Η καλύτερη μορφή για μια συνοδευτική επιστολή πανεπιστημιακού
Η κατάλληλη μορφοποίηση μιας συνοδευτικής επιστολής πανεπιστημιακού απαιτεί καλή διάρθρωση, σχεδίαση και διάταξη των στοιχείων. Οι συνοδευτικές επιστολές δεν πρέπει σχεδόν ποτέ να ξεπερνούν τη μία σελίδα, αλλά να περιλαμβάνουν έξι απαραίτητα στοιχεία:
- Κεφαλίδα
- Χαιρετισμός
- Εισαγωγή
- Κορμός
- Συμπέρασμα
- Κλείσιμο και υπογραφή
Κεφαλίδα συνοδευτικής επιστολής: Πώς μπορούν να σας βρουν
Η κεφαλίδα μιας συνοδευτικής επιστολής πρέπει να είναι εμφανίσιμη και να περιλαμβάνει το όνομα, το επάγγελμα, την ταχυδρομική διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και τη διεύθυνση ιμέιλ σας. Αν έχετε στο LinkedIn ή σε άλλο ιστότοπο προφίλ που τονίζει τα ακαδημαϊκά ή επαγγελματικά επιτεύγματά σας, μπορείτε να παραθέσετε τη σχετική διεύθυνση.
Η κεφαλίδα είναι η καλύτερη ευκαιρία σας να δώσετε στην επιστολή στιλ, χρησιμοποιώντας προσεκτικά την τυπογραφία και τη διάταξη των στοιχείων στη σελίδα, ίσως και ένα χρώμα έμφασης. Η επιστολή πρέπει να είναι ελκυστική με την πρώτη ματιά, προτού καν διαβαστεί η πρώτη λέξη της, ώστε να κάνει καλή εντύπωση αμέσως μόλις ανοιχτεί. Κοιτάξτε το παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής που έχουμε ετοιμάσει, για να πάρετε ιδέες και να δημιουργήσετε μια πολύ ωραία κεφαλίδα.
Χαιρετισμός συνοδευτικής επιστολής: Πάντα να εξατομικεύετε
Τα «Αγαπητέ κ. Βασιλείου» και «Αγαπητή κ. Μαργαρίτη» είναι κατάλληλοι χαιρετισμοί για μια συνοδευτική επιστολή. Το «Προς κάθε ενδιαφερόμενο» δεν είναι.
Πάντα να προσπαθείτε να εξατομικεύετε μια συνοδευτική επιστολή, απευθύνοντάς τη στο άτομο που έχει την ευθύνη της εξέτασης των αιτήσεων για τη θέση εργασίας. Αν τυχαίνει να γνωρίζετε το άτομο με το μικρό του όνομα, μπορείτε να το περιλάβετε στον χαιρετισμό.
Αν δεν γνωρίζετε το όνομα του ατόμου που θα διαβάσει την επιστολή, προσπαθήστε να το μάθετε. Αν δεν το βρείτε στο Διαδίκτυο, τηλεφωνήστε στον εργοδότη και ρωτήστε. Είναι ωραίο να σε προσφωνούν με το όνομά σου, ενώ είναι πιθανότερο να λάβετε απάντηση σε μια επιστολή την οποία έχετε απευθύνει σε ορισμένο πρόσωπο παρά αόριστα σε ολόκληρη την εταιρεία ή σε ένα τμήμα της.
Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής: Ξεκινήστε δυνατά
Η πρώτη παράγραφος, η εισαγωγή της συνοδευτικής επιστολής, δίνει την πρώτη εντύπωση, άρα καλό είναι να ξεκινήσετε «με το δεξί». Εξειδικεύστε ποια θέση εργασίας σάς ενδιαφέρει και δηλώστε με πειστικό τρόπο γιατί αριστεύετε στον τομέα σας.
Οι συνοδευτικές επιστολές συχνά ξεκινούν με τα έτη εργασιακής πείρας που έχει ο υποψήφιος. Για μια σταδιοδρομία στην ανώτατη εκπαίδευση, ίσως είναι καλή ιδέα να αναφέρετε τον ανώτερο τίτλο που κατέχετε και πού τον αποκτήσατε. Παραθέστε τα προτερήματά σας και προσπαθήστε να κερδίσετε ευθύς εξαρχής τον υπεύθυνο εύρεσης προσωπικού.
