Η διάρθρωση μιας συνοδευτικής επιστολής για υποτροφία είναι ίδια με εκείνη κάθε άλλου είδους αίτησης, περιλαμβάνοντας τα εξής τμήματα:
Ας τα δούμε ένα προς ένα.
Είτε το πιστεύετε είτε όχι, ορισμένα ιδρύματα υποτροφιών ζητούν να στείλετε την αίτηση ταχυδρομικά. Σε αυτήν την περίπτωση, η κεφαλίδα πρέπει να περιλαμβάνει το όνομα και τη διεύθυνση του ιδρύματος και/ή του ατόμου επικοινωνίας, καθώς και την ημερομηνία. Αυτή η τυπική κεφαλίδα επιστολής δεν είναι απαραίτητη όταν κάνετε αίτηση μέσω ιστοτόπου ή μέσω ιμέιλ. Εκεί, μπορείτε να περιλάβετε μόνο το όνομά σας, τον αριθμό τηλεφώνου σας και άλλα στοιχεία επικοινωνίας σας, καθώς και το όνομα του ιδρύματος.
Στόχος αυτού του τμήματος: να δώσετε ταυτότητα στο έγγραφο, να έχετε σε εμφανές σημείο το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας σας και να δημιουργήσετε μια ελκυστική εμφάνιση.
Αυτό το σύντομο τμήμα μπερδεύει πολλούς φοιτητές, που δεν γνωρίζουν ποιο είναι το κατάλληλο ύφος. Μια αίτηση υποτροφίας απευθύνεται σε άτομο που βρίσκεται σε θέση ανώτερη από τη δική σας. Έτσι, χρειάζεται να επιδείξετε σεβασμό, χωρίς όμως υπερβολική τυπικότητα. Η καλύτερη επιλογή, λοιπόν, είναι να αρχίσετε με «Αγαπητέ» ή «Αγαπητή», όπως δείχνει και το δείγμα συνοδευτικής επιστολής. Οι αγγελίες υποτροφίας συνήθως αναφέρουν ρητά ποιος έχει την ευθύνη της διαδικασίας επιλογής. Συχνά πρόκειται για επιτροπή. Η φράση «Αγαπητή Επιτροπή Υποτροφιών του Ιδρύματος Χ» είναι ό,τι πρέπει. Εναλλακτικά, αναφέρετε και το όνομα του προέδρου μαζί με το όνομα της επιτροπής: «Αγαπητέ Δρ. Ιωάννου και Επιτροπή Υποτροφιών του Ιδρύματος Χ».
Στόχος αυτού του τμήματος: να χρησιμοποιήσετε το κατάλληλο ύφος κατά την προσφώνηση του αναγνώστη ή της επιτροπής, φροντίζοντας να γράψετε σωστά το όνομα του ατόμου ή του οργανισμού.
Αγαπητέ καθ. Χαρίτου,
Η εισαγωγή είναι η πρώτη ευκαιρία να σας γνωρίσουν τα μέλη της επιτροπής υποτροφιών. Όταν αιτείσθε υποτροφία, είναι σημαντικό να γράψετε σωστά αυτήν την αρχική παράγραφο. Θέλετε να δείξετε σεβασμό μαζί με ενθουσιασμό και πάθος για το αντικείμενο και για το πρόγραμμα που σας ενδιαφέρει. Ένα άριστο άνοιγμα είναι εκείνο που αποκαλύπτει τμήμα του χαρακτήρα και της προσωπικότητάς σας. Θα μπορούσατε να ξεκινήσετε με μια νόστιμη –όχι όμως πιπεράτη!– ιστορία ή πληροφορίες υποβάθρου, αρκεί να λάβετε υπόψη ότι η πλειονότητα των άλλων υποψηφίων είναι επίσης φοιτητές και μάλλον στο ίδιο πεδίο με εσάς. Δείτε τι σας κάνει να ξεχωρίζετε!
Μην παραλείψετε να εξηγήσετε ποια ακριβώς υποτροφία αφορά η αίτησή σας, αν το ίδρυμα προσφέρει διάφορες, και να εξηγήσετε γιατί ζητάτε χρηματοδότηση.
Η παρακάτω πρόταση από το παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής εξηγεί για ποιους σκοπούς θα χρησιμοποιήσει τα χρήματα ο φοιτητής.
Καθώς πλησιάζω προς το εξάμηνο της διπλωματικής εργασίας στο ΜΔΕ «Μετάφραση και διερμηνεία» του Τμήματος Τουρκικών Σπουδών και Σύγχρονων Ασιατικών Σπουδών, σας γράφω με θέμα τη δυνατότητα λήψης υποτροφίας. Αν και μέρος της εργασίας μπορεί να γίνει στο πανεπιστήμιο, το θέμα της διπλωματικής μου θα απαιτήσει ταξίδια, τα οποία θα κοστίσουν.
