Ίσως είναι η σημαντικότερη επιστολή που θα γράψετε ποτέ. Μια προσεκτικά συντεταγμένη συνοδευτική επιστολή μπορεί να οδηγήσει σε ισόβια επαγγελματική ικανοποίηση, να σας εξασφαλίσει εισόδημα για την αγορά σπιτιού, την ανατροφή και τις σπουδές των παιδιών σας. Δεν χωρά, λοιπόν, αμφιβολία ότι η μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής είναι σημαντική.
Γνωρίζετε το πεδίο σας, γνωρίζετε τις δεξιότητές σας και γνωρίζετε για ποιους θέλετε να εργαστείτε. Απομένει μόνο να γράψετε όλα αυτά σε μια μονοσέλιδη επιστολή. Κάθε ταξίδι προς μια ονειρεμένη δουλειά ξεκινά με ένα μοναδικό βιογραφικό και μια άριστη συνοδευτική επιστολή.
Είτε, όμως, είστε πυρηνικός φυσικός είτε είστε οδηγός τρένου, μπορεί να κολλήσετε έχοντας μπροστά σας μια κενή σελίδα και μια φαινομενικά απλή εργασία. Η εργασία όντως είναι απλή, αλλά όχι απαραίτητα εύκολη.
Στην ουσία, βρίσκεται στον κολοφώνα της πειστικής γραφής: μια μονοσέλιδη επιστολή τόσο ακαταμάχητη που θα εξασφαλίσει στον συντάκτη της μια νέα θέση εργασίας. Είναι το είδος επιστολής που μπορεί να αλλάξει τη ζωή σας. Ποια, λοιπόν, είναι τα μυστικά επιτυχίας αυτού του απαραίτητου τμήματος μιας αίτησης εργασίας; Ποια είναι η κατάλληλη μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής; Πώς να ξεκινήσετε και πώς να ολοκληρώσετε μια συνοδευτική επιστολή; Τι αναζητούν οι εργοδότες σε μια συνοδευτική επιστολή;
Παρακάτω απαριθμούμε τις 10 κορυφαίες συμβουλές μας για τη μορφοποίηση, τη σύνταξη και τη σχεδίαση μιας συνοδευτικής επιστολής.
1. Ξεκινήστε με μια καλοσχεδιασμένη κεφαλίδα συνοδευτικής επιστολής.
Η καλή διάταξη μιας συνοδευτικής επιστολής αρχίζει με την κεφαλίδα, που είναι το ηλεκτρονικό αντίστοιχο της κεφαλίδας των επιστολόχαρτων. Αυτός ο χώρος στο πάνω μέρος της σελίδας περιέχει το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ιμέιλ σας. (Ενίοτε παραλείπεται η ταχυδρομική διεύθυνση, ενώ ορισμένοι προσθέτουν τη διεύθυνση του προφίλ τους στο LinkedIn ή άλλες πλατφόρμες).
Ο πρωτεύων στόχος της κεφαλίδας είναι να μεταφέρει τα σημαντικά στοιχεία επικοινωνίας σας, ώστε να μπορεί να σας βρει ο δυνητικός εργοδότης.
Ο δευτερεύων στόχος της κεφαλίδας, όμως, είναι επίσης σημαντικός: να προσφέρει ένα ελκυστικό εικαστικό στοιχείο στο πάνω μέρος της σελίδας. Κάτω από την κεφαλίδα υπάρχει μόνο μαύρο κείμενο σε λευκό φόντο, το οποίο μπορεί να είναι ενδιαφέρον στην ανάγνωση αλλά δυστυχώς όχι ενδιαφέρον στη θέαση.
Η κεφαλίδα είναι τόσο σημαντική διότι είναι το μόνο σημείο της σελίδας όπου έχετε σχεδιαστικές επιλογές. Μπορείτε να βάλετε χρώμα, να κάνετε δημιουργική χρήση της τυπογραφίας και να μεταχειριστείτε άλλα μέσα, για να προσθέσετε οπτικό ενδιαφέρον στη σελίδα. Αυτό δεν σημαίνει να την κάνετε παρδαλή ή κραυγαλέα αλλά ευχάριστη στο μάτι.
Μπορείτε να κοιτάξετε τα παραδείγματα συνοδευτικής επιστολής στη συλλογή του CVapp.gr, για να δείτε καλές σχεδιαστικές επιλογές για την κεφαλίδα.
