Όταν υποβάλλετε αίτηση για μια εσωτερική θέση, ίσως να νομίζετε ότι δεν σας χρειάζεται συνοδευτική επιστολή, αφού όλοι σας γνωρίζουν. Επειδή, όμως, μάλλον θα υπάρχουν και εξωτερικοί υποψήφιοι, είναι χρήσιμο να υποβάλετε κανονικά συνοδευτική επιστολή και βιογραφικό. Η συνοδευτική επιστολή για μια εσωτερική θέση μπορεί να ξεχωρίσει από τις άλλες, μα και πάλι πρέπει να επιχειρηματολογήσετε.
Το παράδειγμα και ο οδηγός μας για τη συνοδευτική επιστολή θα εξετάσουν τις κυριότερες πτυχές της σύνταξης μιας συνοδευτικής επιστολής για εσωτερική θέση. Τι πρέπει να τονίσετε όταν αντιμετωπίζετε τόσο εσωτερικούς όσο και εξωτερικούς υποψηφίους; Γράψτε όπως θα κάνατε για οποιαδήποτε άλλη θέση εργασίας, αλλά με αρκετά εσωτερικά πλεονεκτήματα, τα οποία θα σας δώσουν το προβάδισμα. Θα καταπιαστούμε με τα εξής θέματα:
- Πώς να διαρθρώσετε μια συνοδευτική επιστολή για εσωτερική θέση (τι να περιλάβετε)
- Πώς να αφηγηθείτε την ιστορία σας στην εισαγωγή, στο μεσαίο τμήμα και στο συμπέρασμα
- Συνήθη λάθη που πρέπει να αποφύγετε (μην πέσετε σε αυτές τις παγίδες)
Η καλύτερη μορφή συνοδευτικής επιστολής για εσωτερική θέση
Η μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής για εσωτερική θέση δεν πρέπει να διαφέρει από εκείνη μιας κανονικής συνοδευτικής επιστολής. Δεν ζητάτε ειδικά προνόμια επειδή είστε εσωτερικός υποψήφιος· απλώς θέλετε να αποδείξετε ότι είστε ο καλύτερος για τη θέση. Συνεπώς, το παιχνίδι πρέπει να παιχτεί με ίσους όρους. Η τυπική μορφή πρέπει να περιλαμβάνει τα εξής:
- Κεφαλίδα συνοδευτικής επιστολής
- Χαιρετισμός/προσφώνηση
- Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής
- Μεσαίες παράγραφοι (κορμός)
- Τελική παράγραφος συνοδευτικής επιστολής
Στη συνοδευτική επιστολή δεν πρέπει μόνο να αφηγηθείτε ιστορίες από την τρέχουσα θέση εργασίας σας. Ίσως υπάρχουν προηγούμενες εμπειρίες που μπορεί να είναι χρήσιμες για τη νέα σας εσωτερική θέση. Δημιουργήστε ένα μείγμα. Οι εργοδότες σας θα γνωρίζουν τις τρέχουσες επιτυχίες σας, αλλά μπορεί επίσης τα προηγούμενα επιτεύγματά σας να προσθέσουν στην αίτησή σας περισσότερη αξία από όση νομίζετε. Εξάλλου, υποβάλλετε αίτηση για μια νέα θέση, οπότε πρέπει να σκεφτείτε όλες τις νέες απαιτήσεις.
Δείτε τον πλήρη οδηγό συνοδευτικής επιστολής για περισσότερες γενικές συμβουλές σχετικά με τη σύνταξη συνοδευτικής επιστολής. (Διαλέξτε τις θέσεις που είναι πλησιέστερες στη δική σας).
Τα παρακάτω δείγματα συνοδευτικής επιστολής για εσωτερική θέση μπορεί να προσφέρουν μερικές ιδέες.
