Λογιστής: παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής

Γιατί χρειάζεστε μια συνοδευτική επιστολή λογιστή

Η συνοδευτική επιστολή είναι το προσωπικό σας μήνυμα προς έναν υπεύθυνο προσλήψεων, η προσπάθεια να ανοίξετε μια διαπροσωπική συζήτηση που θα μπορούσε να σας εξασφαλίσει μια θέση εργασίας. Σκοπός της επιστολής είναι να περιγράψετε την πείρα, τις δεξιότητες και τις περγαμηνές σας, και στόχος της είναι να μεγιστοποιήσει την πιθανότητά σας να πάρετε τη δουλειά. 

Το ίδιο θα μπορούσαμε να γράψουμε και για το βιογραφικό, με τη διαφορά ότι εκεί παραθέτετε πιο απρόσωπα το εργασιακό και εκπαιδευτικό ιστορικό σας. Μια συνοδευτική επιστολή σάς δίνει την ευκαιρία να μιλήσετε κατευθείαν σε έναν πιθανό εργοδότη σε προσωπικό επίπεδο. Ενίοτε μπορεί να συναντήσετε έναν εργοδότη που ζητά ρητά να μη στείλετε συνοδευτική επιστολή ή ένα σύστημα υποβολής αίτησης που επιτρέπει να ανεβάσετε μόνο βιογραφικό. Σε αυτές τις περιπτώσεις, δεν μπορείτε παρά να συμμορφωθείτε με τις επιθυμίες της εταιρείας. 

Αν, όμως, δεν σας ζητηθεί ρητά το αντίθετο, καλό είναι να περιλάβετε μια συνοδευτική επιστολή σε μια αίτηση εργασίας. Κακό δεν θα κάνει, παρά μόνο αν είναι κακογραμμένη ή ακατάλληλα μορφοποιημένη. Αν είναι φροντισμένη, μια συνοδευτική επιστολή μπορεί μόνο να αυξήσει τις πιθανότητες επιτυχίας.

Η καλύτερη μορφή για μια συνοδευτική επιστολή λογιστή

Οι συνοδευτικές επιστολές για οποιαδήποτε θέση εργασίας καλό είναι να ακολουθούν την ίδια δομή:

• Κεφαλίδα
• Χαιρετισμός
• Εισαγωγή
• Κορμός
• Συμπέρασμα και υπογραφή

Στοιχεία συνοδευτικής επιστολής λογιστή

Ας κοιτάξουμε καθένα από αυτά τα συστατικά, τον σκοπό τους και τη σωστή γραφή τους.

Ο πλήρης οδηγός μας για τις συνοδευτικές επιστολές προσφέρει γενικότερες συμβουλές με θέμα πώς να συντάξετε μια συνοδευτική επιστολή και παραθέτει περισσότερα παραδείγματα συνοδευτικής επιστολής. Παρακάτω θα βρείτε συμβουλές συγκεκριμένα για το πώς να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα κάθε παραγράφου και κάθε τμήματος μιας επιστολής για θέση λογιστή.

Κεφαλίδα συνοδευτικής επιστολής

Σκοπός της κεφαλίδας της επιστολής, στο πάνω μέρος της σελίδας, είναι να παραθέσει τα στοιχεία επικοινωνίας σας: όνομα, διεύθυνση, αριθμός τηλεφώνου, ιμέιλ. Ο εικαστικός του χαρακτήρας καλό είναι να ταιριάζει με εκείνον του βιογραφικού· δεν είναι κακή ιδέα το βιογραφικό και η συνοδευτική επιστολή να έχουν την ίδια κεφαλίδα. 

Το όνομά σας καλό είναι να εμφανίζεται ως το πρώτο και μεγαλύτερο στοιχείο της σελίδας, αποπνέοντας αυτοπεποίθηση και κάνοντας μεγαλύτερης διάρκειας εντύπωση. Αν η συνοδευτική επιστολή έχει εκτυπωθεί και έχει τοποθετηθεί σε μια στοίβα με άλλες 10, καλό είναι να εντοπίζεται εύκολα κοιτάζοντας το όνομά σας πάνω-πάνω. 

