Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή: Οι οδηγίες των ειδικών [2023]

Όταν αναζητάμε εργασία και σκεφτόμαστε πώς να γράψουμε μια συνοδευτική επιστολή, συχνά μας πιάνει κρύος ιδρώτας. Η σύνταξη μιας συνοδευτικής επιστολής για μια θέση εργασίας διαφέρει από εκείνη του βιογραφικού. Πρέπει να αντανακλά στοιχεία της προσωπικότητάς σας και να αποτελεί αφετηρία για μελλοντικές συζητήσεις. 

Σε αυτόν τον οδηγό, θα σας δείξουμε με ποια τεχνάσματα και στρατηγικές μπορείτε να γράψετε μια καλή συνοδευτική επιστολή για μια θέση εργασίας, χάρη στην οποία οι υπεύθυνοι προσλήψεων και εύρεσης προσωπικού θα θελήσουν να σας προσκαλέσουν σε συνέντευξη. Είτε γράφετε συνοδευτική επιστολή για την πρώτη σας δουλειά μετά τις σπουδές είτε για μια θέση σε διοικητικό συμβούλιο, θα ερευνήσουμε κάθε πτυχή:

• Η μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής
• Η σπουδαιότητα μιας συνοδευτικής επιστολής
• Η εισαγωγή μιας συνοδευτικής επιστολής
• Ο κορμός μιας συνοδευτικής επιστολής
• Το κλείσιμο μιας συνοδευτικής επιστολής
• Οδηγίες γραφής μιας συνοδευτικής επιστολής χωρίς λάθη

Εξηγήστε για ποιους λόγους να σας επιλέξουν

Για πολλούς εργοδότες, οι συνοδευτικές επιστολές περιέχουν τις νότες της ιδιαιτερότητας και του πάθους τις οποίες αποτυγχάνουν να αποδώσουν τα βιογραφικά, εξαιτίας των περιορισμών στη μορφή τους. Όταν έχετε να συμπληρώσετε μια κενή σελίδα, μπορείτε να γράψετε ό,τι θέλετε. Χωρίς υπερβολές. Οι σπουδαίες συνοδευτικές επιστολές αναλύουν το «γιατί» ενός υποψηφίου. Του επιτρέπουν να μιλήσει απευθείας και ελεύθερα στον υπεύθυνο προσλήψεων. Δεν θα ήταν δύσκολο να εξηγήσει τα κίνητρά του σε μια συνοδευτική επιστολή για θέση υπαλλήλου ιχνηλάτησης επαφών κρουσμάτων, για παράδειγμα. Η Covid-19 επηρέασε τους πάντες.

Η μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής

Παρότι η βασική δομή των περισσότερων συνοδευτικών επιστολών μοιάζει, υπάρχουν αμέτρητες δυνατότητες μικρών παραλλαγών στη μορφοποίηση μιας συνοδευτικής επιστολής. Στο υπόλοιπο του άρθρου, θα ερευνήσουμε σε βάθος τη μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής. Για αρχή, δείτε ως παράδειγμα τη μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής του CVapp.gr, η οποία χωρίζεται σε τέσσερα τμήματα:

• Κεφαλίδα
• Χαιρετισμός
• Εισαγωγή
• Μεσαίες παράγραφοι συνοδευτικής επιστολής (κορμός)
• Συμπέρασμα

 Η σπουδαιότητα μιας συνοδευτικής επιστολής

Μια συνοδευτική επιστολή αντισταθμίζει τις αδυναμίες ενός βιογραφικού, καλύπτοντας κενά, προσθέτοντας πληροφορίες υποβάθρου και δημιουργώντας μια συναισθηματική σύνδεση με τον υπεύθυνο προσλήψεων. Τέλος, βοηθά τον συντάκτη της να ξεχωρίσει στη σημερινή ανταγωνιστική αγορά εργασίας.

Οι συνοδευτικές επιστολές είναι τόσο σημαντικές όσο τα βιογραφικά. Ισχύει.

Μια μελέτη της Jobvite το 2015 συμπέρανε πως μόνο 10% των συνοδευτικών επιστολών διαβάζονται. Αν σκεφτείτε ότι μια συνοδευτική επιστολή διαβάζεται μόνο αν το αντίστοιχο βιογραφικό έχει προκαλέσει το ενδιαφέρον, πόσο χρήσιμο είναι το παραπάνω στοιχείο; 

Ξέρετε πόσες αιτήσεις γίνονται για μια θέση χωρίς να έχει δημοσιευτεί αγγελία και χωρίς ο υποψήφιος να έχει μεγάλη πιθανότητα επιτυχίας; Πολλές, πάρα πολλές. Τώρα, σκεφτείτε ξανά πόσο είναι το 10% των συνοδευτικών επιστολών που διαβάζονται. Ενδιαφέρον.