Κεφαλίδα συνοδευτικής επιστολής
Η κεφαλίδα μιας συνοδευτικής επιστολής για εσωτερική θέση πρέπει να είναι πρακτική και με απλή σχεδίαση. Δεν χρειάζεται να εντυπωσιάσετε τον εργοδότη σας με μορφοποίηση και εικόνες –σας γνωρίζει. Χρειάζεται, παρά ταύτα, να περιλάβετε το ονοματεπώνυμό σας, την προσωπική (όχι την εταιρική) διεύθυνση ιμέιλ και τον προσωπικό (όχι τον εταιρικό) αριθμό κινητού τηλεφώνου. Είναι σημαντικό να υπάρχει ίση μεταχείριση όλων των υποψηφίων για τη θέση εργασίας, οπότε αποφύγετε κάθε προσπάθεια να κερδίσετε αθέμιτο πλεονέκτημα. Είστε ένας ακόμη υποψήφιος, απλώς με πολλή σχετική πείρα. Για περισσότερες ιδέες, δείτε την κεφαλίδα στο παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής για εσωτερική θέση.
Στόχος της κεφαλίδας της συνοδευτικής επιστολής: Να περιλάβει τα στοιχεία επικοινωνίας σας, όπως αναγράφονται και στο βιογραφικό σας. (Αποφύγετε τα εταιρικά στοιχεία επικοινωνίας στη συνοδευτική επιστολή για εσωτερική θέση).
Χαιρετισμός συνοδευτικής επιστολής
Δεν υπάρχει περίπτωση να κάνετε λάθος σε αυτό το τμήμα. Κάποιοι υποψήφιοι ενδέχεται να μη γνωρίζουν την ταυτότητα του υπευθύνου προσλήψεων και να αναρωτιούνται τι να γράψουν στον χαιρετισμό της συνοδευτικής επιστολής. Για μια εσωτερική θέση, αυτές οι πληροφορίες είναι γνωστές. Πάντα να προτιμάτε την προσφώνηση «Αγαπητέ» ή «Αγαπητή», αντί να γράφετε κατευθείαν το όνομα του υπευθύνου προσλήψεων. Η συνοδευτική επιστολή σας είναι επαγγελματικό έγγραφο, οπότε πρέπει να δίνει αίσθηση απόστασης και σεβασμού. Δείτε παρακάτω τον χαιρετισμό από το παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής.
Στόχος του χαιρετισμού της επιστολής: Να γράψει σωστά το όνομα του παραλήπτη και να τον προσφωνήσει με το επώνυμο, όχι το μικρό όνομα. Η συνέντευξη μπορεί να είναι ανεπίσημη, αλλά η συνοδευτική επιστολή για εσωτερική θέση δεν πρέπει να είναι.
Αγαπητή κ. Τσίλη,
Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής
Η εισαγωγή πρέπει να αναδείξει έντονα την αξία που θα προσφέρετε στον νέο σας ρόλο. Μπορείτε να αιτιολογήσετε τη μετάβαση παραθέτοντας τις προηγούμενες επιτυχίες σας. Επειδή, όμως, θα επιφορτιστείτε με νέες ευθύνες, δείξτε ότι από προηγούμενες θέσεις και έργα έχετε αποκομίσει πλήθος δεξιοτήτων, που μπορούν να εξασφαλίσουν την επιτυχία. Θα είναι καλό αν κάνετε τον υπεύθυνο προσλήψεων να αναφωνήσει: «Α, δεν ήξερα ότι το είχε κάνει αυτό!». Είναι σημαντικό να μοιραστείτε το κίνητρό σας για τη μετάβαση, διότι η έναρξη μιας νέας θέσης δεν θα είναι εύκολη και θα απαιτήσει σημαντική προσπάθεια. Δείτε παρακάτω την εισαγωγή από το παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής.
Στόχος της εισαγωγής της συνοδευτικής επιστολής: Να εξηγήσει γιατί είστε κατάλληλος για τον ρόλο, παραθέτοντας πολύ συγκεκριμένους λόγους και σημαντικά κίνητρα για τη μετάβαση.
Θα ήθελα να εξετάσετε την περίπτωσή μου για εσωτερική μετακίνηση στην «Περί Οίκω» στο νέο κατάστημα της Ανθούπολης με την ιδιότητα του διευθυντή τμήματος. Εργάζομαι στο κατάστημα της Λιμνούπολης επί πέντε έτη (τα δύο εξ αυτών ως διευθυντής του τμήματος οικιακού εξοπλισμού) και θα με ενδιέφερε το νέο κατάστημα, διότι βρίσκεται 50 λεπτά πιο κοντά στο σπίτι μου.
