Η σύνταξη μιας συνοδευτικής επιστολής για εργασία ως γραμματέας σχολείου ίσως να ακούγεται απλή υπόθεση. Εξάλλου, ο γραπτός λόγος είναι από τα δυνατά σας σημεία. Ωστόσο, καλό είναι να έχετε κατά νου ποια γνωρίσματα, ποια προσόντα και ποιες ποιότητες θα εκτιμήσει περισσότερο ο αναγνώστης της επιστολής, είτε είναι διευθυντής σχολείου είτε είναι υπεύθυνος/υπεύθυνη εύρεσης προσωπικού.
Στον παρόντα οδηγό, παραθέτουμε κατευθύνσεις, ιδέες και βέλτιστες πρακτικές που θα σας βοηθήσουν να συντάξετε με τον βέλτιστο τρόπο αυτό το τόσο σημαντικό –καίτοι συχνά παραμελημένο– έγγραφο. Πριν αναλύσουμε τα επιμέρους στοιχεία, ας δούμε μια ενδεικτική συνοδευτική επιστολή στο σύνολό της.
Αγαπητέ κ. Μάστορα,
Όταν αγαπάς αυτό που κάνεις, η δουλειά γίνεται χαρά. Ακριβώς έτσι νιώθω κατά την υπερδεκαετή μου εργασία στη γραμματεία ενός από τα μεγαλύτερα ιδιωτικά σχολεία της περιοχής μας. Η εκτίμηση συναδέλφων και γονέων (ικανοποίηση 95% σε σχετική έρευνα) και η αμέριστη αγάπη των μαθητών με βεβαιώνουν πως κάνω τη δουλειά των ονείρων μου. Πλέον, νιώθω έτοιμη για το επόμενο βήμα, εντασσόμενη στο πολύ αξιόλογο δυναμικό του εκπαιδευτηρίου σας.
Οι σπουδές μου στη διοίκηση επιχειρήσεων με έχουν κατατοπίσει ως προς τις λειτουργίες των επιχειρήσεων και με έχουν πείσει για τη σπουδαιότητα του κατάλληλου χρονοπρογραμματισμού. Επίσης, το ενδιαφέρον μου για τη ρητορική και την ψυχολογία κρίνω πως με έχουν εφοδιάσει με προσόντα τα οποία με καθιστούν άριστη στην επικοινωνία, γραπτή και προφορική. Τέλος, χάρη στην πολύχρονη εμπειρία χρήσης εφαρμογών ERP ειδικά προσαρμοσμένων στις ανάγκες μιας σχολικής μονάδας, μπορώ να εργάζομαι πολύ αποδοτικά και παραγωγικά, οργανώνοντας ιδανικά τις υποχρεώσεις μου.
Αυτό που με εντυπωσίασε διαβάζοντας επισταμένως την παρουσίαση του σχολείου σας είναι το έμπρακτο ενδιαφέρον σας για τον πολιτισμό και η απαρέγκλιτη προσήλωσή σας στις αξίες της πνευματικής καλλιέργειας. Πραγματικά θαυμάζω τον ανθρωπισμό, γι’ αυτό και είμαι βέβαιη ότι θα μπορέσω να υπηρετήσω ακάματα και αποτελεσματικά το όραμά σας.
Ας μην καταχραστώ τον χρόνο σας, όμως. Θέλω να σας ευχαριστήσω πολύ που εξετάζετε την αίτησή μου για αυτήν τη θέση. Θα ήταν μεγάλη μου χαρά αν μου δίνατε την ευκαιρία να γνωριστούμε από κοντά, στο σχολείο, για να ακούσω περισσότερα για τις προσδοκίες σας και να εκθέσω εκτενέστερα όλα όσα μπορώ να προσφέρω εργαζόμενη στη γραμματεία σας.
Με εκτίμηση,
Μαριάννα Δεσποτάκη
Γενικά, η συνοδευτική επιστολή έχει λιγότερο τυποποιημένη μορφή και πιο προσωπικό ύφος από το βιογραφικό. Παρά ταύτα, ακολουθώντας μια δοκιμασμένη διάρθρωση, διευκολύνετε το έργο το δικό σας αλλά και του αναγνώστη. Τα τμήματα στα οποία προτείνουμε να χωρίσετε το κείμενό σας είναι τα εξής:
Αν επισκεφθείτε το ιστολόγιό μας, μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή. Στο υπόλοιπο του παρόντος οδηγού, εξηγούμε καλύτερα τα κυριότερα από τα προαναφερθέντα τμήματα της συνοδευτικής επιστολής και παραθέτουμε σχετικά παραδείγματα.
Περισσότερες ιδέες μπορείτε να αντλήσετε από το παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής υπαλλήλου υποδοχής και το παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής προσωπικού βοηθού, ίσως και από το παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής εκπαιδευτικού.