Η παραδοσιακή μορφή για όλες τις επιχειρηματικές επιστολές περιλαμβάνει τη διεύθυνση απάντησης. Στη σημερινή, ψηφιακή εποχή, οι ταχυδρομικές διευθύνσεις δεν θεωρούνται πάντα απαραίτητες, αλλά καλό είναι να περιλαμβάνονται, αν δεν υπάρχει ειδικός λόγος για το αντίθετο. Τουλάχιστον, γράψτε την πόλη κατοικίας σας –και τη χώρα, αν απευθύνεστε σε άτομο στο εξωτερικό.

Άλλη λειτουργία της κεφαλίδας είναι ότι παρέχει ένα οπτικά ευχάριστο σχεδιαστικό στοιχείο στη σελίδα, η οποία αλλιώς θα περιείχε μόνο κομμάτια μαύρου κειμένου. Η κεφαλίδα προσφέρει την ευκαιρία χρήσης χρώματος, φωτογραφίας του εαυτού σας και εικαστικών στοιχείων που δίνουν πιο ενδιαφέρουσα εμφάνιση στην επιστολή.

Στόχος της κεφαλίδας της συνοδευτικής επιστολής: Να ξεχωρίσετε από τους πολυάριθμους άλλους υποψηφίους για τη θέση του λογιστή χάρη σε μια κεφαλίδα που διαφέρει και πληροφορεί τους υπευθύνους εύρεσης προσωπικού πώς να επικοινωνήσουν μαζί σας.

Εναρμονίστε τα στιλ των εγγράφων

Το βιογραφικό και η συνοδευτική επιστολή σας πρέπει να έχουν κοινό στιλ: να χρησιμοποιούν τις ίδιες γραμματοσειρές, τα ίδια μεγέθη γραμματοσειράς και την ίδια μορφοποίηση. Πρέπει να γίνεται αμέσως εμφανές ότι τα δύο έγγραφα ανήκουν στην ίδια αίτηση.

Αν τα στιλ της κεφαλίδας και του κειμένου είναι εντελώς διαφορετικά ανάμεσα στο βιογραφικό και τη συνοδευτική επιστολή, θα φανεί σαν να μην μπορείτε να κατασταλάξετε σε ένα εικαστικό ύφος ή ότι δεν το θεωρείτε σημαντικό. Ίσως, πάλι, φανεί σαν να χρησιμοποιείτε ένα παλιό βιογραφικό το οποίο στέλνετε σε όλους τους εργοδότες και απλώς προσθέσατε μια επιστολή την οποία γράψατε με τη γραμματοσειρά που σας αρέσει αυτόν τον καιρό. 

Από την άλλη, αν εφαρμόσετε το ίδιο ευχάριστο στιλ και σχέδιο στα δύο έγγραφα, θα επιδείξετε προσοχή στη λεπτομέρεια και συνέπεια –αμφότερα σημάδια σχολαστικότητας, η οποία τόσο εκτιμάται σε έναν λογιστή.

Χαιρετισμός συνοδευτικής επιστολής

Η φράση «Αγαπητέ κ. Τάδε» είναι η πιο απλή και αξιόπιστη προσφώνηση, γνωστή και ως χαιρετισμός. Είναι μια σίγουρη επιλογή –εκτός και αν γράψετε λάθος το όνομα!