2. Προσφωνήστε τον υπεύθυνο προσλήψεων με έναν κατάλληλο χαιρετισμό συνοδευτικής επιστολής.
Τον παλιό καιρό δεν πείραζε αν γράφατε «Προς κάθε ενδιαφερόμενο» ή «Αγαπητέ κύριε ή κυρία» ή ακόμη και «Κύριοι» στον χαιρετισμό μιας συνοδευτικής επιστολής. Αυτές οι μέρες, όμως, έχουν περάσει ανεπιστρεπτί.
Πάντα να προσπαθείτε να απευθύνετε την επιστολή σε ορισμένο πρόσωπο. Αν η αγγελία εργασίας δεν αναφέρει το όνομα του υπευθύνου προσλήψεων, ερευνήστε το και τηλεφωνήστε στην εταιρεία, αν χρειάζεται, για να μάθετε ποιος λαμβάνει τις αποφάσεις για τη θέση εργασίας που σας ενδιαφέρει. (Σε κάθε περίπτωση, φροντίστε να γράψετε σωστά το όνομα του παραλήπτη και να μάθετε αν είναι κύριος ή κυρία).
Οι ψυχολόγοι έχουν διαπιστώσει ότι οι άνθρωποι χαίρονται όταν βλέπουν το όνομά τους γραμμένο και ότι τους κάνει να δίνουν μεγαλύτερη προσοχή. Επίσης, μια επιστολή που απευθύνεται σε ορισμένο πρόσωπο είναι πιθανότερο να λάβει απάντηση, σε σύγκριση με μια επιστολή που απευθύνεται σε ένα τμήμα εταιρείας. Κάποιες φορές ίσως διαπιστώσετε ότι το όνομα του υπευθύνου προσλήψεων ή του υπευθύνου εύρεσης προσωπικού δεν αποκαλύπτεται σκόπιμα. Αν συμβεί αυτό, ίσως χρειαστείτε μια γενικότερη φράση, όπως «Αγαπητέ υπεύθυνε προσλήψεων» ή «Αγαπητή ομάδα προσλήψεων της εταιρείας [όνομα εταιρείας]».
3. Γράψτε μια ακαταμάχητη εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής.
Η πρώτη παράγραφος της συνοδευτικής επιστολής χρειάζεται μια δήλωση που θα προπαρασκευάσει την επιχειρηματολογία σας. Βρείτε έναν τρόπο να συστηθείτε, να κατονομάσετε ποια θέση εργασίας σάς ενδιαφέρει και να προϊδεάσετε για τους λόγους που συνηγορούν υπέρ της καταλληλότητάς σας για αυτήν. Η εισαγωγή της συνοδευτικής επιστολής πρέπει να θέτει τον σωστό τόνο εξαρχής: φιλικός, ενθουσιώδης, σίγουρος, ικανός, μα ποτέ υπεροπτικός ή υπερφίαλος. Η εισαγωγή πρέπει να συναρπάζει την προσοχή του αναγνώστη, αλλά για τους κατάλληλους λόγους.
Πάνω από όλα, το άνοιγμα πρέπει να κάνει θετική πρώτη εντύπωση και να παρακινεί τον αναγνώστη να συνεχίσει να διαβάζει.
4. Παραθέστε τα επιχειρήματά σας στον κορμό της συνοδευτικής επιστολής.
Στον κορμό της συνοδευτικής επιστολής πρέπει να παρουσιάσετε πειστικά επιχειρήματα υπέρ του ότι είστε το κατάλληλο άτομο για τη θέση. Ίσως χρειαστεί να καυχηθείτε λίγο, μα δεν πειράζει: αν δεν στηρίξετε εσείς την υποψηφιότητά σας για τη δουλειά, δεν θα το κάνει κανείς άλλος.
Γράψτε για την εργασιακή πείρα σας και για συγκεκριμένα επιτεύγματα στις προηγούμενες θέσεις εργασίας σας. Όπου είναι δυνατόν, παραθέστε στοιχεία (αριθμούς, χρηματικά ποσά, ποσοστά), για να ποσοτικοποιήσετε τα επιτεύγματα και το εργασιακό ιστορικό σας. Επίσης, γράψτε πράγματα που δεν μπορείτε να γράψετε στο βιογραφικό, π.χ. αφηγηθείτε μια ιστορία για ένα πρόβλημα που αντιμετωπίσατε και για το πώς το υπερβήκατε.