Η μόνη περίπτωση κατά την οποία δεν ενδείκνυται να στείλετε συνοδευτική επιστολή είναι όταν το ζητά ρητά η περιγραφή μιας θέσης εργασίας. Αν δεν υπάρχει τέτοια οδηγία, ετοιμαστείτε να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή. 

Η εισαγωγή μιας συνοδευτικής επιστολής

Μια συνοδευτική επιστολή ξεκινά με τρία κύρια στοιχεία: κεφαλίδα, χαιρετισμός, εισαγωγή. Καθένα τους έχει τον σκοπό και τη λειτουργία του, όπως θα δούμε παρακάτω, όταν εξηγήσουμε πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή.

Αν κοιτάζετε την οθόνη κι αναρωτιέστε πώς να ξεκινήσετε μια συνοδευτική επιστολή, μην απελπίζεστε: το ίδιο κάνουν και άλλοι πολλοί. Σίγουρα θα υπάρχουν μερικά πιεστικά ερωτήματα στο μυαλό σας για το πώς να ξεκινήσετε:

• Τι βάζω στην κεφαλίδα της συνοδευτικής επιστολής;
• Πώς γράφω τον χαιρετισμό της συνοδευτικής επιστολής;
• Τι να βάλω στην εισαγωγή;
• Τι ύφος να έχει η συνοδευτική επιστολή μου;
• Πώς να την κάνω να ανταποκρίνεται στην περιγραφή της θέσης εργασίας;

Μην αμελήσετε την κεφαλίδα της συνοδευτικής επιστολής

Αν ο εργοδότης σκέφτεται να σας προσκαλέσει σε συνέντευξη, πρέπει να κάνετε τη διαδικασία όσο ευκολότερη γίνεται. Τα συστήματα παρακολούθησης αιτήσεων θέλουν τα στοιχεία επικοινωνίας σας (ονοματεπώνυμο, αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση ιμέιλ, ίσως και προφίλ στο LinkedIn) να βρίσκονται στην κεφαλίδα της συνοδευτικής επιστολής (ή κοντά σε αυτήν, ανάλογα με το σχέδιο της συνοδευτικής επιστολής), ενώ ακόμη και ο κενός χώρος στην κεφαλίδα κάνει τον αναγνώστη να σταθεί λίγο, προτού μαγευτεί από το κείμενο της επιστολής.

Πώς να γράψετε τον χαιρετισμό μιας συνοδευτικής επιστολής

Το έχουμε αναφέρει πολλάκις στους οδηγούς μας για τις συνοδευτικές επιστολές: αν κάνετε σωστά τα βασικά, θα αποφύγετε τους δυσάρεστους περισπασμούς. Είναι απαραίτητο να βρείτε τη σωστή προσφώνηση και το επώνυμο του παραλήπτη (ή το όνομα της ομάδας), για να ξεκινήσετε σωστά.

Οι περισσότερες επιστολές συνιστάται να ξεκινούν με μια φράση όπως «Αγαπητέ κ. Γεωργίου», «Αγαπητό τμήμα προσωπικού» ή «Αγαπητή ομάδα της εταιρείας ΑΒΓ». Από την άλλη, φράσεις όπως «Αγαπητή οικογένεια της εταιρείας ΑΒΓ» ή «Χαίρετε» ίσως να ταίριαζαν καλύτερα σε μια κουλτούρα που προτιμά την οικειότητα παρά την τυπικότητα. Όπως δεν θα εμφανιζόσαστε με κοστούμι κάπου όπου όλοι φοράνε τζιν, ομοίως ο χαιρετισμός καλό είναι να αρμόζει στην κουλτούρα του παραλήπτη.

Πώς να γράψετε την εισαγωγή μιας συνοδευτικής επιστολής

Μετά τον χαιρετισμό, αρχίζετε να μπαίνετε στο κυρίως θέμα. Αξίζει η εισαγωγή της συνοδευτικής επιστολής σας να βρίσκεται στον συναγωνισμό για τη θέση εργασίας; Τραβήξτε την προσοχή του αναγνώστη, αποφύγετε τη φλυαρία και κάνετέ τον να θέλει να διαβάσει περισσότερα. 

