Οι περισσότεροι πηγαίνουν σε ένα πανεπιστήμιο για να σπουδάσουν, αλλά κάποιοι πηγαίνουν για να εργαστούν. Είτε είστε καθηγητής αστροφυσικής είτε προπονητής ποδοσφαίρου είτε εργαζόμενος στην εστίαση, μια ελκυστική συνοδευτική επιστολή για πανεπιστήμιο είναι κρίσιμο μέρος μιας αίτησης για εργασία σε ίδρυμα τριτοβάθμιας εκπαίδευσης.
Αυτές οι θέσεις εργασίας δεν είναι και λίγες. Ο αμερικανικός ιστότοπος HigherEdJobs, που ειδικεύεται στην απασχόληση στην ανώτατη εκπαίδευση, λέει ότι υπάρχουν περισσότερες από 100.000 θέσεις σε 2.000 ιδρύματα.
Αυτός ο οδηγός και το αντίστοιχο παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής θα εξετάσουν τα εξής:
- Την καλύτερη μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής για πανεπιστήμιο (και τα πέντε βασικά της στοιχεία)
- Τον στόχο κάθε τμήματος της συνοδευτικής επιστολής
- Τις βασικές αρχές διάταξης και σχεδίασης μιας συνοδευτικής επιστολής
- Τις συμβουλές της ψυχολογίας για μια εξαιρετική συνοδευτική επιστολή
- Τα λάθη που πρέπει να αποφύγετε.
Η καλύτερη μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής για πανεπιστήμιο
Η μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής για πανεπιστήμιο ορίζεται από τα πέντε βασικά της στοιχεία, τη δομή της και τον όγκο του κειμένου της. Στις περισσότερες περιπτώσεις, μια συνοδευτική επιστολή για πανεπιστήμιο πρέπει να είναι μονοσέλιδη, με όριο τις 300 λέξεις. Έτσι, αντίθετα με μια διδακτορική διατριβή 100.000 λέξεων, μια συνοδευτική επιστολή επιδιώκει συντομία και οικονομία των λέξεων.
Αλλά αυτές οι λέξεις πρέπει να επιλεγούν πολύ προσεκτικά και να ακολουθούν μια αναγνωρισμένη δομή.Αυτά είναι τα πέντε βασικά στοιχεία μιας συνοδευτικής επιστολής για πανεπιστήμιο:
- Κεφαλίδα
- Χαιρετισμός συνοδευτικής επιστολής
- Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής
- Μεσαίες παράγραφοι (κορμός)
- Κατακλείδα συνοδευτικής επιστολής (συμπέρασμα και κλείσιμο)
Θα εξετάσουμε τι πρέπει να περιέχει κάθε ένα από αυτά τα στοιχεία, αλλά πρώτα ας ρίξουμε μια ματιά στο επεξεργάσιμο παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τη δική σας αίτηση:
Αγαπητέ κ. Μαρούδα,
Κατά την επταετή θητεία μου ως διευθύντρια του Τμήματος Νεοελληνικών Σπουδών του Πανεπιστημίου του Άμστερνταμ, σημειώθηκε 35% αύξηση στην εισαγωγή φοιτητών και 25% βελτίωση στον γενικό μέσο όρο τους. Το μάθημα της γλωσσολογίας, δε, ήταν πάντα υπερπλήρες (πληρότητα έως 150%) και 95% των καθηγητών μας δημοσίευσαν μελέτες σε αξιόλογες διεθνείς επιθεωρήσεις, οι οποίες έτυχαν καλών κριτικών.
Η μετεγκατάστασή μου στην Ελλάδα παρουσιάζει πλήθος νέων προκλήσεων και ευκαιριών. Γνωρίζοντας ότι θέλετε να εμπλουτίσετε τα προσφερόμενα μαθήματα του Διδασκαλείου, κρίνω πως η πείρα μου μπορεί να αποβεί ιδιαίτερα ωφέλιμη.
Οι φοιτητές ελκύονται από ένα πρόγραμμα μαθημάτων πλούσιο και πολυσχιδές, το οποίο προσφέρει δυνατότητες περαιτέρω ενασχόλησης. Οι καθηγητές της γλώσσας με πείρα στη διδασκαλία της σε συνάρτηση με τον πολιτισμό και την ιστορία μπορούν να αυξήσουν κατακόρυφα την επιτυχία ενός προγράμματος.
