Η σύνταξη μιας συνοδευτικής επιστολής για εργασία ως γραμματέας σχολείου ίσως να ακούγεται απλή υπόθεση. Εξάλλου, ο γραπτός λόγος είναι από τα δυνατά σας σημεία. Ωστόσο, καλό είναι να έχετε κατά νου ποια γνωρίσματα, ποια προσόντα και ποιες ποιότητες θα εκτιμήσει περισσότερο ο αναγνώστης της επιστολής, είτε είναι διευθυντής σχολείου είτε είναι υπεύθυνος/υπεύθυνη εύρεσης προσωπικού.
Στον παρόντα οδηγό, παραθέτουμε κατευθύνσεις, ιδέες και βέλτιστες πρακτικές που θα σας βοηθήσουν να συντάξετε με τον βέλτιστο τρόπο αυτό το τόσο σημαντικό –καίτοι συχνά παραμελημένο– έγγραφο. Πριν αναλύσουμε τα επιμέρους στοιχεία, ας δούμε μια ενδεικτική συνοδευτική επιστολή στο σύνολό της.
Πλήρες παράδειγμα κειμένου συνοδευτικής επιστολής γραμματέα σχολείου
Αγαπητέ κ. Μάστορα,
Όταν αγαπάς αυτό που κάνεις, η δουλειά γίνεται χαρά. Ακριβώς έτσι νιώθω κατά την υπερδεκαετή μου εργασία στη γραμματεία ενός από τα μεγαλύτερα ιδιωτικά σχολεία της περιοχής μας. Η εκτίμηση συναδέλφων και γονέων (ικανοποίηση 95% σε σχετική έρευνα) και η αμέριστη αγάπη των μαθητών με βεβαιώνουν πως κάνω τη δουλειά των ονείρων μου. Πλέον, νιώθω έτοιμη για το επόμενο βήμα, εντασσόμενη στο πολύ αξιόλογο δυναμικό του εκπαιδευτηρίου σας.
Οι σπουδές μου στη διοίκηση επιχειρήσεων με έχουν κατατοπίσει ως προς τις λειτουργίες των επιχειρήσεων και με έχουν πείσει για τη σπουδαιότητα του κατάλληλου χρονοπρογραμματισμού. Επίσης, το ενδιαφέρον μου για τη ρητορική και την ψυχολογία κρίνω πως με έχουν εφοδιάσει με προσόντα τα οποία με καθιστούν άριστη στην επικοινωνία, γραπτή και προφορική. Τέλος, χάρη στην πολύχρονη εμπειρία χρήσης εφαρμογών ERP ειδικά προσαρμοσμένων στις ανάγκες μιας σχολικής μονάδας, μπορώ να εργάζομαι πολύ αποδοτικά και παραγωγικά, οργανώνοντας ιδανικά τις υποχρεώσεις μου.
Αυτό που με εντυπωσίασε διαβάζοντας επισταμένως την παρουσίαση του σχολείου σας είναι το έμπρακτο ενδιαφέρον σας για τον πολιτισμό και η απαρέγκλιτη προσήλωσή σας στις αξίες της πνευματικής καλλιέργειας. Πραγματικά θαυμάζω τον ανθρωπισμό, γι’ αυτό και είμαι βέβαιη ότι θα μπορέσω να υπηρετήσω ακάματα και αποτελεσματικά το όραμά σας.
Ας μην καταχραστώ τον χρόνο σας, όμως. Θέλω να σας ευχαριστήσω πολύ που εξετάζετε την αίτησή μου για αυτήν τη θέση. Θα ήταν μεγάλη μου χαρά αν μου δίνατε την ευκαιρία να γνωριστούμε από κοντά, στο σχολείο, για να ακούσω περισσότερα για τις προσδοκίες σας και να εκθέσω εκτενέστερα όλα όσα μπορώ να προσφέρω εργαζόμενη στη γραμματεία σας.
Με εκτίμηση,
Μαριάννα Δεσποτάκη
Τμήματα συνοδευτικής επιστολής γραμματέα σχολείου
Γενικά, η συνοδευτική επιστολή έχει λιγότερο τυποποιημένη μορφή και πιο προσωπικό ύφος από το βιογραφικό. Παρά ταύτα, ακολουθώντας μια δοκιμασμένη διάρθρωση, διευκολύνετε το έργο το δικό σας αλλά και του αναγνώστη. Τα τμήματα στα οποία προτείνουμε να χωρίσετε το κείμενό σας είναι τα εξής:
- Κεφαλίδα. Παραθέστε τα στοιχεία σας (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση κατοικίας, αριθμός τηλεφώνου, διεύθυνση ιμέιλ) ακριβώς όπως και στο βιογραφικό, για την αποφυγή σύγχυσης.
- Χαιρετισμός. Προσφωνήστε ευγενικά τον διευθυντή ή τον υπεύθυνο προσλήψεων: «Αγαπητέ κ.» ή «Αγαπητή κ.» συν το επώνυμο. (Στην Ελλάδα, η συντομογραφία «Δρ.» χρησιμοποιείται σπάνια).
- Εισαγωγή. Γράψτε κάτι αξιοσημείωτο, που θα κεντρίσει το ενδιαφέρον, ώστε να συνεχίσουν να διαβάζουν την επιστολή σας. Προτιμήστε ένα σημαντικό επίτευγμα ή μια πολύτιμη δεξιότητα.
