Ικανή βοηθός διοίκησης με πάνω από 7 έτη πείρας σε γραφείο, ειδικευμένη σε διοικητικές εργασίες, επίλυση προβλημάτων, σχεδιασμό και παροχή βέλτιστης υποστήριξης. Γνωστή για την ικανότητα αύξησης της παραγωγικότητας και μείωσης του φόρτου εργασίας των διοικητικών στελεχών. Αποδεδειγμένη αποδοτικότητα και ικανότητα γρήγορης μάθησης και εξοικείωσης με εφαρμογές λογισμικού και συστήματα αρχειοθέτησης.
02/2010 - 11/2022, Υπάλληλος διοικητικής υποστήριξης, Παιχνιδοεμπορική, Θεσσαλονίκη
- Έχω υπηρετήσει ως απευθείας βοηθός του προϊσταμένου του τμήματος παραγωγής, υποστηρίζοντας κάθε πτυχή της παραγωγής και της διαχείρισης γραφείου.
- Με εμπιστεύονται να αναλύω και να ερμηνεύω δεδομένα και να τακτοποιώ όλες αποστολές, τις παραδόσεις και τις παραγγελίες υλών.
- Προστρέχουν σε εμένα εργαζόμενοι από όλα τα τμήματα, μεταξύ των οποίων τα τμήματα ελέγχου ποιότητας και λογιστικής.
- Καταβάλλω προσπάθειες μείωσης του φόρτου εργασίας των εκτελεστικών στελεχών, αναλαμβάνοντας όλες τις αλληλεπιδράσεις με πελάτες, είτε διά ζώσης είτε μέσω τηλεφώνου είτε μέσω φαξ.
- Συντονίζω και προγραμματίζω όλες τις εταιρικές συσκέψεις, τα ραντεβού, τις συνεντεύξεις και τις επιθεωρήσεις.
- Επιλύω προβλήματα για διάφορα τμήματα, για να διασφαλίζω την έγκαιρη περάτωση των έργων και την τήρηση αυστηρών προθεσμιών.
- Μεριμνώ για την παροχή υπηρεσιών ποιότητας και αντιμετωπίζω επιτυχώς προβλήματα των πελατών.
02/2007 - 02/2010, Βοηθός διοίκησης, Άλφα Κάπα Μι, Θεσσαλονίκη
- Βοηθούσα τον υπεύθυνο λειτουργιών και το προσωπικό του καταστήματος και του γραφείου.
- Εκτελούσα διάφορες διοικητικές εργασίες, από τήρηση των προγραμμάτων παραγωγής έως την αγορά προμηθειών και την πρόσληψη προμηθευτών.
- Αξιοποιούσα τις δεξιότητές μου στην επίλυση προβλημάτων για να αντεπεξέρχομαι σε δυσκολίες των εργαζομένων, των πελατών και του διοικητικού προσωπικού.
- Διεύθυνα τη ροή εργασιών, μεσολαβώντας ανάμεσα σε όλα τα τμήματα και κανονίζοντας κλήσεις διάσκεψης, προγραμματίζοντας συσκέψεις, συντάσσοντας αλληλογραφία και διαχειριζόμενη ημερολόγια.
- Υποστήριζα ένα αποδοτικό σύστημα παραγωγής σε ένα ταχύρρυθμο περιβάλλον, διεκπεραιώνοντας με ακρίβεια όλες τις νέες παραγγελίες και αναθέτοντας στα κατάλληλα άτομα τις απαιτούμενες εργασίες.
02/2005 - 02/2007, Βοηθός γραφείου, Κατασκευαστική «Βαρούλκο», Θεσσαλονίκη
- Εργαζόμουν ως βοηθός του διοικητικού προσωπικού και ενεργούσα ως πρώτο σημείο επαφής για τους επισκέπτες και τους πελάτες.
- Διαχειριζόμουν τα συστήματα επικοινωνίας μέσω τηλεφώνου και ιμέιλ και μεριμνούσα για την έγκαιρη παραγγελία ειδών γραφείου.
- Μείωσα τις δαπάνες για προμήθειες, κάνοντας ορθή διαχείριση του στοκ, ζητώντας ανταγωνιστικές προσφορές και αγοράζοντας προϊόντα στις πλέον συμφέρουσες τιμές.
- Φημιζόμουν για την άμεση απόκριση στα ερωτήματα των πελατών.
