερη στην κατακλείδα της.
Εντός πλαισίου: Παράδειγμα: Αξίζει να επαναλάβω πως οι προκλήσεις τις οποίες αντεπεξήλθα κατά τη συμφωνία με τη Μηχανοτεχνική συνέβαλαν τα μέγιστα στην επιτυχία του κοινού μας εγχειρήματος. Όταν σου αναθέτουν ένα έργο από το μηδέν, όλα βαίνουν καλύτερα αν έχεις βρεθεί στην ίδια κατάσταση ξανά.
4. Ολοκληρώστε τη συνοδευτική επιστολή με την αρχή μιας ιστορίας. Κεντρίστε την περιέργεια του υπευθύνου εύρεσης προσωπικού και επιδιώξτε να ολοκληρώσετε την ιστορία κατά τη συνέντευξη.
Τίποτε δεν κινεί την περιέργεια του αναγνώστη όσο να αρχίσει να διαβάζει μια ιστορία και να αγωνιά για την κατάληξή της. Αν ξεκινήσετε μια ιστορία στο συμπέρασμα της συνοδευτικής επιστολής, είναι σαν να κόβεται για διαφημίσεις μια τηλεοπτική σειρά «πάνω στο καλύτερο».
Γιατί έχει αποτέλεσμα: Όταν πρέπει σε μόλις 300 λέξεις να αφηγηθείτε τη σταδιοδρομία σας, φυσικό είναι να παραλείψετε πράγματα. Αν αναβάλετε μια δυνατή ιστορία έως το κλείσιμο της συνοδευτικής επιστολής, κάνετε τον υπεύθυνο προσλήψεων να νιώσει ότι έχετε πολλά ακόμη να πείτε στη φάση της συνέντευξης.
Εντός πλαισίου: Παράδειγμα: Αν έχουμε την ευκαιρία να συναντηθούμε για συνέντευξη, θα ήθελα πολύ να αναλύσω πώς κατάφερα να αυξήσω την πελατεία του καταστήματος κατά 95% με μια μοναδική στρατηγική προωθητικών δράσεων. Τα καταστήματα του ανταγωνιστή μας ήταν άδεια για έναν μήνα.
5. Αναφέρετε μια προσωπική σύνδεση στο τέλος της συνοδευτικής επιστολής.
Ο στόχος της συνοδευτικής επιστολής είναι να πείσει περί της καταλληλότητας για τη θέση εργασίας. Επομένως, αν αναδείξετε μια πιο προσωπική σύνδεση, μπορείτε να δώσετε βαρύτητα στην αίτησή σας. Ίσως αναφερθείτε σε ένα πρόσωπο που γνωρίζετε ή σε μια αλληλεπίδρασή σας με την εταιρεία, περιγράφοντας πόσο ωφέλιμη ήταν.
Γιατί έχει αποτέλεσμα: Όταν αρχίσει να διαβάζει τη συνοδευτική επιστολή ο υπεύθυνος προσλήψεων, δεν σας γνωρίζει. Είστε ένα άτομο σαν όλα. Αν ύστερα, αφού έχει ενδιαφερθεί για την ιστορία σας, κλείσετε με μια προσωπική αναφορά, θα σκεφτεί πως τελικά δεν είστε και τόσο άγνωστοι. Όσο περισσότερο σκεφτεί ότι θα μπορούσατε να ενταχθείτε στην ομάδα του, τόσο πιθανότερο είναι να σας προσκαλέσει στην πολυπόθητη συνέντευξη.
Εντός πλαισίου: Παράδειγμα: Όταν εργαζόμουν με τον Βασίλη Παπαποστόλου στην Τροφοδιανομική, πάντα μου έλεγε ότι μια μέρα θα γινόμουν σπουδαίος μάνατζερ πωλήσεων. Με μύησε στην τέχνη του μάρκετινγκ στα κοινωνικά δίκτυα και πιστεύω πως θα γινόμασταν και πάλι ένα πολύ δυνατό δίδυμο.