Μεσαίο τμήμα συνοδευτικής επιστολής (κορμός)
Στο μεσαίο τμήμα (κορμός) μιας συνοδευτικής επιστολής για εσωτερική θέση πρέπει να αναφέρετε συναφή παραδείγματα. Δεν έχει σημασία αν είναι από τον τωρινό εργοδότη ή από προηγούμενο· αρκεί να αποδείξετε ότι είστε ο καλύτερος υποψήφιος. Είναι χρήσιμο να υπαινιχθείτε ότι έχετε εσωτερική γνώση και πληροφόρηση, αλλά μην βασίζεστε αποκλειστικά σε αυτό.
Αποκαλύψτε ένας μέρος της προσωπικότητάς σας σε έναν υπεύθυνο προσλήψεων που ίσως δεν σας γνωρίζει τόσο καλά και φροντίστε να γράψετε τα ονόματα ατόμων που σας γνωρίζουν καλά και μπορούν να βεβαιώσουν τον καλό χαρακτήρα σας. Η ελαχιστοποίηση του κινδύνου είναι σημαντική κατά την εύρεση προσωπικού. Οπότε, αν ένας υπεύθυνος προσλήψεων μπορεί να συζητήσει για εσάς με κάποιον που σας γνωρίζει καλά, θα βελτιωθούν οι πιθανότητές σας. Παρακάτω θα βρείτε το μεσαίο τμήμα του δείγματος συνοδευτικής επιστολής.
Στόχος του μεσαίου τμήματος της συνοδευτικής επιστολής: Να επιδείξει πόσο απροβλημάτιστα θα ενταχθείτε, να καταθέσει μερικές προηγούμενες εμπειρίες που ίσως δεν είναι γνωστές και να δώσει μια ιδέα για την προσωπικότητά σας.
Θα με ευχαριστούσε η ευκαιρία εργασίας στο άνοιγμα ενός νέου καταστήματος, ενώ γνωρίζω ήδη άτομα της διευθυντικής ομάδας. Ο Πέτρος Χαρίτος με παρότρυνε να γράψω επιστολή εκδήλωσης ενδιαφέροντος για αυτήν την εσωτερική μετακίνηση, ενώ έχω και την έγκριση της τωρινής προϊσταμένης μου, Χαράς Γεωργίου. Έχω πείρα στην κατάρτιση και εξέλιξη υπαλλήλων σε διάφορα τμήματα, το οποίο κρίνω πως θα αποβεί χρήσιμο, καθώς θα υποδεχθούμε 75% νέων προσλήψεων. Είναι ιδιαίτερα ωφέλιμο να υπάρχουν διευθυντές τμημάτων με πείρα στην εταιρεία.
Η εσωτερική μετακίνηση στη θέση του διευθυντή τμήματος θα διευκόλυνε επίσης τη συνεργασία ανάμεσα στα τοπικά καταστήματα. Γνωρίζω τους περιφερειακούς διευθυντές και θα είχα μεγάλη άνεση στην αξιοποίηση συναδέλφων από διάφορα σημεία της εταιρείας. Σε ένα τόσο μεγάλο νέο κατάστημα, θα χρειαστεί να αντεπεξέλθουμε σε ορισμένες προκλήσεις, και ήδη έχω ορισμένες ιδέες για προωθητικές δράσεις στα εποχικά είδη. Οι πωλήσεις μου στα καλοκαιρινά είδη ήταν οι καλύτερες στην εταιρεία την περυσινή χρονιά.
