Μεταφορές και εφοδιαστική: παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής

Η καλύτερη μορφή για μια συνοδευτική επιστολή μεταφορών και εφοδιαστικής

Πριν ξεκινήσετε ένα δρομολόγιο ή σχεδιάσετε το δρομολόγιο ενός άλλου, χρειάζεται να γνωρίζετε τι πάει πού. Πριν ξεκινήσετε να γράφετε μια συνοδευτική επιστολή για θέση στις μεταφορές και την εφοδιαστική, χρειάζεται να γνωρίζετε ποια είναι τα απαραίτητα τμήματα. Φροντίστε να περιλάβετε τα παρακάτω:

• Κεφαλίδα
• Χαιρετισμός/προσφώνηση
• Εισαγωγή
• Μεσαίες παράγραφοι (κορμός)
• Καταληκτική παράγραφος (συμπέρασμα και πρόσκληση σε δράση)

Κεφαλίδα συνοδευτικής επιστολής

Έχετε λίγα μόνο δευτερόλεπτα για να τραβήξετε την προσοχή του υπευθύνου προσλήψεων, οπότε ξεκινήσετε με μια καλοσχεδιασμένη κεφαλίδα. Κατά τη δημιουργία αυτού του γραφικού στοιχείου, λάβετε υπόψη δύο πράγματα:

• Να διαβάζεται εύκολα –το κυριότερο.
• Να έχει εμφάνιση ταιριαστή με το βιογραφικό.

Γιατί είναι τόσο σημαντικά αυτά; Πρώτον, η κεφαλίδα περιέχει το όνομα, το ιμέιλ και τον αριθμό τηλεφώνου σας. Αν ένας υπεύθυνος εύρεσης προσωπικού δεν μπορεί να βρει ή να διαβάσει τα στοιχεία αυτά, ακόμη και μια καλοκαμωμένη αίτηση θα καταλήξει στο καλάθι των αχρήστων. Δεύτερον, η συνοδευτική επιστολή και το βιογραφικό για θέση στις μεταφορές και την εφοδιαστική αποτελούν μέρος του ίδιου πακέτου, και θέλετε αυτό να αντανακλάται στην εμφάνιση. 

Στόχος αυτού του τμήματος: να τραβήξετε την προσοχή του υπευθύνου προσλήψεων και να βάλετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας σε εμφανές σημείο.

Χαιρετισμός συνοδευτικής επιστολής

Όσο ανεπίσημο και αν είναι ένα εργασιακό περιβάλλον, πάντα είναι καλύτερα να έχετε ελαφρώς πιο τυπικό ύφος στον χαιρετισμό της συνοδευτικής επιστολής. Γι’ αυτό, συνιστούμε να ξεκινήσετε με τη φράση «Αγαπητέ/αγαπητή κ. Τάδε», όπως κάνουμε στα δείγματα συνοδευτικής επιστολής. Ο συνδυασμός επαγγελματικής τυπικότητας και εξατομίκευσης δίνει τον τόνο στη συνοδευτική επιστολή ενός επαγγελματία των μεταφορών και της εφοδιαστικής.

Αν δεν μπορείτε να μάθετε το όνομα του υπευθύνου προσλήψεων ή του μελλοντικού αφεντικού σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις φράσεις «Αγαπητή ομάδα προσλήψεων της εταιρείας Χ» ή «Αγαπητέ υπεύθυνε εύρεσης προσωπικού της εταιρείας Χ».

Στόχος του χαιρετισμού της συνοδευτικής επιστολής: να αποταθείτε προσωπικά στον υπεύθυνο προσλήψεων, για να τον προσκαλέσετε να διαβάσει το κείμενο, και να δώσετε έναν επαγγελματικό τόνο για το υπόλοιπο της επιστολής.

Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής

Γιατί να σας προσλάβουν; Τι θα προσφέρετε στη θέση μεταφορών και εφοδιαστικής; Αυτό πρέπει να απαντήσετε πρώτο στην εισαγωγή. Εδώ πρέπει να πατήσετε γκάζι: αν δεν ξεκινήσετε γρήγορα, ο υπεύθυνος εύρεσης προσωπικού ίσως δεν προχωρήσει στη δεύτερη παράγραφο.

Πριν αρχίσετε να γράφετε, αποφασίστε τον τόνο με τον οποίο θα περάσετε το κεντρικό μήνυμά σας. Πρέπει να τον διατηρήσετε αμετάβλητο μέχρι το τέλος. Προτιμήστε επαγγελματικό ύφος, εκτός αν έχετε βρει ότι η κουλτούρα της εταιρείας είναι κατά της επισημότητας. Μεταχειριστείτε δυνατές λέξεις για να περιγράψετε το επαγγελματικό στιλ σας και ρήματα δράσης για να δείξετε πίστη στις δυνατότητές σας.

Ξαναδιαβάστε μία φορά την αγγελία εργασίας και επιλέξτε μια σπουδαία στιγμή της καριέρας σας η οποία να πείσει τον υπεύθυνο προσλήψεων ότι θα ανταποκριθείτε στις ανάγκες της θέσης. Γράψτε μια επισκόπηση της σταδιοδρομίας σας (με θετικές περιγραφές του εαυτού σας και του εργασιακού στιλ σας) και προϊδεάστε για όσα θα αναφέρετε εκτενέστερα στον κορμό της συνοδευτικής επιστολής.