Προβληματισμοί σχετικά με τον τόνο της κατακλείδας μιας συνοδευτικής επιστολής
Παρότι ο τόνος μιας συνοδευτικής επιστολής γενικά πρέπει να είναι θετικός και αισιόδοξος, οι τελευταίες γραμμές είναι ιδιαίτερα σημαντικές για τη δημιουργία ανεξίτηλης εντύπωσης. Για να το επιτύχετε, πρέπει να βρείτε μια καλή ισορροπία ανάμεσα στην αυτοπεποίθηση και την ελπίδα. Τρεις σημαντικές ερωτήσεις που πρέπει να εξετάσετε ως προς τον τόνο της συνοδευτικής επιστολής είναι οι εξής:
- Τι συναίσθημα να προκαλέσει στον υπεύθυνο προσλήψεων η κατακλείδα της συνοδευτικής επιστολής;
- Να ολοκληρώσετε μια συνοδευτική επιστολή με ελπίδα ή βεβαιότητα;
- Να ζητήσετε συνέντευξη στην κατακλείδα της συνοδευτικής επιστολής;
Τι συναίσθημα να προκαλέσει στον υπεύθυνο προσλήψεων η καταληκτική παράγραφος της συνοδευτικής επιστολής;
Υπάρχουν κάθε λογής επίθετα που περιγράφουν πώς θα ήθελε να νιώθει ένας υπεύθυνος προσλήψεων αφού διαβάσει μια συνοδευτική επιστολή και τα οποία μπορείτε να αξιοποιήσετε για το ύφος του κλεισίματος:
- Σίγουρος πως κάνει τη σωστή επιλογή.
- Περίεργος να μάθει περισσότερα για τον υποψήφιο.
- Ενθουσιασμένος με όσα μπορείτε να προσφέρετε.
- Καθησυχασμένος ότι κατανοείτε τα καθήκοντα της θέσης εργασίας.
- Εμπνευσμένος από την ιστορία σας και εντυπωσιασμένος από όσα έχετε καταφέρει.
Αποφασίστε πώς θα ήθελε να νιώσει για εσάς ο συγκεκριμένος υπεύθυνος προσλήψεων και ολοκληρώστε τη συνοδευτική επιστολή σας με τρόπο που θα το επιτύχει ιδανικά.
Να ολοκληρώσετε μια συνοδευτική επιστολή με ελπίδα ή βεβαιότητα;
Τα πολλά χρόνια πείρας μου στη σύνταξη υλικού για την εύρεση προσωπικού και στην ανάγνωση αναρτήσεων στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης με έχουν διδάξει ότι η σεμνότητα είναι ένα απίστευτα ελκυστικό γνώρισμα ενός ατόμου που αναζητά εργασία.
Επομένως, ο τόνος του κλεισίματος πρέπει να κλίνει προς την ελπίδα παρά προς την βεβαιότητα. Δεν μπορείτε να γνωρίζετε ότι θα υπερέχετε έναντι όλων των άλλων υποψηφίων και σίγουρα δεν μπορείτε να διαβάσετε το μυαλό του υπευθύνου προσλήψεων, ώστε να γνωρίζετε τι αναζητά. Άρα, δεν μπορείτε να ισχυριστείτε ότι είστε «το τέλειο άτομο για τη θέση». Εξάλλου, οι περισσότερες περιγραφές θέσης εργασίας παραλείπουν πληροφορίες. Γι’ αυτό, είναι πιο εύλογο και ισορροπημένο να ολοκληρώσετε τη συνοδευτική επιστολή εκφράζοντας ελπίδα.
Να ζητήσετε συνέντευξη στην κατακλείδα της συνοδευτικής επιστολής;
Η σύντομη απάντηση είναι: «Ναι, να ζητήσετε». Ο στόχος της διαδικασίας αίτησης εργασίας είναι να αποδείξετε την καταλληλότητά σας για τη δουλειά, άρα θα ήταν παράξενο αν ο υποψήφιος δεν εξέφραζε την επιθυμία να συναντήσει τον υπεύθυνο προσλήψεων, για να γνωριστούν καλύτερα και να συζητήσουν για την ευκαιρία.
Αν έχετε γράψει μια καλή συνοδευτική επιστολή και έχετε επιλέξει μία ή δύο προτάσεις όπως στα παραπάνω παραδείγματα, έχετε κάθε δικαίωμα να πείτε: «Θα χαιρόμουν ιδιαίτερα αν με προσκαλούσατε σε συνέντευξη για να συζητήσουμε…» ή κάτι παρόμοιο.
Συμβουλή ειδικού: Τι να γράψετε ως αποφώνηση μιας συνοδευτικής επιστολής; Πώς να ολοκληρώσετε τον κορμό μιας τυπικής επιστολής; Μπορείτε να τελειώσετε μια συνοδευτική επιστολή με ευχαριστία; Με ποια λέξη να κλείσετε; Είναι εντυπωσιακό πόσος χρόνος αφιερώνεται για να αποφασιστεί με ποια φράση θα γίνει η αποφώνηση μιας συνοδευτικής επιστολής. Η φράση «Με εκτίμηση» είναι η συνηθέστερη και ασφαλέστερη επιλογή. Μήπως, όμως, υπάρχουν άλλες επιλογές, λιγότερο τετριμμένες; Αν θέλετε να δώσετε την εντύπωση ατόμου με πρωτότυπη σκέψη, αξίζει να κοιτάξετε εναλλακτικές. Από την άλλη, υπάρχουν φράσεις τις οποίες πρέπει να αποφύγετε πάση θυσία.