Το ενδιαφέρον για λιγότερο γνωστές γλώσσες και αρχαία ποίηση βαίνει μειούμενο, καθώς οι φοιτητές πλέον προτιμούν να αποκτήσουν γνώσεις τις οποίες θα μπορέσουν να αξιοποιήσουν στην καθημερινή ζωή τους. Έτσι, οι σύγχρονες γλώσσες έχουν αποκτήσει σαφές προβάδισμα. Έχοντας διασυνδέσεις με σπουδαίες μορφές των νεοελληνικών σπουδών, είμαι πεπεισμένη ότι μπορώ να προσελκύσω πρωτοκλασάτα ονόματα στο πρόγραμμα του Διδασκαλείου.
Έχοντας παρουσιάσει εργασίες σε 100 και πλέον διεθνή σεμινάρια κατά τα τελευταία πέντε έτη και έχοντας τονώσει το γόητρο του πανεπιστημίου μου, θα ήθελα να συνεχίσω κατά τον ίδιο τρόπο. Αναζητώντας ενεργητικά νέα θέματα προς συζήτηση στο αμφιθέατρο και χρησιμοποιώντας τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να τα διαδώσω, προσελκύω πολύ αποδοτικά και αποτελεσματικά τους φοιτητές, οι οποίοι συρρέουν στις διαλέξεις.
Θα μου έδινε χαρά η ευκαιρία να καταθέσω τις ιδέες μου για το πώς θα μπορούσα να συμβάλω στη μελλοντική επιτυχία του Διδασκαλείου.
Με εκτίμηση,
Στέλλα Χολίδη
Παράδειγμα κεφαλίδας συνοδευτικής επιστολής
Η κεφαλίδα της συνοδευτικής επιστολής είναι ένα προσεκτικά σχεδιασμένο τμήμα στην κορυφή της σελίδας, που περιέχει το όνομα, το επάγγελμα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και το ιμέιλ σας. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τη φωτογραφία σας και το προφίλ σας στο LinkedIn, αλλά μην το φορτώσετε με πολλά άλλα στοιχεία.
Όταν ο υπεύθυνος προσλήψεων ανοίξει τη συνοδευτική επιστολή σας, πριν διαβάσει τις πρώτες λέξεις, πρέπει να πει: «Ωραίο φαίνεται αυτό». Σε μια σελίδα κατά τα άλλα γεμάτη παραγράφους με μαύρο κείμενο, η κεφαλίδα είναι η ευκαιρία σας να κάνετε μερικές σχεδιαστικές επιλογές που θα βοηθήσουν την επιστολή να δείχνει ελκυστική. Μπορείτε να επιλέξετε ένα χρώμα έμφασης, μια ευφάνταστη διάταξη, να κάνετε δημιουργική χρήση της τυπογραφίας, ίσως και να προσθέσετε εικονίδια για τη διεύθυνση, το τηλέφωνο και το ιμέιλ σας. Δεν πρέπει να δείχνει «φανταχτερή», αλλά να έχει μια σχεδιαστική χάρη.
Παράδειγμα χαιρετισμού συνοδευτικής επιστολής
Ο χαιρετισμός της συνοδευτικής επιστολής, επίσης γνωστός ως προσφώνηση, είναι η γραμμή όπου λέτε «Αγαπητή κ. Γεωργίου», «Αγαπητέ κ. Κωνσταντίνου» ή «Αγαπητέ Δρ Ιωαννίδη».
Μη γίνετε πάρα πολύ δημιουργικοί εδώ: σε μια επιστολή που επιζητεί πρόσληψη, το «Γεια χαρά» δεν αρμόζει. Προσπαθήστε, όμως, να βρείτε το όνομα του ατόμου προς το οποίο πρέπει να απευθύνετε την αίτηση εργασίας. Σε όλους αρέσει να διαβάζουν το όνομά τους, ενώ παράλληλα δείχνετε την προσοχή σας στη λεπτομέρεια και το ενδιαφέρον σας για τον εργοδότη, διότι αφιερώσατε χρόνο να βρείτε ποιος εξετάζει τις αιτήσεις για τη θέση που επιθυμείτε.