Ωστόσο, η εποχή του ιμέιλ έχει αλλάξει πολλές από τις συμβάσεις που κάποτε θεωρούνταν απαραβίαστες. Πολλά ιμέιλ ανοίγουν με ένα «Γεια» ή «Χαίρετε» –ή «Καλημέρα», «Καλησπέρα» κ.λπ. Μελετήστε την εταιρεία στην οποία στοχεύετε, για να κατανοήσετε το κατάλληλο επίπεδο τυπικότητας, ανάλογα με την εικόνα την οποία δείχνει και τη θέση την οποία επιθυμείτε. Προσοχή, όμως, να μη μεταχειριστείτε υπερβολική οικειότητα, διότι η επιστολή απευθύνεται σε άγνωστο άτομο που έχει τη δύναμη να σας προσφέρει δουλειά. 

Προσπαθήστε να απευθύνετε την επιστολή σε συγκεκριμένο πρόσωπο.

Με λίγες εξαιρέσεις, είναι σχεδόν πάντα καλύτερο να απευθύνετε μια συνοδευτική επιστολή σε ορισμένο άτομο, προσφωνώντας το ονομαστικά. Υπάρχουν διάφοροι λόγοι για αυτό:

• Δείχνει ότι δεν πρόκειται για την ίδια, γενική επιστολή που έχετε στείλει σε άλλες 50 εταιρείες.
• Δείχνει ότι έχετε κάνει έρευνα και μάθατε ποιος είναι ο υπεύθυνος προσλήψεων.
• Εγκαινιάζει μια προσωπική σύνδεση ανάμεσα σε εσάς και τον παραλήπτη.
• Σε όλους αρέσει να διαβάζουν το όνομά τους.
• Μια επιστολή απευθυνόμενη σε ένα άτομο προσωπικά είναι πιο πιθανό να λάβει απάντηση.

Οι αγγελίες εργασίας συχνά δεν αναφέρουν το όνομα του υπευθύνου προσλήψεων. Αλλά ίσως αξίζει τον κόπο να τηλεφωνήσετε στην εταιρεία και να ρωτήσετε πώς ονομάζεται το άτομο αυτό.

Παρά ταύτα, ορισμένοι υπεύθυνοι προσλήψεων προτιμούν να παραμείνουν ανώνυμοι. Συνεπώς, ίσως σας πουν ότι δεν χρειάζεται να αναφέρετε όνομα. Σε αυτήν την περίπτωση, σεβαστείτε την επιθυμία της εταιρείας και διατυπώστε διαφορετικά τον χαιρετισμό –«Αγαπητό τμήμα προσωπικού», «Χαίρετε, ομάδα τάδε» κ.λπ.

Στόχος του χαιρετισμού της συνοδευτικής επιστολής: Να ξεκινήσετε προσφωνώντας τον υπεύθυνο εύρεσης προσωπικού με τρόπο φιλικό και επαγγελματικό.

Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής

Έτοιμοι, λάβατε θέσεις, φύγαμε! Η πρώτη παράγραφος της επιστολής πρέπει να περιέχει μία ή δύο προτάσεις που να τραβούν την προσοχή, να προσδιορίζουν ποια θέση εργασίας αφορά και να δίνουν μια σύντομη πρόγευση του λόγου για τον οποίο αξίζει να σας επιλέξουν. Η εισαγωγή θεωρείται εύλογα ως η πιο σημαντική παράγραφος της επιστολής, διότι είναι πρώτη στη σειρά. Όλοι γνωρίζουμε πως έχουμε μόνο μία ευκαιρία να κάνουμε καλή πρώτη εντύπωση. Οτιδήποτε αρνητικό στην εισαγωγή –ένα ορθογραφικό λάθος, μια αδέξια διατύπωση ή ακατάλληλο ύφος– θα κάνει κακή αίσθηση στον αναγνώστη ευθύς εξαρχής. 

Η εισαγωγή πρέπει να είναι γραμμένη με ζωντανή και ενεργητική μα επαγγελματική γλώσσα, η οποία να θέτει τον τόνο για ό,τι ακολουθεί. Δεν πρέπει να είναι ανιαρή ή άχρωμη ούτε όμως να περνά στην υπέρμετρη οικειότητα ή στην αλαζονεία. Η τέλεια εισαγωγή θα κάνει τον αναγνώστη να θέλει να διαβάσει τη συνέχεια. 

