Μόλις λάβατε ιμέιλ από τον υπεύθυνο προσλήψεων για τη θέση εργασίας που σας ενδιαφέρει· γράφει πως διάβασε το βιογραφικό και τη συνοδευτική επιστολή σας και θα ήθελε να κανονίσετε συνέντευξη. Υπέροχα νέα! Πώς, όμως, να απαντήσετε; Τι να γράψετε για να μη χαλάσει η καλή εντύπωση που έχει για εσάς; Τις απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις θα πραγματευτούμε στις ενότητες που ακολουθούν.
Τι είναι το ιμέιλ πρόσκλησης για συνέντευξη;
Προτού απαντήσετε σε μια πρόσκληση για συνέντευξη, πρέπει να γνωρίζετε τι είναι. Πολύ απλά, είναι μια επίσημη επιστολή με την οποία ο εργοδότης εκφράζει την επιθυμία του να συναντηθείτε και να συζητήσετε περαιτέρω για τη θέση εργασίας για την οποία έχετε εκδηλώσει ενδιαφέρον.
Το ύφος της ποικίλλει ανάλογα με τον κλάδο και το είδος της επιχείρησης. Το περιεχόμενο, όμως, πάντα αναφέρει τον χρόνο (ημερομηνία, ώρα) και τον τόπο της συνέντευξης. Ενίοτε, ο υπεύθυνος προσλήψεων ορίζει και μια προθεσμία εντός της οποίας πρέπει να απαντήσετε, για να σας έχει υπόψη του και να μη θεωρήσει ότι δεν ενδιαφέρεστε πια.
Πώς είναι μια πρόσκληση για συνέντευξη;
Αν δεν έχετε λάβει ξανά επίσημη πρόσκληση για συνέντευξη μέσω ιμέιλ, ίσως να μην μπορείτε να φανταστείτε τη μορφή της. Μην ανησυχείτε: θα σας εξηγήσουμε αμέσως. Τα μηνύματα αυτού του είδους μπορεί να είναι είτε σύντομα είτε εκτενή, ανάλογα με το αν ο υπεύθυνος επιλογής προσωπικού επιλέξει να υπεισέλθει σε λεπτομέρειες. Παρακάτω, αναφέρουμε τα συνήθη τμήματα που την απαρτίζουν.
Έκφραση ευχαριστίας ή συγχαρητηρίων
Αρχικά, οφείλουν να σας συγχαρούν, καθώς έχετε ήδη περάσει το πρώτο στάδιο της διαδικασίας πρόσληψης. Επομένως, ο υπεύθυνος προσλήψεων που ασχολήθηκε με την αίτησή σας θα σας ευχαριστεί για αυτή ή θα σας συγχαίρει που περάσατε στην επόμενη φάση. Είναι μια τυπικότητα που όμως εισάγει ευχάριστα το κείμενο και δίνει καλή εικόνα για την εταιρεία.
Θέση και εταιρεία
Έπειτα, ο συντάκτης της επιστολής ίσως αναφέρει τον εργασιακό τίτλο του και την εταιρεία. Σίγουρα, μπορεί να έχετε ήδη καταλάβει για ποιον πρόκειται, κοιτάζοντας τη διεύθυνση αποστολέα. Καλό είναι, όμως, να δηλώνεται ρητά και στον κορμό του μηνύματος, ιδίως αν έχετε απαντήσει σε πολλές αγγελίες, διάφορων εταιρειών, σε σύντομη χρονική αλληλουχία.
Μορφή συνέντευξης
Πριν πάτε στη συνέντευξη, χρειάζεται να γνωρίζετε τι μορφή θα έχει. Δηλαδή, θα διεξαχθεί με διαδικτυακή βιντεοδιάσκεψη ή διά ζώσης, στα γραφεία της εταιρείας; Επίσης, πόσο επίσημη θα είναι και πόσο περίπου θα διαρκέσει; Κατά πάσα πιθανότητα, το ιμέιλ θα αναφέρει όλες αυτές τις πληροφορίες. Αν, πάντως, έχετε απορία, μη διστάσετε να ζητήσετε διευκρίνιση.
Τόπος και χρόνος διεξαγωγής
Αφού ο υπεύθυνος προσλήψεων αναφερθεί στα κύρια σημεία, θα περάσει σε κατατοπιστικές λεπτομέρειες. Οι δύο πιο σημαντικές είναι το πότε θα διεξαχθεί η συνέντευξη και το πού. Αν χρειαστεί να προσέλθετε νωρίτερα (π.χ. για να δώσετε τα στοιχεία σας στη ρεσεψιόν), κι αυτό θα αναφέρεται στο ιμέιλ.