Στόχος της εισαγωγής της συνοδευτικής επιστολής: να δώσετε έναν επαγγελματικό τόνο και να κεντρίσετε το ενδιαφέρον του υπευθύνου προσλήψεων με το σπουδαιότερο επίτευγμά σας, ώστε να θέλει να διαβάσει παρακάτω.

Μεσαίο τμήμα (κορμός) συνοδευτικής επιστολής για μεταφορές και εφοδιαστική

Αφού ξεκινήσατε το ταξίδι, τώρα είναι ευκαιρία να γράψετε περισσότερα για τη σταδιοδρομία σας. Το μεσαίο τμήμα (ο κορμός) της συνοδευτικής επιστολής για θέση στις μεταφορές και την εφοδιαστική περιλαμβάνει λεπτομέρειες για το ποιος είστε και πώς προσεγγίζετε τη δουλειά σας.

Κοιτάξτε το τμήμα του βιογραφικού με τις δεξιότητες και αποφασίστε ποιες ιστορίες θα αφηγηθείτε για να δείξετε ποια γνωρίσματά σας θα ωφελήσουν τη δουλειά. Πώς μπορείτε να δείξετε ότι έχετε άριστο ιστορικό ως προς την ασφάλεια, αν είστε οδηγός, πιλότος, εργάτης πλοίου ή χειριστής φορτίων; Αν εργάζεστε στην εφοδιαστική, πώς έχετε βελτιώσει την αποδοτικότητα ή πώς έχετε εργαστεί υπό πίεση για να επιτύχετε την παράδοση αγαθών; Οι απαντήσεις σε αυτές τις ερωτήσεις καταλαμβάνουν τον κύριο όγκο του κορμού.

Ενισχύστε την υποψηφιότητά σας με παραδείγματα των πιο ακραίων καταστάσεων στις οποίες έχετε αντεπεξέλθει. Είναι καλό να μπορείτε να ανταποκριθείτε στις καθημερινές εργασίες, αλλά η ικανότητα επίλυσης προβλημάτων και γρήγορης σκέψης δείχνουν στον υπεύθυνο προσλήψεων ότι μπορείτε να ανταποκριθείτε στα πάντα. 

Όλα τα παραδείγματα πρέπει να σχετίζονται άμεσα με τη θέση εργασίας για την οποία κάνετε αίτηση. Το παρακάτω δείγμα συνοδευτικής επιστολής μεταφορών και εφοδιαστικής δείχνει έναν τρόπο για να το πετύχετε.

Στόχος του κορμού της συνοδευτικής επιστολής: Να αναδείξετε τις δεξιότητές σας με παραδείγματα των επιτυχιών της σταδιοδρομίας σας.

Πώς να κλείσετε μια συνοδευτική επιστολή (συμπέρασμα και κλείσιμο)

Κοντεύετε στον προορισμό, οπότε κρατήστε σταθερά το πόδι στο γκάζι. Το συμπέρασμα της συνοδευτικής επιστολής για εργασία στις μεταφορές και την εφοδιαστική θα εντυπωθεί στο μυαλό του υπευθύνου εύρεσης προσωπικού, άρα περάστε του την ιδέα ότι είστε άριστος υποψήφιος και ότι θέλετε πολύ τη δουλειά. 

Πώς να το κάνετε αυτό; Αναδιατυπώστε το κεντρικό μήνυμά σας και αποκαλύψτε λίγα ακόμη για τον εαυτό σας. Γιατί σας αρέσει η δουλειά σας; Με ποιες μεθόδους διατηρείτε την ψυχραιμία σας σε συνθήκες πίεσης; Πώς μαθαίνετε νέες δεξιότητες; Αν απαντήσετε σε αυτές τις ερωτήσεις, θα δώσετε στον υπεύθυνο προσλήψεων μια ιδέα για την προσωπικότητά σας και για το πώς θα ταιριάξετε με την κουλτούρα της εταιρείας.

Τέλος, κλείστε με μια ευγενική πρόσκληση σε δράση ή ζητώντας συνέντευξη, όπως στο παρακάτω δείγμα συνοδευτικής επιστολής.

Στόχος του κλεισίματος της συνοδευτικής επιστολής:  να υπενθυμίσετε στον υπεύθυνο προσλήψεων τι σας κάνει σπουδαίο υποψήφιο και να ζητήσετε συνέντευξη.

Συμβουλές για την αποφυγή λαθών σε μια συνοδευτική επιστολή στις μεταφορές και την εφοδιαστική

• Γράψτε περίπου όπως μιλάτε. Ναι, η επιστολή είναι τυπική, αλλά δεν χρειάζεται υπερβολική και αφύσικη επισημότητα. Η φυσικότητα στο ύφος της επιστολής θα δώσει στον υπεύθυνο προσλήψεων μια ιδέα της προσωπικότητάς σας.
• Ελέγξτε την ορθογραφία και τη γραμματική. Όσο και αν ένα μικρό λάθος μπορεί να περάσει απαρατήρητο, γιατί να διακινδυνεύσετε να αμαυρώσει την εικόνα της αίτησής σας; Μπορείτε εύκολα να βρείτε τα κατάλληλα εργαλεία, άρα χρησιμοποιήστε τα.
• Μη φλυαρείτε. Μια συνοδευτική επιστολή δεν πρέπει ποτέ να υπερβαίνει τη μία σελίδα. Επομένως, χρησιμοποιήστε σύντομα παραδείγματα, με μία-δύο προτάσεις το καθένα.