Σκοπός της εισαγωγής είναι να πειστεί ο υπεύθυνος προσλήψεων του σχολείου να διαβάσει παρακάτω. Επειδή τα ιδιωτικά εκπαιδευτήρια συνήθως προβάλλουν την αριστεία ως κατευθυντήρια αρχή, καλό είναι να πείτε πώς έχετε διακριθεί σε μια προηγούμενη θέση εργασίας, έστω και αν δεν ήταν στον κλάδο της εκπαίδευσης. Σε κάθε περίπτωση, αποφύγετε μια εισαγωγή κοινότοπη και τετριμμένη.
Έχοντας εργαστεί για δέκα συναπτά έτη ως γραμματέας μεγάλου ιδιωτικού σχολείου, είμαι πεπεισμένη πως καμία άλλη δουλειά δεν θα μπορούσε να μου προσφέρει τόση ικανοποίηση. Η εκτίμηση την οποία εισπράττω από συναδέλφους (θετική αξιολόγηση σε ποσοστό 95%) και η αυθόρμητη αγάπη από γονείς και μαθητές με παροτρύνουν να εργάζομαι ακάματη και ευδιάθετη. Πλέον, νιώθω απόλυτα έτοιμη για το επόμενο μεγάλο βήμα στη σταδιοδρομία μου, ως γραμματέας στο εκπαιδευτήριό σας.
Γράφω ως απάντηση στην αγγελία που έχετε δημοσιεύσει και με την οποία ζητάτε γραμματέα για το εκπαιδευτήριό σας. Στην παρούσα επιστολή, θα σας εξηγήσω τους λόγους για τους οποίους θεωρώ πως μπορώ να εργαστώ με επιτυχία σε αυτήν τη θέση.
Όταν αγαπάς αυτό που κάνεις, η δουλειά γίνεται χαρά. Ακριβώς έτσι νιώθω κατά την υπερδεκαετή μου εργασία στη γραμματεία ενός από τα μεγαλύτερα ιδιωτικά σχολεία της περιοχής μας. Η εκτίμηση συναδέλφων και γονέων (ικανοποίηση 95% σε σχετική έρευνα) και η αμέριστη αγάπη των μαθητών με βεβαιώνουν πως κάνω τη δουλειά των ονείρων μου. Πλέον, νιώθω έτοιμη για το επόμενο βήμα, εντασσόμενη στο πολύ αξιόλογο δυναμικό του εκπαιδευτηρίου σας.
Στις τρεις παραγράφους που ακολουθούν την εισαγωγή, καλό θα ήταν να αναπτύξετε τα παρακάτω:
Εδώ, πρέπει να δώσετε έμφαση σε όποιο από τα γνωρίσματά σας κρίνετε πως υπερέχει: εκπαίδευση, ανθρώπινες-επικοινωνιακές δεξιότητες, πλούτος εμπειριών κ.λπ. Με άλλα λόγια, επιλέξτε ένα-δύο από τα προσόντα που έχετε περιλάβει στο βιογραφικό και αναπτύξτε τα. Μερικές ιδέες είναι οι εξής:
Ένα σχολείο καλείται να μεταδώσει γνώσεις αλλά και να διαπλάσει χαρακτήρα, να διαμορφώσει αυριανούς πολίτες με ήθος. Συνεπώς, οι επικεφαλής του εκπαιδευτικού οργανισμού στον οποίο υποβάλλετε αίτηση εργασίας θα έχουν ορισμένο σύνολο αρχών και ιδεών, συγκεκριμένη νοοτροπία, μέθοδο εργασίας και «κουλτούρα». Είναι, λοιπόν, σημαντικό να πείσετε ότι μπορείτε να αντεπεξέλθετε στις προσδοκίες τους.
Κοιτάζοντας, για παράδειγμα, τη σελίδα «Φιλοσοφία» στον ιστότοπο των Εκπαιδευτηρίων Γείτονα, μπορούμε να μάθουμε τα εξής για τη φυσιογνωμία και τον χαρακτήρα του εν λόγω σχολείου:
Συνεπώς, αν συντάσσατε μια συνοδευτική επιστολή για εργασία σε αυτό το εκπαιδευτικό ίδρυμα, θα έπρεπε να πείσετε ότι εκτιμάτε ειλικρινά τον ανθρωπισμό και ότι θα έχετε ως προτεραιότητά σας την έγκυρη ενημέρωση και την τακτική επικοινωνία με όλους όσοι εμπλέκονται στην εκπαιδευτική πράξη.