Τελική πρόσκληση σε δράση
Προς το τέλος της πρόσκλησης για συνέντευξη, συνήθως υπάρχει μια πρόσκληση σε δράση. Με απλά λόγια, σας εξηγούν τι χρειάζεται να κάνετε στη συνέχεια. Για παράδειγμα, ίσως ζητούν να απαντήσετε στο ιμέιλ μέχρι ορισμένη ημερομηνία, για να επιβεβαιώσετε ότι σκοπεύετε να παρευρεθείτε στη συνέντευξη. Σε κάθε περίπτωση, φροντίστε να διαβάσετε όλο το μήνυμα πριν αρχίσετε να συντάσσετε την απάντησή σας.
Παράδειγμα ιμέιλ πρόσκλησης για συνέντευξη
Έχουμε ήδη περιγράψει αδρομερώς τι να περιμένετε σε ένα ιμέιλ που σας προσκαλεί σε συνέντευξη. Ας δούμε, όμως, ένα πλήρες παράδειγμα, για να αποκτήσετε μια κατά το δυνατόν σαφέστερη εικόνα.
Θέμα: Αρχική συνέντευξη για τη θέση εργασίας «Υπεύθυνος λειτουργιών μάρκετινγκ»
Αγαπητή κ. Καραπάνου,
Ευχαριστούμε για το ενδιαφέρον που δείξατε για τη θέση υπευθύνου λειτουργιών μάρκετινγκ στην Παπαδάτος ΑΕ.
Αφού εξετάσαμε την αίτησή σας, θα θέλαμε να σας προσκαλέσουμε σε μια αρχική συνέντευξη, για να συζητήσουμε περαιτέρω τη θέση. Εκεί, θα έχουμε την ευκαιρία να διερευνήσουμε πώς οι γνώσεις και οι δεξιότητές σας μπορούν να ανταποκριθούν στις ανάγκες του ρόλου.
Η συζήτηση θα γίνει σε επίσημο ύφος με τον κ. Χαράλαμπο Ιωάννου, επικεφαλής τμήματος μάρκετινγκ, και θα διαρκέσει το πολύ 30 λεπτά. Δεν χρειάζεται να φέρετε τίποτε μαζί σας.
Η συνέντευξη έχει προγραμματιστεί για τις 10 Απριλίου ώρα 1:30 μ.μ. στην οδό Μιαούλη 45, Αθήνα. Παρακαλούμε να φτάσετε στο γραφείο 10 λεπτά νωρίτερα, για να δηλώσετε την παρουσία σας στην υποδοχή.
Μέχρι τις 5 Απριλίου, θα θέλαμε να μας ενημερώσετε για το αν θα μπορέσετε να παρευρεθείτε. Για τυχόν απορίες, μη διστάσετε να απαντήσετε στο παρόν μήνυμα.
Με εκτίμηση,
Αγγελική Χαρίτου
Πώς να γράψετε απαντητικό ιμέιλ σε μια πρόσκληση για συνέντευξη: 3 παραδείγματα
Στη συνέχεια, ας δούμε πώς να απαντήσετε σε μια πρόσκληση για συνέντευξη. Είναι σημαντικό να απαντήσετε εγκαίρως, για να μην αφήσετε τον υπεύθυνο επιλογής προσωπικού να περιμένει άσκοπα. Τα τρία παραδείγματα απάντησης που ακολουθούν μπορούν να σας προσφέρουν έμπνευση.
Ιμέιλ που επιβεβαιώνει ότι θα παρευρεθείτε
Ας υποθέσουμε ότι μπορείτε να παρευρεθείτε την ημερομηνία και ώρα της συνέντευξης και ότι ο υπεύθυνος προσλήψεων δεν σας έχει αφήσει απορίες. Σε αυτήν την ευτυχή συγκυρία, μπορείτε να απαντήσετε με ευθύ και απλό τρόπο.
Θέμα: Απ: Αρχική συνέντευξη για τη θέση εργασίας «Υπεύθυνος λειτουργιών μάρκετινγκ»
Αγαπητή κ. Χαρίτου,
Αρχικά, θα ήθελα να σας ευχαριστήσω που εξετάσατε την αίτησή μου για τη θέση υπευθύνου λειτουργιών μάρκετινγκ.
Μετά χαράς αποδέχομαι την πρόσκληση για συνέντευξη και επιβεβαιώνω ότι θα παρευρεθώ σε αυτήν. Ανυπομονώ να σας δω στις 10 Απριλίου ώρα 1:30 μ.μ. στο γραφείο της οδού Μιαούλη 45.
Παρακαλώ ενημερώστε με αν χρειάζεστε περισσότερες πληροφορίες από πλευράς μου ή αν χρειαστεί να προετοιμάσω τίποτε πριν από την προγραμματισμένη συνέντευξη.