Μια συχνή ερώτηση είναι: «Μπορώ να χρησιμοποιήσω λίστα με κουκκίδες σε μια συνοδευτική επιστολή;». Η σύντομη απάντηση είναι: «Ναι». Η εκτενέστερη απάντηση είναι: «Χρησιμοποιήστε τες με φειδώ και σκεφτείτε αν προάγουν την καλαισθησία και την ευκολία ανάγνωσης της συνοδευτικής επιστολής». Αποφύγετε να μετατρέψετε τη συνοδευτική επιστολή σε δεύτερο βιογραφικό.
Ο κορμός της επιστολής μπορεί επίσης να αναφέρει την εκπαίδευση, τις πιστοποιήσεις και τις σχετικές δεξιότητές σας. Ίσως επίσης επιλέξετε να αναφερθείτε στις φιλοδοξίες σας για το μέλλον, ιδίως σε σχέση με τη θέση εργασίας για την οποία κάνετε αίτηση. Φροντίστε να μελετήσετε προσεκτικά την περιγραφή της θέσης εργασίας και να δείξετε ότι πληρούτε τις απαιτήσεις της. (Προφανώς, χρειάζεται να γράψετε αλήθειες, διότι το ψέμα σε μια αίτηση εργασίας θα στραφεί εναντίον σας στο τέλος).
Ο τόνος της γραφής είναι επίσης σημαντικός. Για να ανταποκριθείτε στο επίπεδο γλώσσας και τυπικότητας, κοιτάξτε τον ιστότοπο του ενδεχόμενου εργοδότη, τα προφίλ του στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και όποιο άλλο υλικό μπορείτε να βρείτε.
5. Ολοκληρώστε τη συνοδευτική επιστολή με πρόσκληση σε δράση.
Η καταληκτική παράγραφος μπορεί να ανακεφαλαιώνει, να ευχαριστεί ή να αναφέρει κάτι σημαντικό για πρώτη φορά. Το συμπέρασμα, όμως, πρέπει να περιλαμβάνει και πρόσκληση σε δράση, εκφράζοντας την ελπίδα να προσκληθείτε σε συνέντευξη ή απλώς σε μια τηλεφωνική συνδιάλεξη. Ίσως, ακόμη, θελήσετε να πείτε ότι μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας ανά πάσα στιγμή στα στοιχεία που παραθέτετε.
Καταστήστε σαφές ότι ενδιαφέρεστε σοβαρά για τη θέση εργασίας και ότι προσβλέπετε σε περαιτέρω επικοινωνία.
Κλείστε με μια κατάλληλη αποφώνηση, όπως «Με εκτίμηση», «Με σεβασμό» ή «Μετά τιμής». Από κάτω γράψτε το όνομά σας ή υπογράψτε, αν πρόκειται να ταχυδρομήσετε την επιστολή ή να την παραδώσετε ιδιοχείρως.
Φροντίστε να ελέγξετε το κείμενο προσεκτικά για λάθη ή –ιδανικά– να το δώσετε σε έναν καλό επιμελητή. Τα δακτυλογραφικά σφάλματα ή τα γλωσσικά λάθη είναι από τους κορυφαίους λόγους για τους οποίους απορρίπτονται συνοδευτικές επιστολές και βιογραφικά.
Ορίστε ένα παράδειγμα κατακλείδας συνοδευτικής επιστολής:
6. Επιλέξτε πριν από καθετί μια κατάλληλη γραμματοσειρά.
Οι καλές επιλογές μορφοποίησης μιας συνοδευτικής επιστολής ξεκινούν με μια καλή γραμματοσειρά. Χρησιμοποιήστε μια σύγχρονη, ελκυστική, ευανάγνωστη γραμματοσειρά για τη συνοδευτική επιστολή· όχι πολύ φανταχτερή ή παράξενη, να μην κλέβει την παράσταση. Θέλετε να διαβάσουν το κείμενό σας, όχι να περιεργάζονται την ασυνήθιστη γραμματοσειρά. Αφιερώστε λίγο χρόνο για να διαβάσετε το άρθρο μας με τίτλο «Ποιες είναι οι καλύτερες γραμματοσειρές για συνοδευτικές επιστολές;».