Υπάρχει ένας κανόνας για τις δημόσιες ομιλίες που ισχύει και στη γραφή: «Πρώτα λέτε τι θα τους πείτε, μετά λέτε αυτό που τους λέτε, μετά λέτε αυτό που τους είπατε». Η εισαγωγή είναι το σημείο όπου «λέτε τι θα τους πείτε».

Στόχος της εισαγωγής της συνοδευτικής επιστολής: Να επικαλεστείτε τις ιδιαίτερες ανάγκες πρόσληψης ενός εργοδότη, δίνοντας έμφαση στην αξία που θα προσφέρατε ως λογιστής.

Μεσαίο τμήμα συνοδευτικής επιστολής (κορμός)

Αυτό είναι το σημείο όπου «λέτε αυτό που τους λέτε». 

Ο κορμός της συνοδευτικής επιστολής είναι η βασική επιχειρηματολογία σας. Πρέπει να αποτελείται από δύο-τρεις παραγράφους που εστιάζουν στο εργασιακό ιστορικό σας, στα επιτεύγματά σας στον χώρο εργασίας, σε πιστοποιήσεις που ίσως κατέχετε, καθώς και στις δεξιότητες και στα ενδιαφέροντα χάρη στα οποία υπερέχετε στη δουλειά σας. Καθώς αφηγείστε το εργασιακό ιστορικό σας, τονίστε συγκεκριμένα εργασιακά επιτεύγματα. Γράψτε με όσο μεγαλύτερη ακρίβεια γίνεται: με στοιχεία, αριθμούς και γεγονότα, χρησιμοποιώντας δυνατά ρήματα δράσης που φανερώνουν ανάγλυφα τις επιτυχίες σας.

Στην τελευταία παράγραφο του κορμού της επιστολής, μπορείτε να αφήσετε την αναδρομή στο παρελθόν και να αναφέρετε τις συνολικές δεξιότητες και άλλα προσόντα που καθιστούν την υποψηφιότητά σας ιδανική για τη θέση εργασίας. Μπορείτε επίσης να γράψετε πώς η συνεισφορά σας θα βοηθήσει συγκεκριμένα την εταιρεία στην οποία απευθύνεστε. Πάντα να θυμάστε ότι ο σκοπός μιας συνοδευτικής επιστολής δεν είναι να περιγράψετε γιατί αξίζετε μια θέση εργασίας, αλλά να πείσετε τον αναγνώστη ότι μπορείτε να τον βοηθήσετε να λύσει τα προβλήματά του και να κάνει την εταιρεία του ισχυρότερη.

Στόχος του κορμού της συνοδευτικής επιστολής: Να εμπνεύσετε στον υπεύθυνο εύρεσης προσωπικού σιγουριά στις ικανότητές σας στη λογιστική.

Πώς να κλείσετε μια συνοδευτική επιστολή λογιστή (συμπέρασμα και κλείσιμο)

Αυτό είναι το σημείο όπου «λέτε αυτό που τους είπατε». Η τελευταία παράγραφος πρέπει να συνοψίζει με συντομία την εισαγωγή και τον κορμό της επιστολής και να παροτρύνει σε δράση. 

Για παράδειγμα: «Θα σας πείραζε να σας τηλεφωνούσα την επόμενη εβδομάδα για να συζητήσουμε την πιθανότητα προγραμματισμού μιας συνέντευξης;».

Μια τέτοια ερώτηση ίσως κάνει τον παραλήπτη να σκεφτεί: «Αυτό το άτομο θέλει πολύ μια απάντηση». Αυτό ακριβώς επιδιώκετε να επιτύχετε. Το τελευταίο που θα θέλατε είναι να αφήσει κατά μέρος την επιστολή σας ο υπεύθυνος προσλήψεων χωρίς να κάνει τίποτε. 