02/2008 - 02/2010, Πτυχίο στη Διοίκηση Επιχειρήσεων, Αριστοτέλειο Πανεπιστήμιο Θεσσαλονίκης, Θεσσαλονίκη
09/2004 - 05/2008, Απολυτήριο Λυκείου, 20ό Λύκειο Τούμπας, Θεσσαλονίκη
- Διοικητική υποστήριξη
- Έλεγχος αποθέματος
- Προγραμματισμός εργασιών
- Προγραμματισμός εκδηλώσεων
- Δακτυλογράφηση με υπαγόρευση
- Διόρθωση και επιμέλεια κειμένου
Παράδειγμα σύνοψης βιογραφικού: Κάντε να σας προσέξουν
Η σύνοψη του βιογραφικού, επίσης γνωστή ως προφίλ, είναι ιδιαίτερα σημαντική, διότι επιδεικνύει την προσωπικότητά σας. Είναι το σημείο στο οποίο πρέπει να κάνετε άριστη πρώτη εντύπωση. Μην σας πιάσει ταπεινοφροσύνη. Ο παρών οδηγός βιογραφικού θα σας κατευθύνει βήμα προς βήμα. Γιατί χρειάζεται η σύνοψη; Διότι δεν έχετε πολύ χρόνο για να εντυπωσιάσετε και θέλετε να ξεχωρίσετε από την αρχή.
Ποιος είναι ο στόχος μιας σύνοψης;
Η σύνοψη ενός βιογραφικού πρέπει να αναδεικνύει τις μαλακές δεξιότητές σας και να δείχνει τον επαγγελματισμό σας. Το υπόλοιπο βιογραφικό σας θα εστιάσει στην πείρα, στην εκπαίδευση και στις δεξιότητες, αφήνοντας μικρό περιθώριο δημιουργικότητας. Εδώ, όμως, έχετε την ευκαιρία να πλασάρετε τον εαυτό σας και να αποσπάσετε το ενδιαφέρον και την προσοχή του τμήματος ανθρώπινου δυναμικού.
Επειδή ίσως να είστε το πρώτο άτομο με το οποίο αλληλεπιδρούν οι επισκέπτες του μελλοντικού σας γραφείου, είναι προς όφελός σας να αναδείξετε την προσωπικότητά σας σε ένα βιογραφικό για θέση διοικητικού βοηθού. Είστε πρόσωπο εύθυμο, ήρεμο, πρόθυμο να βοηθήσει, ικανό στην επίλυση προβλημάτων; Τονίστε αυτά τα προτερήματα στη σύνοψη του βιογραφικού. Περιλάβετε και ορισμένα επιτεύγματα από το εργασιακό ιστορικό σας. Θυμηθείτε ότι οι βοηθοί διοίκησης εργάζονται σε διάφορα πεδία. Φροντίστε να λάβετε υπόψη τον κλάδο στον οποίο θέλετε να εργαστείτε. Ψάξτε να βρείτε τι ζητούν οι εργοδότες και επισημάνετε τις δεξιότητες που έχουν μεγαλύτερη σχέση με το εν λόγω πεδίο.
Παράδειγμα εργασιακού ιστορικού βιογραφικού: Δείξτε τι γνωρίζετε
Αν κάνετε τα πρώτα βήματα στη σταδιοδρομία σας ή αν θέλετε να αλλάξετε καριέρα ως βοηθός διοίκησης, αυτό είναι το πιο δύσκολο τμήμα. Ανεξάρτητα, όμως, από το εργασιακό ιστορικό σας, μπορείτε να εστιάσετε στις δεξιότητές σας, ώστε να προβάλετε την αξία σας. Το πρώτο βήμα είναι να σκεφτείτε κάθε δουλειά που είχατε, πλήρους ή μερικής απασχόλησης. Μην περιγράψετε τη θέση εργασίας, αλλά παραθέστε τα επιτεύγματα και τις δεξιότητές σας. Ξεκινήστε γράφοντας όλα όσα έχετε πετύχει, αλλά στη συνέχεια κρατήστε μόνο τα κορυφαία, ώστε να χωρέσουν στον διαθέσιμο χώρο.