Εκπλήξτε τον με ένα σπουδαίο επίτευγμα, παραθέστε ένα μέγεθος που κάνει αίσθηση, αναφέρετε έναν εντυπωσιακό προηγούμενο εργοδότη ή περιγράψτε πώς κερδίσατε ένα βραβείο. Ό,τι κι αν αναφέρετε, φροντίστε να είναι σχετικό με την επιθυμητή θέση εργασίας. Πρέπει να κάνετε τον αναγνώστη να θέλει να διαβάσει περισσότερα. Παρότι η καριέρα σας δεν χωρά σε μία πρόταση, πρέπει να τον ωθήσετε να σας προσκαλέσει σε συνέντευξη.  

Η εισαγωγική παράγραφος μιας συνοδευτικής επιστολής πρέπει να κάνει τον μελλοντικό εργοδότη να θέλει να μάθει περισσότερα. Ό,τι κι αν γράψετε στις λίγες γραμμές της εισαγωγής (πώς συμβάλατε στην επίτευξη ενός στόχου, μια προσωπική ιστορία, πόσο πλούσια πείρα έχετε…), πρέπει να κάνει πάταγο.

1. Ποια είναι η συμβολή σας και πώς έχει αναγνωριστεί;

Έχοντας συμβάλει στη σχεδίαση και την κατασκευή 35+ συσκευών που έχουν χρησιμοποιηθεί από εκατομμύρια ασθενείς την τελευταία δεκαετία, ψηφίστηκα από τον σύλλογο μηχανικών ως ένας από τους πέντε κορυφαίους μηχανολόγους μηχανικούς στον τομέα των ιατρικών συσκευών.

2. Προσθέστε προσωπικές πινελιές, για να εξηγήσετε πώς κάνετε τη διαφορά

Ως άτομο του οποίου η ήπια δυσλεξία παρέμεινε αδιάγνωστη σε όλη την παιδική ηλικία, γνωρίζω πως είναι να παλεύεις σιωπηρά. Κάθε παιδί έχει τα δικά του θέματα, μεγάλα ή μικρά· δική μου δουλειά ως εκπαιδευτικού είναι να αξιοποιήσω τις δεξιότητες και την ενσυναίσθησή μου για να διευκολύνω την πρόοδό του.

Συνοδευτική επιστολή 300 λέξεων

Πώς να γράψετε ένα αρχικό μήνυμα προς έναν υπεύθυνο προσλήψεων (με παραδείγματα)

Ένα μήνυμα προς τον υπεύθυνο προσλήψεων στην αρχή της διαδικασίας πρόσληψης μπορεί να έχει δύο εκβάσεις. Διαβάστε τι πρέπει να κάνετε για να εξασφαλίσετε την πολυπόθητη συνέντευξη.

Ο κορμός μιας συνοδευτικής επιστολής

Αφού γράψετε μια δυνατή εισαγωγή, στο μεσαίο τμήμα της συνοδευτικής επιστολής έχετε την ελευθερία να αναπτύξετε όσες πτυχές της επαγγελματικής πορείας σας νιώθετε πως έχουν μεγαλύτερη σχέση με την επιθυμητή θέση εργασίας.

Βασίστε τις μεσαίες παραγράφους της συνοδευτικής επιστολής στις απαιτήσεις της θέσης. Περιγράψτε πώς η πρόσληψή σας θα έκανε τη διαφορά. Στηρίξτε τους ισχυρισμούς σας με παραδείγματα, αποπνεύστε και εμπνεύστε σιγουριά. 

Οι παράγραφοι αυτές είναι το κυρίως τμήμα της επιστολής σας. Επιλέξτε τα παραδείγματα και τις διατυπώσεις σας με προσοχή. Σε μια συνοδευτική επιστολή για θέση υπαλλήλου ιχνηλάτησης επαφών κρουσμάτων πανδημίας γράψτε για τη δύσκολη περίπτωση στην οποία επιμείνατε μέχρι τέλους, με προσήλωση στη λεπτομέρεια και ακράδαντη πίστη στις ενέργειές σας.

Χρησιμοποιώντας λίστες με κουκκίδες, μπορείτε να αναφέρετε διάφορα επιτεύγματα επιγραμματικά, σε μικρή έκταση. Σε ορισμένες επικεφαλίδες μπορείτε να δοκιμάσετε έντονες γραμματοσειρές, που τραβούν το βλέμμα. Μια σελίδα γεμάτη κείμενο είναι απίστευτα δύσκολο να τη διαβάσει και να την κατανοήσει κανείς.

1. Εξηγήστε τους λόγους για τους οποίους θέλετε τη θέση.