Πώς να κλείσετε μια συνοδευτική επιστολή για εσωτερική θέση (συμπέρασμα και κλείσιμο)
Η κατακλείδα μιας συνοδευτικής επιστολής συνήθως παροτρύνει να σας προσκαλέσουν σε συνέντευξη. Επειδή, όμως, είστε υποψήφιος για εσωτερική θέση, γνωρίζετε ότι αυτό είναι εγγυημένο. Θα φαινόταν, λοιπόν, περίεργο να πείτε ότι ελπίζετε να πάτε για συνέντευξη. Απεναντίας, δεν θα ήταν περίεργο να πείτε ότι ανυπομονείτε να μάθετε περισσότερα. Το κλείσιμο μιας συνοδευτικής επιστολής είναι επίσης μια εξαιρετική ευκαιρία να προσθέσετε ακόμη ένα όνομα ατόμου που σίγουρα θα μιλήσει για εσάς με τα καλύτερα λόγια. Παρακάτω θα βρείτε το συμπέρασμα του δείγματος συνοδευτικής επιστολής.
Στόχος του συμπεράσματος: Να κλείσει θετικά, λέγοντας ότι προσβλέπετε στα επόμενα βήματα. Πριν γράψετε στη συνοδευτική επιστολή το όνομα κάποιου που μπορεί να μιλήσει θετικά για εσάς, ρωτήστε τον αν συμφωνεί.
Θα εκτιμούσα την ευκαιρία να γνωρίσω τη νέα ομάδα διευθυντών, ενώ πιστεύω πως η Χαρά Γεωργίου έχει ήδη συντάξει μια συστατική επιστολή για την περίπτωσή μου.
Με εκτίμηση,
Τάσος Παυλόπουλος
Σφάλματα που πρέπει να αποφύγετε σε μια συνοδευτική επιστολή για εσωτερική θέση
Ενώ το περιεχόμενο μιας συνοδευτικής επιστολής για εσωτερική θέση μπορεί να καθιστά σαφές ότι είστε ο κατάλληλος άνθρωπος για τον ρόλο, υπάρχουν μερικά λάθη που μπορεί να θέσουν σε κίνδυνο την αίτησή σας. Είναι όλα αρκετά βασικά, αλλά μην επαναπαύεστε. Ελέγξτε αρκετές φορές αν όσα γράφετε είναι ακριβή.
- Γραμματικά και ορθογραφικά λάθη: Τα ορθογραφικά και γραμματικά λάθη αποφεύγονται εύκολα χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο γλωσσικού ελέγχου σαν το Microsoft Editor (γνωστό και ως «Πρόγραμμα επεξεργασίας της Microsoft»). Η έλλειψη προσοχής στη λεπτομέρεια είναι κακό σημάδι στις περισσότερες θέσεις εργασίας, οπότε μη βιαστείτε, υποθέτοντας ότι έχετε εξασφαλισμένη την πρόσληψη.
- Χρησιμοποιήστε το ύφος της εταιρείας όπου είναι δυνατόν: Ενώ άλλες συνοδευτικές επιστολές θα μπορούσατε να τις γράψετε με ένα συγκεκριμένο ύφος, εδώ προτιμήστε τη γλώσσα και το ύφος που θα χρησιμοποιούσατε στην εσωτερική αλληλογραφία. Δεν χρειάζεται να φανείτε σαν μέλος της οικογένειας: είστε μέλος της οικογένειας.
- Προτιμήστε το τυπικό ύφος: Παρότι η εσωτερική αλληλογραφία μέσω ιμέιλ μπορεί να τείνει προς το οικείο, η αίτηση ίσως εξεταστεί από ανώτερα στελέχη τα οποία δεν γνωρίζετε. Επομένως, διατηρήστε το ύφος τυπικό. Ο τρόπος γραφής σας θα συγκριθεί με εκείνον των εξωτερικών υποψηφίων.
Κύρια διδάγματα
- Κάντε αίτηση για μια εσωτερική θέση όπως θα κάνατε για οποιονδήποτε άλλο ρόλο.
- Ακολουθήστε προσεκτικά την περιγραφή της θέσης εργασίας και συμπεριλάβετε πληροφορίες από προηγούμενους ρόλους.
- Χρησιμοποιήστε τη γλώσσα της εταιρείας, αλλά κρατήστε το ύφος τυπικό.
- Αναφέρετε ονόματα συναδέλφων που πρόθυμα θα έλεγαν καλά λόγια για εσάς.