Αγαπητέ κ. Μαρούδα,
Παράδειγμα εισαγωγής συνοδευτικής επιστολής
Για να πιάσετε ένα ψάρι, πρέπει να ρίξετε ένα ελκυστικό δόλωμα. Ομοίως, η εισαγωγή μιας συνοδευτικής επιστολής, η αρχική παράγραφος, πρέπει να κατονομάζει την επιθυμητή θέση εργασίας και να επιχειρηματολογεί υπέρ του ότι είστε ο κατάλληλος άνθρωπος για να την αναλάβετε.
Για μια αίτηση σε πανεπιστήμιο, η αναφορά στο ξακουστό ίδρυμα στο οποίο έχετε σπουδάσει μπορεί να είναι ένας τρόπος για να τραβήξετε το ενδιαφέρον. Άλλος τρόπος είναι να πείτε για τα πολλά χρόνια πείρας στον τομέα σας, αν τα έχετε. Πείτε πρώτα τα δυνατά σας σημεία και προσπαθήστε να γράψετε μια παράγραφο που να ωθεί τον υπεύθυνο εύρεσης προσωπικού να συνεχίσει να διαβάζει.
Εδώ υπάρχει ένα παράδειγμα μιας καλής εισαγωγής σε συνοδευτική επιστολή για πανεπιστήμιο:
Κατά την επταετή θητεία μου ως διευθύντρια του Τμήματος Νεοελληνικών Σπουδών του Πανεπιστημίου του Άμστερνταμ, σημειώθηκε 35% αύξηση στην εισαγωγή φοιτητών και 25% βελτίωση στον γενικό μέσο όρο τους. Το μάθημα της γλωσσολογίας, δε, ήταν πάντα υπερπλήρες (πληρότητα έως 150%) και 95% των καθηγητών μας δημοσίευσαν μελέτες σε αξιόλογες διεθνείς επιθεωρήσεις, οι οποίες έτυχαν καλών κριτικών.
Παράδειγμα μεσαίου τμήματος συνοδευτικής επιστολής
Ο κορμός της συνοδευτικής επιστολής (μεσαίες παράγραφοι) πρέπει να περιλαμβάνουν την καρδιά του επιχειρήματός σας. Αν η εισαγωγή σας έχει «αγκιστρώσει το ψάρι», στον κορμό πρέπει να το τραβήξετε προς το μέρος σας.
Με όριο τη μία σελίδα, πρέπει να γράψετε πολλά σε λίγο χώρο. Πρέπει να αναφέρετε τα κορυφαία σας προσόντα για τη θέση που θέλετε. Ξανά, πρέπει να μιλήσετε για την πείρα στον τομέα σας και για την εκπαίδευσή σας.
Να είστε συγκεκριμένοι όσον αφορά την εργασιακή πείρα, χρησιμοποιώντας γεγονότα και αριθμούς όπου είναι δυνατόν και προσπαθώντας να διηγηθείτε τουλάχιστον ένα περιστατικό κατά το οποίο λύσατε ένα πρόβλημα σε προηγούμενη θέση εργασίας σας.
Επίσης, προσπαθήστε να αναφέρετε το όνομα του πανεπιστημίου στο οποίο κάνετε αίτηση και να εξηγήσετε τι σας κάνει να θέλετε να εργαστείτε εκεί. Δώστε στον εργοδότη να καταλάβει ότι δεν στέλνετε απλώς αιτήσεις εργασίας μαζικά, σε πολλά πανεπιστήμια ταυτόχρονα, αλλά ότι θέλετε να εργαστείτε συγκεκριμένα σε αυτό. Για παράδειγμα:
Η μετεγκατάστασή μου στην Ελλάδα παρουσιάζει πλήθος νέων προκλήσεων και ευκαιριών. Γνωρίζοντας ότι θέλετε να εμπλουτίσετε τα προσφερόμενα μαθήματα του Διδασκαλείου, κρίνω πως η πείρα μου μπορεί να αποβεί ιδιαίτερα ωφέλιμη.
Οι φοιτητές ελκύονται από ένα πρόγραμμα μαθημάτων πλούσιο και πολυσχιδές, το οποίο προσφέρει δυνατότητες περαιτέρω ενασχόλησης. Οι καθηγητές της γλώσσας με πείρα στη διδασκαλία της σε συνάρτηση με τον πολιτισμό και την ιστορία μπορούν να αυξήσουν κατακόρυφα την επιτυχία ενός προγράμματος.