Εξακολουθώ να έχω το ίδιο πάθος: να βοηθώ ενηλίκους που έχουν διαγνωστεί με ψυχικό νόσημα να μεταβούν από τη μακροχρόνια παραμονή σε ψυχιατρικό ίδρυμα στην επανένταξη στην κοινωνία. Ως άτομο του οποίου η μητέρα υπέφερε από ήπια σχιζοφρένεια όλη της της ζωή, ταυτίζομαι με αυτήν την επιδίωξη.  

2. Αναφέρετε ακροθιγώς όσα θέματα θέλετε να συζητήσετε σε μια πιθανή συνέντευξη.

Έχω ταλέντο στην αναγνώριση συνδυασμών γεύσεων (το απέκτησα στους 18 μήνες που ταξίδευα στην Άπω Ανατολή) και ροπή προς την καινοτομία. Θα ήθελα πολύ να σας περιγράψω πώς μαγειρεύω το κορεατικό-μεξικανικό galbi.

3. Γράψτε έχοντας κατά νου τις πραγματικές ανάγκες του εργοδότη.

Εκτός των άλλων καθηκόντων, θέλετε οι ασκούμενοι να αναλύουν τα δημοσιεύματα στον Τύπο, να διαχειρίζονται τις εκστρατείες των πελατών σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και να γράφουν ενδιαφέροντα δελτία Τύπου. Θέλετε να αναλύουν τα δεδομένα με οξυδέρκεια, να μεγιστοποιούν το ακροατήριο στα κοινωνικά δίκτυα με πρακτικό τρόπο και να χειρίζονται τον λόγο δεξιοτεχνικά.

Πώς να γράψετε τα επιτεύγματά σας σε μια συνοδευτική επιστολή

Μια συνοδευτική επιστολή δεν πρέπει να παραθέτει μόνο τις προηγούμενες ευθύνες και τα καθήκοντα. Πρέπει επίσης να εκθέτει τι έχετε πετύχει και πώς. Το πώς θα αναφερθούν τα επιτεύγματα σε μια συνοδευτική επιστολή αποτελεί γρίφο για πολλούς που αναζητούν εργασία. Αξιοποιώντας μερικές καλές συμβουλές και κατάλληλα ρήματα δράσης, πιστεύουμε ακράδαντα ότι θα το καταφέρετε περίφημα.

• Πώς θα αποδείξετε ότι μπορείτε επιτύχετε τους στόχους της μελλοντικής θέσης εργασίας;
• Ποιες ιστορίες θέλετε να αφηγηθείτε λεπτομερέστερα στη συνέντευξη;
• Ποιες υποχρεώσεις είχατε αναλάβει και πώς ωφέλησαν την προηγούμενη εταιρεία σας;
• Τι είδους επιτεύγματα μπορείτε να αποκαλύψετε;
• Πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή με δυνατά ρήματα δράσης.
• Σε τι χρονικό διάστημα και υπό ποιες περιστάσεις πετύχατε όσα πετύχατε;

Σε μια συνοδευτική επιστολή, τα επιτεύγματα συνήθως περιλαμβάνουν 3 τμήματα:

• ρήμα δράσης που δηλώνει δεξιότητα,
• συγκεκριμένη εργασία την οποία επιτέλεσα,
• μετρήσιμο αποτέλεσμα για την εταιρεία.

Επιλέξτε επιμελώς. Περιλάβετε μόνο όσα επιτεύγματα είναι συναφή με την επιθυμητή θέση εργασίας. Σίγουρα θα τα συζητήσετε διεξοδικότερα στη συνέντευξη.

Επιλέξτε τα καλύτερα ρήματα δράσης για τη συνοδευτική επιστολή

Τα καλύτερα επιτεύγματα πάντα ξεκινούν με ένα μοναδικό ρήμα δράσης. Συγκεντρώσαμε 300+ από τα πιο αποτελεσματικά σε 15 κατηγορίες, για να σας βοηθήσουμε να επιλέξετε τα καλύτερα ρήματα δράσης για τη συνοδευτική επιστολή σας.

• Ανεβάστε τα επιτεύγματά σας, χρησιμοποιώντας γλαφυρό λεξιλόγιο.
• Αποφύγετε τις τετριμμένες εκφράσεις και την παθητική φωνή, για να προσδώσετε ζωντάνια στη συνοδευτική επιστολή σας.
• Μεταχειριστείτε ρήματα «καλύτερα» μα παραπλήσια προς εκείνα της περιγραφής της θέσης εργασίας.