Το παραδοσιακό κλείσιμο σε κάθε είδους επαγγελματική αλληλογραφία, μεταξύ των οποίων οι συνοδευτικές επιστολές, είναι ένα απλό «Με εκτίμηση» που ακολουθείται από το όνομα του αποστολέα. Δεν χρειάζεται να υπογράψετε με το χέρι, εκτός αν στέλνετε τη συνοδευτική επιστολή εκτυπωμένη.

Στόχος του κλεισίματος της συνοδευτικής επιστολής: Να ολοκληρώσετε παρακινώντας σε δράση, ιδανικά προγραμματισμό συνέντευξης.

Η ψυχολογία της πειστικής γραφής: απολογισμός των δεξιοτήτων σας

Μερικά είδη γραφής αποσκοπούν στην πληροφόρηση, άλλα στην ψυχαγώγηση, ενώ η συνοδευτική επιστολή αποσκοπεί στην πειθώ. Προσπαθείτε να πείσετε τον αναγνώστη να κάνει κάτι διαφορετικό ως αποτέλεσμα της ανάγνωσης της επιστολής σας –γι’ αυτό ίσως χρειαστείτε μια μικρή βοήθεια από την ψυχολογία. Οι ψυχολόγοι λένε ότι ο ανθρώπινος εγκέφαλος λειτουργεί και συναισθηματικά και ορθολογικά. Η συναισθηματική αντίδραση συνήθως επέρχεται πιο γρήγορα και πιο αυτόματα, αλλά είναι ισχυρή διότι μας αγγίζει προσωπικά. Η ορθολογική αντίδραση είναι πιο αργή, πιο εσκεμμένη και πιο αναλυτική –αυτήν ακριβώς την αντίδραση χρειάζεστε από το άτομο που θα αποφασίσει αν θα σας καλέσει σε συνέντευξη.

Σύμφωνα με μελέτες, μια συναισθηματική απόκριση μπορεί να μας κάνει πιο δεκτικούς σε μια ορθολογική απόκριση, επιτυγχάνοντας άριστο συνδυασμό των δύο. 

Ορίστε ένα παράδειγμα κειμένου συνοδευτικής επιστολής που επικαλείται περισσότερο την καρδιά παρά το μυαλό:

«Ανήκω στους ανθρώπους που ενθουσιάζονται με τους αριθμούς. Μου αρέσει πολύ να οργανώνω και να αναλύω περίπλοκες πληροφορίες και να παράγω ακριβείς εκθέσεις με πρακτική αξία, ενώ απεχθάνομαι έστω και την ιδέα να διαπράξω λάθος».

Ίσως ακούγεται υπερβολικά προσωπικό να πείτε σε έναν πιθανό εργοδότη πώς νιώθετε για τη δουλειά σας, μα όλη η ουσία μιας συνοδευτικής επιστολής είναι να επικοινωνήσετε προσωπικά. Δείχνει στον παραλήπτη την ανθρώπινη πλευρά σας και αυξάνει την πιθανότητα να δώσει προσοχή όταν αναφέρετε πιο ορθολογικά πράγματα, όπως στοιχεία, αριθμούς και γεγονότα.

Τόνος φωνής

Μελετήστε τον στόχο σας, κοιτάζοντας τι γράφει στην αγγελία εργασίας, στον ιστότοπο και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, για να δείτε σε τι είδους γλώσσα απευθύνεται στους πελάτες. Έπειτα, μεταχειριστείτε έναν παρόμοιο τόνο –όχι μιμητικά αλλά με τον ίδιο βαθμό τυπικότητας ή οικειότητας.

Επίσης, αναλογιστείτε τη θέση σας σε σχέση με την εταιρεία. Είστε φοιτητής που κάνει αίτηση για πρακτική ή αναζητάτε ανώτερη θέση λογιστή σε μια μεγάλη εταιρεία; Βρείτε τον κατάλληλο τόνο σε σχέση με την ιδιότητά σας και τον παραλήπτη της επιστολής.