Το ενδιαφέρον για λιγότερο γνωστές γλώσσες και αρχαία ποίηση βαίνει μειούμενο, καθώς οι φοιτητές πλέον προτιμούν να αποκτήσουν γνώσεις τις οποίες θα μπορέσουν να αξιοποιήσουν στην καθημερινή ζωή τους. Έτσι, οι σύγχρονες γλώσσες έχουν αποκτήσει σαφές προβάδισμα. Έχοντας διασυνδέσεις με σπουδαίες μορφές των νεοελληνικών σπουδών, είμαι πεπεισμένη ότι μπορώ να προσελκύσω πρωτοκλασάτα ονόματα στο πρόγραμμα του Διδασκαλείου.
Έχοντας παρουσιάσει εργασίες σε 100 και πλέον διεθνή σεμινάρια κατά τα τελευταία πέντε έτη και έχοντας τονώσει το γόητρο του πανεπιστημίου μου, θα ήθελα να συνεχίσω κατά τον ίδιο τρόπο. Αναζητώντας ενεργητικά νέα θέματα προς συζήτηση στο αμφιθέατρο και χρησιμοποιώντας τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να τα διαδώσω, προσελκύω πολύ αποδοτικά και αποτελεσματικά τους φοιτητές, οι οποίοι συρρέουν στις διαλέξεις.
Πώς να ολοκληρώσετε μια συνοδευτική επιστολή (παράδειγμα συμπεράσματος)
Το συμπέρασμα της συνοδευτικής επιστολής πρέπει να περιλαμβάνει μια πρόσκληση σε δράση, στην οποία προτείνετε στον υπεύθυνο προσλήψεων να κάνει κάτι αφού διαβάσει την επιστολή σας. Μπορείτε να αναφέρετε ότι ανυπομονείτε για μια απάντηση, ότι θα χαιρόσασταν να συνομιλήσετε τηλεφωνικά ή ότι θα ήταν χαρά σας να σας προσκαλέσει σε συνέντευξη, είτε από κοντά είτε από απόσταση.
Το ενδιαφέρον σας για τη λήψη απάντησης θα δείξει στον υπεύθυνο εύρεσης προσωπικού ότι νοιάζεστε πραγματικά για τη θέση. Μη δώσετε εντύπωση απόγνωσης ούτε όμως υπερβολικής αυτοπεποίθησης· μεταδώστε απλώς το ειλικρινές σας ενδιαφέρον για περαιτέρω διερεύνηση της ευκαιρίας εργασίας.
Θα μου έδινε χαρά η ευκαιρία να καταθέσω τις ιδέες μου για το πώς θα μπορούσα να συμβάλω στη μελλοντική επιτυχία του Διδασκαλείου.
Με εκτίμηση,
Στέλλα Χολίδη
Διάταξη και σχεδίαση συνοδευτικής επιστολής για πανεπιστήμιο
Η επιστολή σας πρέπει να πει τα σωστά πράγματα, αλλά πρέπει επίσης να έχει την κατάλληλη εμφάνιση. Επιλέξτε την κατάλληλη διάταξη και σχεδίαση για τη συνοδευτική επιστολή και μη σπαταλάτε το καλογραμμένο κείμενό σας σε μια κακοσχεδιασμένη επιστολή.
Χρησιμοποιήστε μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά –τίποτα αφηρημένο ή παράξενο. Επιλέξτε μέγεθος γραμματοσειράς μεταξύ 10 και 12 στιγμών, ώστε να διαβάζεται εύκολα χωρίς όμως να θυμίζει παιδικό βιβλίο.
Χρησιμοποιήστε περιθώρια 2,5 cm πάνω, κάτω, δεξιά και αριστερά. Αφήστε διάστημα μεταξύ των παραγράφων σας αντί για εσοχή στην πρώτη γραμμή και φροντίστε να μην είναι υπερβολικά μεγάλες.
Ως προς την εμφάνιση, τα πρότυπα συνοδευτικής επιστολής του CVapp.gr προσφέρουν μια έτοιμη λύση για να δημιουργήσετε γρήγορα μια όμορφη συνοδευτική επιστολή σχεδιασμένη από επαγγελματίες.
Συμβουλές της ψυχολογίας για μια εξαιρετική συνοδευτική επιστολή
Να θυμάστε πάντα ότι γράφετε την επιστολή σε έναν άνθρωπο και, συνεπώς, πρέπει να ακούγεστε σαν άνθρωπος. Αποφύγετε τον ξύλινο λόγο και στερεότυπες φράσεις όπως «ομαδικός παίκτης» ή «καινοτόμος σκέψη». Αποφύγετε τις κοινοτοπίες που ένας υπεύθυνος εύρεσης προσωπικού έχει διαβάσει χιλιάδες φορές και προσέξτε την κενολογία, όπου γράφετε πολλά αλλά με λίγο νόημα.