Οι σπουδές μου στη διοίκηση επιχειρήσεων με έχουν κατατοπίσει ως προς τις λειτουργίες των επιχειρήσεων και με έχουν πείσει για τη σπουδαιότητα του κατάλληλου χρονοπρογραμματισμού. Επίσης, το ενδιαφέρον μου για τη ρητορική και την ψυχολογία κρίνω πως με έχουν εφοδιάσει με προσόντα τα οποία με καθιστούν άριστη στην επικοινωνία, γραπτή και προφορική. Τέλος, χάρη στην πολύχρονη εμπειρία χρήσης εφαρμογών ERP ειδικά προσαρμοσμένων στις ανάγκες μιας σχολικής μονάδας, μπορώ να εργάζομαι πολύ αποδοτικά και παραγωγικά, οργανώνοντας ιδανικά τις υποχρεώσεις μου.
Αυτό που με εντυπωσίασε διαβάζοντας επισταμένως την παρουσίαση του σχολείου σας είναι το έμπρακτο ενδιαφέρον σας για τον πολιτισμό και η απαρέγκλιτη προσήλωσή σας στις αξίες της πνευματικής καλλιέργειας. Πραγματικά θαυμάζω τον ανθρωπισμό, γι’ αυτό και είμαι βέβαιη ότι θα μπορέσω να υπηρετήσω ακάματα και αποτελεσματικά το όραμά σας.
Έχοντας εκθέσει με έναν κατά το δυνατόν πειστικό τρόπο γιατί αξίζει να αναλάβετε τη γραμματεία του σχολείου, ήρθε η ώρα για την κατακλείδα. Αρχικά, ευχαριστήστε τον διευθυντή ή τον υπεύθυνο προσλήψεων που αφιέρωσε χρόνο στην εξέταση της αίτησής σας. Αμέσως μετά, εκδηλώστε την επιθυμία σας για περαιτέρω επικοινωνία, είτε για να δώσετε διευκρινίσεις είτε για να περάσετε από συνέντευξη.
Ας μην καταχραστώ τον χρόνο σας, όμως. Θέλω να σας ευχαριστήσω πολύ που εξετάζετε την αίτησή μου για αυτήν τη θέση. Θα ήταν μεγάλη μου χαρά αν μου δίνατε την ευκαιρία να γνωριστούμε από κοντά, στο σχολείο, για να ακούσω περισσότερα για τις προσδοκίες σας και να εκθέσω εκτενέστερα όλα όσα μπορώ να προσφέρω εργαζόμενη στη γραμματεία σας.
Αν δεν έχετε δουλέψει ξανά ως γραμματέας ή έχετε δουλέψει μόνο στη γραμματεία μιας επιχείρησης σε άλλον κλάδο, θα χρειαστεί να εφαρμόσετε διαφορετική προσέγγιση. Συγκεκριμένα, πρέπει να πείσετε ότι οι γνώσεις και οι δεξιότητές σας αρκούν για να κάνουν αμελητέα την απειρία σας. Για να αναδείξετε, λοιπόν, τις δυνατότητες και τις προοπτικές σας αντί για τα πεπραγμένα σας στον χώρο, δοκιμάστε τα εξής:
Λάβετε υπόψη το σύστημα παρακολούθησης αιτήσεων.
Αν η αίτησή σας αφορά θέση γραμματέα σε μεγάλο ιδιωτικό σχολείο, ίσως περάσει από «ATS» (Applicant Tracking System, σύστημα παρακολούθησης αιτήσεων), το οποίο θα κάνει την πρώτη διαλογή, για να περάσει στην επόμενη φάση της διαδικασίας μόνο τις καλύτερες.
Για να το επιτύχει, εντοπίζει λέξεις-κλειδί και βαθμολογεί τα βιογραφικά και τις συνοδευτικές επιστολές βάσει της συνάφειάς τους με τις απαιτήσεις της θέσης εργασίας. Γι’ αυτό, φροντίστε να αναφέρετε επί λέξει τα κυριότερα προσόντα τα οποία τονίζει η αγγελία, όπως:
Μια καλή συνοδευτική επιστολή για εργασία ως γραμματέας σχολείου χρειάζεται σωστό σχέδιο, προσεκτική υλοποίηση και άψογη παρουσίαση, που θα πείσει για την αξία σας.
Αφού καταλήξετε στη στρατηγική, ανοίξτε την εφαρμογή δημιουργίας συνοδευτικής επιστολής του cvapp.gr και αρχίστε να αναπτύσσετε την επιχειρηματολογία σας. Ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να ανατρέξετε σε μεγάλο πλήθος από χρήσιμους οδηγούς και γνήσια παραδείγματα. Πολύ σύντομα και με ελάχιστο κόπο, θα αποκτήσετε μια συνοδευτική επιστολή που θα σας φέρει πιο κοντά στην ποθητή θέση εργασίας!