Επιλέξτε μέγεθος γραμματοσειράς από 10 έως 12 στιγμές. Αν είναι μικρότερη, θα είναι δυσανάγνωστη· αν είναι μεγαλύτερη, θα θυμίζει παιδικό βιβλίο.
Επιλέξτε στοίχιση αριστερά, όχι πλήρη στοίχιση, για να μην προκύψουν ανισομεγέθη κενά ανάμεσα στις λέξεις. Επίσης, η πλήρης στοίχιση κάνει τη σελίδα να φαίνεται πιο φορτωμένη, διότι περιέχει συμπαγή κουτιά μαύρου κειμένου.
7. Γράψτε σύντομες παραγράφους.
Γράψτε σύντομες παραγράφους και προσθέστε κενό ανάμεσά τους, χωρίς εσοχή στην πρώτη γραμμή.
Δεν πειράζει να στείλετε μια επαγγελματική επιστολή χωρίς κενά ανάμεσα στις παραγράφους αλλά με εσοχή στην πρώτη γραμμή κάθε παραγράφου. Απλώς στις μέρες μας αυτό το στιλ παρατηρείται κυρίως στα βιβλία, όχι στις επιστολές.
Επίσης, οι παράγραφοι πρέπει να είναι σχετικά μικρές και να έχουν παρόμοιο μέγεθος. Αν λαμβάνατε μια μονοσέλιδη επιστολή με 400 λέξεις, όλες σε μία παράγραφο, θα είχατε όρεξη να τη διαβάσετε; Τα μάτια χρειάζονται διαλείμματα, και το μυαλό επίσης. Γι’ αυτό επινοήθηκαν οι παράγραφοι.
8. Αφήστε περιθώριο 2,5 εκατοστών.
Αφήστε περιθώριο 2,5 εκατοστών πάνω, κάτω, αριστερά και δεξιά.
Οι ειδικοί της τυπογραφίας και της γραφιστικής συμφωνούν ότι ο κενός χώρος κάνει καλό. Κάθε σχέδιο χρειάζεται να ενσωματώνει αρνητικό –δηλαδή κενό– χώρο.
Οι σχεδιαστές επίσης συνιστούν να αποφεύγεται ο «παγιδευμένος κενός χώρος», δηλαδή τα κενά στο κέντρο ενός σχεδίου. Γι’ αυτό, ο κενός χώρος πρέπει να βρίσκεται εξωτερικά, προσφέροντας ένα νοητό πλαίσιο το οποίο επιτρέπει στο κεντρικό στοιχείο να κυριαρχήσει.
Αυτός είναι ο λόγος ύπαρξης περιθωρίου: είναι μια λευκή κορνίζα γύρω από το περιεχόμενο, που το αναδεικνύει.
9. Μην υπερβείτε τη μία σελίδα.
Το ότι μια συνοδευτική επιστολή δεν πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα μπορείτε να το θεωρήσετε κανόνα απαράβατο. Ωστόσο, το πρώτο κείμενο συνήθως βγαίνει πολύ μεγάλο.
Ίσως μπείτε στον πειρασμό να μειώσετε το μέγεθος της γραμματοσειράς, να μειώσετε τα περιθώρια ή άλλα κενά. Αντισταθείτε, όμως, στην επιθυμία να χαλάσετε την εμφάνιση χάριν της πολυλογίας. Εξαλείψτε την περιττολογία προτού καταφύγετε σε μέτρα που θα κάνουν το κείμενο υπέρμετρα πυκνό και δυσανάγνωστο.
10. Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο συνοδευτικής επιστολής σχεδιασμένο από επαγγελματία.
Για να παρακάμψετε τις κακοτοπιές της μορφοποίησης μιας συνοδευτικής επιστολής, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο σχεδιασμένο από επαγγελματία.
Ένα πρότυπο συνοδευτικής επιστολής είναι ένα προσχεδιασμένο πλαίσιο που έχει ήδη μια ελκυστική κεφαλίδα, καλές τυπογραφικές επιλογές και επαρκή κενό χώρο. Χρειάζεται μόνο να αντικαταστήσετε το υπάρχον κείμενο με το δικό σας.