Παράδειγμα τμήματος δεξιοτήτων βιογραφικού: Αναδείξτε τις ικανότητές σας
Οι ευθύνες ενός διοικητικού βοηθού μπορούν να παρουσιάζουν μεγάλη ποικιλία, ανάλογα με το περιβάλλον. Επειδή, όμως, αποσκοπείτε να εντυπωσιάσετε συγκεκριμένους εργοδότες, εστιάστε το βιογραφικό στις ποιότητες που αναζητούν αυτοί. Έχουμε ήδη αναφέρει τα σύννεφα λέξεων. Είναι πολύ χρήσιμα όταν αποφασίζετε ποιες δεξιότητες να απαριθμήσετε. Σας δίνουν προβάδισμα κατά τον έλεγχο του βιογραφικού σας από το αυτόματο σύστημα παρακολούθησης αιτήσεων. Το τμήμα δεξιοτήτων πρέπει να αφορά ειδικά τη θέση εργασίας την οποία αναζητάτε. Θυμηθείτε ότι οι εργοδότες κατά πάσα πιθανότητα θα έχουν ρυθμίσει το σύστημα παρακολούθησης να αναζητά λέξεις-κλειδί που περιέχονται και στην αγγελία της θέσης. Επιλέξτε τις πιο συναφείς δεξιότητες από τη γενική λίστα που έχετε καταρτίσει.
Εξετάστε το ενδεχόμενο να μετακινήσετε αυτό το τμήμα πιο ψηλά, αν δεν έχετε πολλή πείρα. Περισσότεροι από 40% των υπευθύνων εύρεσης προσωπικού προτιμούν να βλέπουν τις δεξιότητες στην αρχή ενός βιογραφικού, σύμφωνα με το Careerbuilder. Προσπαθήστε να μην επαναλάβετε δεξιότητες τις οποίες έχετε ήδη αναφέρει στο τμήμα με την πείρα. Επειδή δεν έχετε πολύ χώρο, αξιοποιήστε τον προσθέτοντας νέες πληροφορίες.
Κοινές σκληρές δεξιότητες
Σκληρές δεξιότητες είναι εκείνες που απαιτούνται για να κάνετε τη δουλειά σας. Συνήθως μπορείτε να τις αποκτήσετε παρακολουθώντας μαθήματα –π.χ. τήρηση λογιστικών βιβλίων, επιμέλεια κειμένου ή χρήση προγράμματος επεξεργασίας κειμένου.
Κοινές μαλακές δεξιότητες
Οι μαλακές δεξιότητες συχνά ονομάζονται και «ανθρώπινες δεξιότητες». Ακολουθούν ορισμένες μαλακές δεξιότητες κατάλληλες για βοηθούς διοίκησης:
- Επικοινωνία
- Διαχείριση χρόνου
- Οργάνωση
- Σχεδιασμός
Παράδειγμα εκπαίδευσης σε βιογραφικό: Όχι απλώς λίστα πτυχίων
Το τμήμα του βιογραφικού με την εκπαίδευση έχει μεγαλύτερο βάρος για όσους κάνουν τα πρώτα τους βήματα, αλλά σε κάθε περίπτωση μπορείτε να το χρησιμοποιήσετε προς όφελός σας. Το απολυτήριο Λυκείου αρκεί για να εργαστείτε ως βοηθός διοίκησης, αλλά ίσως έχετε παρακολουθήσει μαθήματα που σας δίνουν πλεονέκτημα έναντι των συνυποψηφίων.
Αν όχι, εξετάστε το ενδεχόμενο να παρακολουθήσετε τώρα μια σειρά μαθημάτων, για να πλουτίσετε τις δεξιότητές σας. Πλέον διατίθεται πλήθος μαθημάτων, με πληρωμή ή δωρεάν, που μπορούν να σας προσφέρουν πολύτιμες βεβαιώσεις.
Επιλογή της κατάλληλης μορφής και διάταξης για ένα βιογραφικό
Για τους βοηθούς διοίκησης, η σαφής επικοινωνία είναι μια από τις πιο σημαντικές δεξιότητες. Αν η μορφοποίηση του βιογραφικού σας δεν δίνει επαγγελματική εικόνα, ο εργοδότης θα αποκομίσει κακή εντύπωση για τις ικανότητές σας και θα σκεφτεί ότι δεν κάνετε για τη δουλειά. Προσπαθήστε να χρησιμοποιήσετε μια μορφή ή ένα πρότυπο βιογραφικού που να αρμόζει στο ύφος του πιθανού εργοδότη.
Χάρη στη συλλογή προτύπων του CVapp.gr, δεν χρειάζεται να έχετε πτυχίο γραφιστικής ή σελιδοποίησης, για να φτιάξετε ένα εμφανίσιμο βιογραφικό. Επιλέξτε ένα από τα πολλά δείγματα βιογραφικού που προσφέρουμε. Σκεφτείτε τα δυνατά σημεία σας και επιλέξτε μια μορφή βιογραφικού που να τα αναδεικνύει. Έπειτα, εξατομικεύστε το πρότυπο βιογραφικού χρησιμοποιώντας την εφαρμογή δημιουργίας.