Η συνοδευτική επιστολή είναι ένας τρόπος να δημιουργήσετε μια προσωπική σύνδεση με έναν υπεύθυνο προσλήψεων, του οποίου τη βοήθεια χρειάζεστε επειγόντως για να πάρετε τη δουλειά. Είναι μια επαγγελματική επιστολή, χωρίς να σημαίνει ότι δεν μπορεί να είναι και προσωπική. Σε ορισμένα σημεία, κερδίζετε πόντους χρησιμοποιώντας λογική γλώσσα, που μιλά στο μυαλό, ενώ σε άλλα κερδίζετε έδαφος χρησιμοποιώντας συναισθηματική γλώσσα, που μιλά στην καρδιά.
Να θυμάστε ότι κανείς δεν υποχρεώνεται να σας προσλάβει και δεν χρειάζεται να πείσετε κανέναν ότι το αξίζετε. Χρειάζεται να πείσετε τους εργοδότες ότι μπορείτε να τους βοηθήσετε περισσότερο από ό,τι μπορούν να βοηθήσουν εκείνοι εσάς, κάνοντας την εταιρεία πιο δυνατή, πιο κερδοφόρα και πιο αποδοτική.
Προσέξτε τον τόνο σας, βεβαιωθείτε ότι είναι φιλικός, επαγγελματικός και γεμάτος σιγουριά, αλλά ποτέ αλαζονικός ή αυθάδης.
Λάθη προς αποφυγή σε μια συνοδευτική επιστολή
Ακολουθούν μερικά λάθη που καλό είναι να αποφύγετε σε μια συνοδευτική επιστολή για πανεπιστήμιο.
- Δακτυλογραφικά, ορθογραφικά και γραμματικά λάθη. Θυμηθείτε: απευθύνεστε σε ένα πανεπιστήμιο. Σε μια μονοσέλιδη επιστολή, δεν μπορείτε να επιτρέψετε ούτε ένα γλωσσικό λάθος.
- Γενικόλογες επιστολές. Η αποστολή της ίδιας συνοδευτικής επιστολής σε πολλούς εργοδότες είναι εγγύηση αποτυχίας. Προσαρμόστε κάθε συνοδευτική επιστολή στον οικείο εργοδότη και μιλήστε για τις ιδιαίτερες ανάγκες του.
- Σπατάλη λέξεων. Ασήμαντες πληροφορίες, κενολογίες και κοινοτοπίες γεμίζουν τη σελίδα σας με άχρηστες λέξεις. Αφιερώστε τον πολύτιμο χώρο εξηγώντας γιατί είστε εξαιρετικός υποψήφιος για τη θέση εργασίας.
- Ακατάλληλη σχεδίαση. Μια κακοσχεδιασμένη κεφαλίδα, μια γραμματοσειρά μικρή και δυσανάγνωστη ή άλλα λάθη στη σχεδίαση και τη μορφοποίηση μπορεί να οδηγήσουν σε απόρριψη με την πρώτη ματιά.
Κύρια διδάγματα
- Η συνοδευτική επιστολή είναι ένα ισχυρό εργαλείο για κάθε είδους αιτήσεις προς πανεπιστήμια. Στα πανεπιστημιακά ιδρύματα, η συνοδευτική επιστολή είναι πολύ πιο σημαντική από όσο στις εμπορικές επιχειρήσεις.
- Ακολουθήστε τη δοκιμασμένη μορφή συνοδευτικής επιστολής που αποτελείται από τα 5 τυποποιημένα στοιχεία.
- Μεγιστοποιήστε την αποτελεσματικότητα κάθε στοιχείου της συνοδευτικής επιστολής κατανοώντας τους στόχους και τις μεθόδους γραφής του.
- Χρησιμοποιήστε παραδείγματα συνοδευτικής επιστολής ως πηγή έμπνευσης για το τι θα γράψετε και αφήστε την ισχυρή εφαρμογή δημιουργίας συνοδευτικής επιστολής να σας βοηθήσει στα υπόλοιπα –συμβουλές γραφής, γραμματική κ.λπ.