Με εκτίμηση,
Βασιλική Καραπάνου
Ιμέιλ που ζητά περισσότερες πληροφορίες
Χρειάζεστε διευκρινίσεις για τη συνέντευξη; Ίσως μπορείτε να παρευρεθείτε, αλλά ο υπεύθυνος προσλήψεων παρέλειψε σημαντικές λεπτομέρειες. Μη φοβηθείτε να ρωτήσετε ό,τι κρίνετε απαραίτητο. Καλύτερα να ρωτήσετε τώρα και να λάβετε έγκυρες απαντήσεις νωρίς, παρά να μαντέψετε λάθος.
Θέμα: Απ: Αρχική συνέντευξη για τη θέση εργασίας «Υπεύθυνος λειτουργιών μάρκετινγκ»
Αγαπητή κ. Χαρίτου,
Ευχαριστώ που εξετάσατε την αίτησή μου για τη θέση υπευθύνου λειτουργιών μάρκετινγκ.
Έχω ενθουσιαστεί με την ευκαιρία να συζητήσω περαιτέρω για την πείρα μου με στέλεχος της εταιρείας σας. Επιβεβαιώνω, λοιπόν, ότι θα παρευρεθώ στη συνέντευξη στις 10 Απριλίου ώρα 1:30 μ.μ. στη Μιαούλη 45.
Πρώτα, όμως, θα ήθελα να ρωτήσω τι μορφή θα έχει η συνέντευξη και περίπου πόσο θα διαρκέσει. Θέλω να φροντίσω να έλθω πλήρως προετοιμασμένη στη συνάντηση.
Ανυπομονώ να συζητήσουμε διεξοδικά για αυτήν την ευκαιρία.
Με εκτίμηση,
Βασιλική Καραπάνου
Ιμέιλ που ζητά αλλαγή ημερομηνίας ή ώρας
Όλοι τυχαίνει να έχουμε φορτωμένο πρόγραμμα. Αν έχετε προγραμματίσει κάτι το οποίο δεν μπορείτε να μετακινήσετε στο ημερολόγιό σας, μπορείτε να ζητήσετε αναπρογραμματισμό της συνέντευξης εργασίας. Σημειώστε, όμως, ότι αυτό πρέπει να το κάνετε μόνο αν δεν έχετε άλλη επιλογή. Παρότι δεν θα σας «τιμωρήσουν» για την αλλαγή, είναι καλό να βάλετε ψηλά στην ατζέντα σας τη συνέντευξη.
Σε κάθε περίπτωση, αν έχετε κανονίσει για την ίδια ημέρα και ώρα κάτι πιο σημαντικό, οφείλετε να ενημερώσετε στην απάντησή σας. Δεν χρειάζεται να υπεισέλθετε σε λεπτομέρειες για το πού πρέπει να πάτε αντί για τη συνέντευξη. Απλώς δηλώστε ότι υπάρχει σοβαρό κώλυμα, ρωτήστε ευγενικά αν υπάρχει ευελιξία εκ μέρους τους και διαβεβαιώστε ότι διατηρείτε αμείωτο ενδιαφέρον για τη θέση εργασίας.
Θέμα: Απ: Αρχική συνέντευξη για τη θέση εργασίας «Υπεύθυνος λειτουργιών μάρκετινγκ»
Αγαπητή κ. Χαρίτου,
Χαίρομαι που έλαβα το μήνυμά σας. Αρχικά, θέλω να σας ευχαριστήσω που εξετάσατε την αίτησή μου για τη θέση υπευθύνου λειτουργιών μάρκετινγκ.
Δυστυχώς, δεν μπορώ να παρευρεθώ στην προτεινόμενη συνέντευξη, στις 10 Απριλίου ώρα 1:30 μ.μ., εξαιτίας προηγούμενης υποχρέωσης την οποία δεν μπορώ να μεταθέσω.
Επομένως, θα ήθελα να ζητήσω αναπρογραμματισμό του ραντεβού μας. Γνωρίζω πως έχετε γεμάτο πρόγραμμα και σας ευχαριστώ προκαταβολικά για την κατανόηση. Είμαι διαθέσιμη οποιαδήποτε άλλη ημέρα της ίδιας εβδομάδας, όποια ώρα σας εξυπηρετεί.
Θα ήθελα να τονίσω το ενδιαφέρον μου για την εν λόγω θέση εργασίας, και ανυπομονώ για την ευκαιρία να συζητήσω με στέλεχος της εταιρείας σας για αυτήν.
Με εκτίμηση,
Βασιλική Καραπάνου
Κορυφαίες συμβουλές αποδοχής ενός ιμέιλ για συνέντευξη
Χάρη σε όσα έχουν προηγηθεί, πρέπει ήδη να έχετε καταλάβει πώς να απαντήσετε σε μια πρόσκληση για συνέντευξη. Τα παραπάνω παραδείγματα μπορούν να χρησιμεύσουν ως πηγή έμπνευσης για τη σύνταξη της απάντησης. Πριν, όμως, πατήσετε «Αποστολή», πρέπει να λάβετε υπόψη τις έξι συμβουλές που ακολουθούν.