Ποια αποφώνηση να χρησιμοποιήσω;
Καλές
- Μετά τιμής,
- Με εκτίμηση,
- Με σεβασμό,
- Ευχαριστώ,
- Με τιμή,
Κακές
- Ειλικρινά δικός σας,
- Με θερμές ευχές,
- Να ’στε καλά,
- Γεια χαρά,
- Χαιρετίσματα,
Οι χειρότεροι τρόποι ολοκλήρωσης μιας συνοδευτικής επιστολής
Ελπίζουμε ο παρών οδηγός να έχει προσφέρει στέρεες συμβουλές, αλλά θα ήταν παράλειψη να μη σημειώσουμε μερικούς τρόπους με τους οποίους η κατακλείδα μιας συνοδευτικής επιστολής θα μπορούσε να απωθήσει έναν υπεύθυνο προσλήψεων αντί να τον ελκύσει.
Αν δεν λάβετε υπόψη τον αντίκτυπο των λέξεων που μεταχειρίζεστε, αυτό μπορεί να συμβεί εύκολα –ιδίως αν δεν δώσετε τη δέουσα προσοχή στο κλείσιμο της συνοδευτικής επιστολής.
Σίγουρα, δεν πρέπει να γράψετε αυτό που γράφουν όλοι. Ούτε, όμως, να γράψετε κάτι εντελώς διαφορετικό!
Εντός πλαισίου: Λάθος: Μάλλον τώρα πρέπει να σας δώσω άλλον έναν λόγο για να με προσλάβετε… Λοιπόν, έχω μαύρη ζώνη στο καράτε και μου αρέσει να δοκιμάζω κινήσεις σε όσους προμηθευτές μάς ζορίζουν. Ξέρω πολλούς με τους οποίους ευχαρίστως θα έδινα ένα ματσάκι.
Αποφύγετε να κλείσετε με τρόπο παρακλητικό και απολογητικό.
Εντός πλαισίου: Λάθος: Θα ήθελα πολύ αυτήν τη θέση, πάρα πολύ. Ποτέ δεν έχω θελήσει εντονότερα κάτι. Πραγματικά πιστεύω ότι είμαι σούπερ υποψήφιος και ελπίζω να συμφωνείτε. Δεν έχω να πω τίποτε άλλο εκτός του ότι ελπίζω να τα πούμε σε συνέντευξη. Θα έχω το πιο πλατύ χαμόγελο.
Εντός πλαισίου: Λάθος: Πιστεύω ότι θα ήμουν τέλεια επιλογή για τη θέση. Όλες μου οι εμπειρίες δείχνουν ότι θα ξεκινήσω με φόρα. Θα βάλω ως στόχο να έχω τις καλύτερες επιδόσεις από όλους μέσα στους πρώτους έξι μήνες και να λάβω προαγωγή μέσα στο πρώτο έτος. Δεν θα μετανιώσετε που θα με προσλάβετε.
Όταν κάτι ακούγεται παράταιρο, συνήθως το διαισθανόμαστε. Όταν γράφετε την κατακλείδα μιας συνοδευτικής επιστολής, ελέγξτε και διπλοελέγξτε πώς θα φανούν όσα γράφετε στον υπεύθυνο προσλήψεων. Αν φανούν σαν αυτά που προηγήθηκαν, σβήστε τα και γράψτε κάτι άλλο.
Είναι πολύ πιο εύκολο να γράψουμε κακά παραδείγματα παρά καλά. Γιατί άραγε;
Απαραίτητα γνωρίσματα για ένα καλό κλείσιμο συνοδευτικής επιστολής
Όπως σε κάθε γραπτό κείμενο, στο στάδιο της επιμέλειας πρέπει να κόψετε και να ράψετε το αρχικό κείμενο, για να παραγάγετε ένα αριστούργημα το οποίο θα εκπληρώσει τον σκοπό του.
Τα παρακάτω θα σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι η κατακλείδα της συνοδευτικής επιστολής πετυχαίνει τους στόχους της. Η συνοδευτική επιστολή πρέπει να στοχεύει στα εξής:
- Να αναδείξει με ζωντάνια τα κίνητρά σας
- Να κάνει τον υπεύθυνο προσλήψεων να νιώσει όπως θέλετε να νιώσει
- Να δείξει ότι ευελπιστείτε και προσβλέπετε σε συνέντευξη
- Να φανερώσει το ποιόν σας και τον λόγο για τον οποίο θα ήσαστε άριστη επιλογή για τη δουλειά.