Δείτε την εισαγωγή στο παρακάτω δείγμα συνοδευτικής επιστολής πανεπιστημιακού.
Μεσαίο τμήμα συνοδευτικής επιστολής (κορμός): Επιχειρηματολογήστε
Οι μεσαίες δύο ή τρεις παράγραφοι της επιστολής, που αποτελούν τον κορμό της, πρέπει να παρουσιάζουν πειστικά επιχειρήματα υπέρ του ότι είστε το κατάλληλο άτομο για τη θέση. Παρουσιάστε εκτενέστερα την εργασιακή πείρα και τα ακαδημαϊκά προσόντα σας.
Επίσης χρήσιμο είναι να αναφέρετε το όνομα του ιδρύματος στο οποίο υποβάλλετε αίτηση και τον λόγο για τον οποίο επιθυμείτε να εργαστείτε σε αυτό. Μη γράψετε μια γενική επιστολή την οποία θα στέλνετε σε όλους τους πιθανούς εργοδότες, αλλά εξατομικεύστε την καθεμιά ανάλογα με τον παραλήπτη.
Δείτε τον κορμό στο δείγμα συνοδευτικής επιστολής πανεπιστημιακού:
Συμπέρασμα και κλείσιμο συνοδευτικής επιστολής
Η τελευταία παράγραφος, το συμπέρασμα, μπορεί να χρησιμεύσει ως ανακεφαλαίωση και έκφραση ευχαριστίας, αλλά μπορεί επίσης να περιλάβει πρόσκληση σε δράση, παροτρύνοντας τον παραλήπτη να απαντήσει. Ίσως να γράφατε ότι μπορούν να επικοινωνήσουν μαζί σας ανά πάσα στιγμή, ότι προσμένετε την απάντησή τους και ότι θα σας ευχαριστούσε ιδιαίτερα αν σας προσκαλούσαν σε συνέντευξη. Περάστε στο μυαλό του αναγνώστη ότι πρέπει να κάνει κάτι ως απόκριση στην επιστολή σας.
Κλείστε με μια φράση όπως «Με εκτίμηση» ή «Μετά τιμής», αφήστε μερικές γραμμές κενές και κλείστε με το ονοματεπώνυμό σας, όπως φαίνεται στο παρακάτω παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής πανεπιστημιακού. (Δεν χρειάζεται να υπογράψετε αν στείλετε την επιστολή ηλεκτρονικά, παρότι θα μπορούσατε να βάλετε ψηφιακή υπογραφή, αν επιθυμείτε). Δείτε το συμπέρασμα στο παρακάτω δείγμα συνοδευτικής επιστολής πανεπιστημιακού.
Η ψυχολογία της γραφής μιας αποτελεσματικής συνοδευτικής επιστολής
Ο λόγος για τον οποίο γράφετε μια συνοδευτική επιστολή είναι ότι θέλετε να ανοίξετε έναν προσωπικό δίαυλο επικοινωνίας με έναν υπεύθυνο προσλήψεων. Άρα, παρότι πρόκειται για επιστολή με τυπικό, επαγγελματικό ύφος, πρέπει να είναι και κάπως προσωπική. Μπορεί να επιλέξετε να καταγράψετε τους προσωπικούς λόγους αναζήτησης μιας νέας θέσης εργασίας ή να αναδείξετε τους συναισθηματικούς λόγους οι οποίοι σας οδήγησαν στην ενασχόληση με το πεδίο σας.
Φανταστείτε ότι είστε ο υπεύθυνος προσλήψεων που λαμβάνει την επιστολή. Θα σας ενδιέφερε να συναντηθείτε με το άτομο που την έγραψε; Η επιστολή σας καλό είναι να αποπνέει επάρκεια και σιγουριά, χωρίς όμως να καταλήγει αλαζονική ή αυθάδης. Προσπαθήστε να δώσετε μια εικόνα επαγγελματική και προσιτή, έχοντας κατά νου ότι κανείς δεν επιθυμεί να προσλάβει ένα άτομο το οποίο αντιπαθεί.