Δείξτε λίγη εκτίμηση
Πριν περάσετε στο κυρίως θέμα του ιμέιλ, καλό είναι να εκφράσετε την ευγνωμοσύνη σας. Ευχαριστήστε τον υπεύθυνο προσλήψεων για την ευκαιρία που σας δίνει. Δεν χρειάζεται να το παρακάνετε· αρκεί μία σειρά, σε ύφος λιτό, μετρημένο, επαγγελματικό. Όσο απίστευτο κι αν ακούγεται, είναι πολλοί εκείνοι που παραλείπουν αυτήν την τόσο σημαντική λεπτομέρεια.
Επιβεβαιώστε αν μπορείτε να παρευρεθείτε
Στη συνέχεια, γράψτε για την ουσία του μηνύματος. Θα παρευρεθείτε στην προτεινόμενη συνέντευξη; Φροντίστε να βάλετε την απάντηση σε αυτό το ερώτημα ψηλά στο μήνυμα, διότι αυτό κυρίως θέλει να μάθει ο αναγνώστης. Δηλώστε σαφώς αν η ημερομηνία, η ώρα και ο τόπος σάς εξυπηρετούν. Για κάθε ενδεχόμενο, επαναλάβετε τα τρία αυτά στοιχεία, όπως αναφέρονται στην πρόσκληση.
Μιμηθείτε τον τόνο του υπευθύνου προσλήψεων
Με αυτήν την επιστολή, θέλετε να κάνετε καλή εντύπωση. Η επιλογή των κατάλληλων λέξεων και του ενδεικνυόμενου ύφους μπορεί να κάνει τη διαφορά. Αν δεν ξέρετε τι αρμόζει, μπορείτε να μιμηθείτε το ύφος γραφής του υπευθύνου προσλήψεων. Αυτό το «κόλπο» μπορεί να σας βοηθήσει να κάνετε μια καλή αρχή με το άτομο που θα συναντήσετε στη συνέντευξη.
Δείξτε ευελιξία σε περίπτωση αλλαγής ημερομηνίας ή ώρας
Σε όλους συμβαίνει να συμπίπτουν δύο υποχρεώσεις που δεν μπορούν να συμβιβαστούν. Αν δεν μπορείτε σε καμία περίπτωση να παραστείτε στη συνέντευξη την προτεινόμενη ώρα ή μέρα, ενημερώστε ρητώς και εγκαίρως. Επαναβεβαιώστε το αμείωτο ενδιαφέρον σας για τη θέση και προτείνετε μερικές ημέρες και ώρες που θα σας εξυπηρετούσαν, ώστε να μην προκύψει πάλι διένεξη.
Κάντε όσες ερωτήσεις κρίνετε απαραίτητες
Δεν θα θέλατε να αφήσετε τίποτε στην τύχη. Αν έχετε απορίες για την επικείμενη συνέντευξη, αξίζει να ρωτήσετε στο απαντητικό ιμέιλ σας. Ο υπεύθυνος προσλήψεων σίγουρα θα εκτιμήσει το πόσο σοβαρά αντιμετωπίζετε τη διαδικασία. Επομένως, ζητήστε ευγενικά όσες διευκρινίσεις χρειάζεστε.
Ελέγξτε το ιμέιλ για λάθη
Αφού ολοκληρώσετε το απαντητικό μήνυμα, απομένει μόνο μία τελευταία ενέργεια: έλεγχος για ορθογραφικά, γραμματικά και λοιπά γλωσσικά λάθη. Δεν θα ήταν ωραίο να δώσετε στον υπεύθυνο επιλογής προσωπικού την εντύπωση ότι κάνετε αβίαστα λάθη. Άρα, ξαναδιαβάστε προσεκτικά όσα έχετε γράψει, έχοντας τον νου σας για τυχόν αβλεψίες.
Κύρια διδάγματα
- Όταν λαμβάνετε ένα ιμέιλ με πρόσκληση για συνέντευξη, φροντίστε να απαντήσετε γρήγορα, δηλώνοντας σαφώς αν μπορείτε να παρευρεθείτε.
- Επιχειρήστε να γράψετε στο ίδιο ύφος όπως ο υπεύθυνος προσλήψεων, για να δείξετε ότι μπορείτε να συνεννοηθείτε απρόσκοπτα.
- Αν χρειάζεται να αναπρογραμματίσετε τη συνέντευξη, ζητήστε το ευγενικά και επιδείξτε ευελιξία.
- Μην παραλείψετε να ελέγξετε το κείμενό σας για γλωσσικά λάθη πριν το στείλετε.