Αξιοποιήστε στο μέγιστο τις λίστες με κουκκίδα στη συνοδευτική επιστολή

Οι απαριθμήσεις με κουκκίδες είναι ένα απίστευτα αποτελεσματικό μέσο για κάθε είδους πειστικό κείμενο που αποσκοπεί σε πώληση. Όταν πωλείτε τα επιτεύγματά σας σε έναν πιθανό εργοδότη, γράφοντας μια συνοδευτική επιστολή με όριο χώρου, δεν υπάρχει καλύτερος τρόπος παράθεσης των μετρήσιμων όψεων της αίτησής σας.

Όταν ένας υπεύθυνος προσλήψεων δει κουκκίδες σε μια συνοδευτική επιστολή, περιμένει να διαβάσει εντυπωσιακούς αριθμούς και ποσοστά. Ίσως είναι το τμήμα της επιστολής που εντυπώνεται στον νου του για μεγαλύτερο διάστημα. Δείτε μερικά παραδείγματα:

• Η διαθεσιμότητα στα ράφια ανερχόταν στο 99,2% κατά μέσο όρο, ενώ η συρρίκνωση παρέμενε κάτω από το 0,5% (στόχος 1%).
• Έχω δημιουργήσει ένα βραβευμένο σύστημα τιμολόγησης και παρακολούθησης δραστηριοτήτων μέσω cloud για 800+ προσωρινούς υπαλλήλους.
• Επικεφαλής αναλυτής σε μια εξαγορά εταιρείας φυσικών πόρων μεταξύ ΗΠΑ και Σαουδικής Αραβίας, αξίας 850 εκατ. ευρώ.
• Ετήσια άνοδος των πωλήσεων κατά 120%, με αύξηση πελατείας κατά 50% και +30% ATV.

Αφού διαβάσει τα στοιχεία της λίστας με τις κουκκίδες, ο εργοδότης πρέπει να γνέφει καταφατικά μέσα του και να φαντάζεται όσα θα μπορούσατε να καταφέρετε στην εταιρεία του. Αν ένα στοιχείο δεν είναι συναρπαστικό, δεν έχει θέση στη λίστα.

Το κλείσιμο μιας συνοδευτικής επιστολής

Το συμπέρασμα της συνοδευτικής επιστολής αποτελεί την πρόσκληση σε δράση. Αντί να κλείσετε χλιαρά, είναι απαραίτητο να σκεφτείτε το κλείσιμο μιας συνοδευτικής επιστολής τόσο προσεκτικά όσο την εισαγωγή και τον κορμό της.

• Υπάρχουν διάφορα συναισθήματα τα οποία μπορείτε να εμπνεύσετε στο τέλος.
• Είναι σημαντικό να πετύχετε τον σωστό τόνο, για να αφήσετε τη σωστή αίσθηση.
• Πώς θέλετε να νιώθει ο υπεύθυνος προσλήψεων αμέσως αφού τελειώσει την ανάγνωση της συνοδευτικής επιστολής σας;
• Δεν είναι ντροπή να πείτε ότι ευελπιστείτε να κάνετε συνέντευξη.
• Τι μπορώ να χρησιμοποιήσω αντί για τις φράσεις «Με εκτίμηση» και «Μετά τιμής»;

1. Φροντίστε τα χαρακτηριστικά να ταιριάζουν με τα καθήκοντα της θέσης εργασίας

Είμαι ένθερμος υποστηρικτής της ομαδικής εργασίας, σχολαστικός στην κατάρτιση προγραμμάτων και λάτρης των λεπτομερειών. Απεχθάνομαι έστω και την ιδέα να διαπράξω λάθος.

2. Δώστε μια εικόνα του πώς είναι να συνεργάζεται κανείς μαζί σας

Όταν δημιουργώ ένα πλάνο αποθεραπείας με έναν παίκτη, φροντίζω να είναι πλήρως προσαρμοσμένο στις ανάγκες του. Αυτό δεν μπορεί να γίνει χωρίς να έχεις μια έντονα προσωπική και συμπονετική προσέγγιση, γι’ αυτό και νιώθω μέλος της ευρύτερης ομάδας. Είναι σαν να βρίσκομαι και πάλι στον αγωνιστικό χώρο.

Το μεσαίο τμήμα της συνοδευτικής επιστολής έχει καταθέσει πειστικά επιχειρήματα και η λίστα με κουκκίδες έχει απαριθμήσει αναντίρρητα εντυπωσιακά στοιχεία. Το συμπέρασμα προσφέρει μια ύστατη ευκαιρία να περιγράψετε ορισμένα από τα πιο προσωπικά χαρακτηριστικά σας.