Η σιγουριά είναι καλή πάντα, αλλά η υπέρμετρη σιγουριά ποτέ. Προσπαθήστε να μπείτε στη θέση του ατόμου στο οποίο απευθύνεστε και προσπαθήστε να φανταστείτε τι θα σκεφτόταν για το ύφος γραφής σας.

Κοινά λάθη σε μια συνοδευτική επιστολή λογιστή και πώς να τα αποφύγετε

Μερικά κοινά λάθη που γίνονται κατά τη σύνταξη μιας συνοδευτικής επιστολής είναι τα εξής:

1. Γενικές επιστολές φτιαγμένες με αντιγραφή και επικόλληση, που θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν σε κάθε περίπτωση. Χρειάζεται να δείξετε ότι έχετε ψάξει την εταιρεία στην οποία απευθύνεστε και ότι η επιχειρηματολογία σας αφορά ειδικά σε αυτήν.
2. Αβλεψίες ή άλλα λάθη, ορθογραφίας, γραμματικής ή στίξης. Επειδή ένα από τα σημαντικότερα προσόντα ενός λογιστή είναι η ακρίβεια, τα λάθη στη συνοδευτική επιστολή σας θα κάνουν αλγεινή εντύπωση. Δεν μπορείτε σε καμία περίπτωση να κάνετε απρόσεκτα σφάλματα. Αν δεν τα καταφέρνετε τόσο καλά στο γράψιμο, ζητήστε από έναν επαγγελματία επιμελητή ή διορθωτή να ελέγξει την επιστολή σας.
3. Υπερβολικές, πομπώδεις επιστολές γεμάτες μαρκετίστικες ατάκες και κλισέ. Μήπως γράψατε ότι είστε «ομαδικός παίκτης» ή «λάτρης των προκλήσεων»; Αυτού του είδους οι φράσεις ήταν διαδεδομένες στις συνοδευτικές επιστολές το 1985 και από τότε έχουν επαναληφθεί κατά κόρον. Χρησιμοποιήστε γλώσσα χτυπητή και πρωτότυπη, όχι κοινή και τετριμμένη.
4. Σφάλματα μορφοποίησης στη σχεδίαση, τη γραμματοσειρά ή τον τύπο αρχείου. Το χειρότερο λάθος που θα μπορούσατε να κάνετε σε μια συνοδευτική επιστολή είναι να τη στείλετε σε μορφή αρχείου την οποία δεν μπορεί να ανοίξει ο παραλήπτης. Ή να ανοίγει σε διαφορετική εφαρμογή, που κάνει το κείμενο να εμφανίζεται σε εντελώς διαφορετική θέση ή κάνει τμήματά του αδύνατον να διαβαστούν. Για να αποφύγετε αυτό το σφάλμα, διαβάστε παρακάτω.

Χρησιμοποιήστε ένα επαγγελματικό πρότυπο συνοδευτικής επιστολής

Ο καλύτερος τρόπος για να αποφύγετε πιθανώς καταστροφικά τεχνικά ελαττώματα είναι να χρησιμοποιήσετε ένα επαγγελματικό πρότυπο συνοδευτικής επιστολής. Στο CVapp.gr, παρέχουμε δεκάδες πρότυπα βιογραφικών και συνοδευτικών επιστολών, με εφαρμογή δημιουργίας που σας καθοδηγεί βήμα προς βήμα. 

Το αποτέλεσμα είναι ένα δοκιμασμένο PDF με ελκυστική εμφάνιση και κατάλληλες γραμματοσειρές. Το πλεονέκτημα ενός PDF είναι ότι ανοίγει παντού και ότι διατηρεί τη μορφοποίηση, ώστε η επιστολή να φαίνεται στην οθόνη του παραλήπτη ακριβώς όπως στη δική σας.