Στόχος αυτού του τμήματος: να τραβήξετε την προσοχή του αναγνώστη, συστήνοντας τον εαυτό σας με τρόπο σύντομο, ενδιαφέροντα και συναρπαστικό.
Στον κορμό της συνοδευτικής επιστολής μπορείτε να παραθέσετε τα κυριότερα προσόντα και τις δεξιότητές σας. Ξεκινήστε εξηγώντας ποιοι είναι οι στόχοι σας ή τι σκοπεύετε να κάνετε με τη χρηματοδότηση που θα λάβετε. Θυμηθείτε: κάθε πρόταση πρέπει να ενισχύει το επιχείρημα ότι είστε ο καλύτερος υποψήφιος για αυτήν την οικονομική επένδυση.
Στόχος του κορμού της συνοδευτικής επιστολής: να παρουσιάσετε το επιχείρημά σας με προσωπικές ιστορίες/δηλώσεις, στοιχεία και τεκμήρια της εργατικότητας και της αποφασιστικότητάς σας και να δείξετε ότι ευθυγραμμίζεστε με την αποστολή του οργανισμού ή της υποτροφίας.
Προς το παρόν χρηματοδοτώ τις σπουδές μου κάνοντας μεταφράσεις στον ελεύθερο χρόνο μου. Δεν είμαι από πλούσια οικογένεια και, παρότι οι γονείς μου συμβάλλουν όσο μπορούν, το κόστος της διπλωματικής μου, η οποία θα χρειαστεί εκτενή παρατήρηση στο πεδίο, σε διεθνή συνέδρια, είναι υψηλό.
Η εργασία μου, η οποία καταπιάνεται με πολιτισμικές όψεις της ταυτόχρονης διερμηνείας από τα Τουρκικά προς τα Ελληνικά για να αποκαλύψει αθέατες πτυχές της γλώσσας, δεν μπορεί να γραφτεί χωρίς επιτόπια παρατήρηση.
Έχω ήδη συμμετάσχει σε διάφορα ερευνητικά έργα του τμήματος και έχω βοηθήσει στη διοργάνωση σεμιναρίων και συνεδρίων. Έχω εργαστεί στο Εργαστήριο Κοινωνιογλωσσολογίας, όπου συνέβαλα στη δημοσίευση άρθρων σε επιστημονικά περιοδικά με θέμα την τουρκική γλώσσα.
Επαγγελματικός μου στόχος είναι να γίνω διερμηνέας στα γραφεία του ΟΗΕ στη Γενεύη. Έχω ήδη εξασφαλίσει πρακτική άσκηση ενός μήνα μετά το τέλος του φετινού ακαδημαϊκού έτους, την οποία θεωρώ ως πρώτης τάξεως ευκαιρία.
Αφού αφηγηθήκατε την προσωπική σας ιστορία, τις δεξιότητες και τις εμπειρίες σας, τι απομένει; Να γράψετε μια θετική παράγραφο κλεισίματος. Είναι σημαντικό να κλείσετε με θετικό τρόπο, αλλά υπάρχει κάτι ακόμη που μπορείτε να κάνετε πριν ολοκληρώσετε. Προσκαλώντας την επιτροπή να επικοινωνήσει μαζί σας, μπορείτε να δείξετε πόσο θέλετε τη στήριξή της. Το συμπέρασμα στο παρακάτω παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής πετυχαίνει και τους δύο στόχους.
Μια υποτροφία θα μου επέτρεπε να έχω πρόσβαση σε κορυφαίους επιστήμονες του κλάδου και θα μου έδινε την ευκαιρία να εξασκήσω την ειδίκευσή μου σε πολύ σημαντικές εκδηλώσεις. Θα ήμουν ευγνώμων αν μπορούσαμε να συναντηθούμε για να συζητήσουμε το ενδεχόμενο υποτροφίας εκτενέστερα, για το οποίο προσβλέπω στη βοήθειά σας.
Με εκτίμηση,
Εμμανουήλ Ταχτσίδης
Περάστε το μήνυμα με ύφος ευγνωμοσύνης και ειλικρίνειας, για να δείξετε στην επιτροπή ότι αξίζει να επενδύσει σε εσάς. Τα «Μετά τιμής» και «Με εκτίμηση» είναι καλές επιλογές. Μπορείτε να προσθέσετε και ένα «Ευχαριστώ που εξετάζετε την υποψηφιότητά μου για την υποτροφία».
Στόχος αυτού του τμήματος: να αφήσετε τον αναγνώστη με μια θετική νότα, να τον προσκαλέσετε να επικοινωνήσει μαζί σας, να εκφράσετε ευγνωμοσύνη και ενθουσιασμό για τη στήριξή του.