- Κορμός. Αναπτύξτε το επιχείρημα υπέρ της πρόσληψής σας, χωρισμένο σε δύο παραγράφους: η πρώτη με θέμα τα προσόντα σας, η δεύτερη με θέμα τα ιδανικά του συγκεκριμένου σχολείου.
- Συμπέρασμα. Ευχαριστήστε που διάβασαν την επιστολή και που εξετάζουν την περίπτωσή σας. Αμέσως μετά, προσκαλέστε σε γνωριμία και διεξαγωγή συνέντευξης, διά ζώσης ή διαδικτυακά.
- Υπογραφή. Κλείστε με μια κόσμια και τυποποιημένη αποφώνηση: η φράση «Με εκτίμηση» και αμέσως από κάτω το όνομα και το επώνυμό σας.
Αν επισκεφθείτε το ιστολόγιό μας, μπορείτε να διαβάσετε περισσότερα για το πώς να γράψετε μια συνοδευτική επιστολή. Στο υπόλοιπο του παρόντος οδηγού, εξηγούμε καλύτερα τα κυριότερα από τα προαναφερθέντα τμήματα της συνοδευτικής επιστολής και παραθέτουμε σχετικά παραδείγματα.
Περισσότερες ιδέες μπορείτε να αντλήσετε από το παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής υπαλλήλου υποδοχής και το παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής προσωπικού βοηθού, ίσως και από το παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής εκπαιδευτικού.
Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής γραμματέα σχολείου
Σκοπός της εισαγωγής είναι να πειστεί ο υπεύθυνος προσλήψεων του σχολείου να διαβάσει παρακάτω. Επειδή τα ιδιωτικά εκπαιδευτήρια συνήθως προβάλλουν την αριστεία ως κατευθυντήρια αρχή, καλό είναι να πείτε πώς έχετε διακριθεί σε μια προηγούμενη θέση εργασίας, έστω και αν δεν ήταν στον κλάδο της εκπαίδευσης. Σε κάθε περίπτωση, αποφύγετε μια εισαγωγή κοινότοπη και τετριμμένη.
Έχοντας εργαστεί για δέκα συναπτά έτη ως γραμματέας μεγάλου ιδιωτικού σχολείου, είμαι πεπεισμένη πως καμία άλλη δουλειά δεν θα μπορούσε να μου προσφέρει τόση ικανοποίηση. Η εκτίμηση την οποία εισπράττω από συναδέλφους (θετική αξιολόγηση σε ποσοστό 95%) και η αυθόρμητη αγάπη από γονείς και μαθητές με παροτρύνουν να εργάζομαι ακάματη και ευδιάθετη. Πλέον, νιώθω απόλυτα έτοιμη για το επόμενο μεγάλο βήμα στη σταδιοδρομία μου, ως γραμματέας στο εκπαιδευτήριό σας.
Γράφω ως απάντηση στην αγγελία που έχετε δημοσιεύσει και με την οποία ζητάτε γραμματέα για το εκπαιδευτήριό σας. Στην παρούσα επιστολή, θα σας εξηγήσω τους λόγους για τους οποίους θεωρώ πως μπορώ να εργαστώ με επιτυχία σε αυτήν τη θέση.
Όταν αγαπάς αυτό που κάνεις, η δουλειά γίνεται χαρά. Ακριβώς έτσι νιώθω κατά την υπερδεκαετή μου εργασία στη γραμματεία ενός από τα μεγαλύτερα ιδιωτικά σχολεία της περιοχής μας. Η εκτίμηση συναδέλφων και γονέων (ικανοποίηση 95% σε σχετική έρευνα) και η αμέριστη αγάπη των μαθητών με βεβαιώνουν πως κάνω τη δουλειά των ονείρων μου. Πλέον, νιώθω έτοιμη για το επόμενο βήμα, εντασσόμενη στο πολύ αξιόλογο δυναμικό του εκπαιδευτηρίου σας.
Κορμός συνοδευτικής επιστολής γραμματέα σχολείου
Στις τρεις παραγράφους που ακολουθούν την εισαγωγή, καλό θα ήταν να αναπτύξετε τα παρακάτω:
- πώς η κατάρτιση και η επαγγελματική πορεία σας ως γραμματέα –σε εκπαιδευτικό ίδρυμα ή άλλη εταιρεία– σας έχουν εξοπλίσει πλήρως για αντεπεξέρχεστε στις ανάγκες ενός σχολείου,
- τι θαυμάζετε στη φιλοσοφία και το ύφος του επιθυμητού σχολείου, χάρη στο οποίο πιστεύετε ότι θα ενταχθείτε αρμονικά στο εργασιακό περιβάλλον και θα υπηρετήσετε την αποστολή του ιδρύματος,
- πόσο θέλετε να συνομιλήσετε με τον υπεύθυνο προσλήψεων –είτε από κοντά είτε μέσω τηλεφώνου είτε μέσω Διαδικτύου– για να εκθέσετε εκτενέστερα όσα μπορείτε να προσφέρετε.
Πρώτη παράγραφος κορμού: καταλληλότητα για τη θέση (πείρα και δεξιότητες)
Εδώ, πρέπει να δώσετε έμφαση σε όποιο από τα γνωρίσματά σας κρίνετε πως υπερέχει: εκπαίδευση, ανθρώπινες-επικοινωνιακές δεξιότητες, πλούτος εμπειριών κ.λπ. Με άλλα λόγια, επιλέξτε ένα-δύο από τα προσόντα που έχετε περιλάβει στο βιογραφικό και αναπτύξτε τα. Μερικές ιδέες είναι οι εξής:
- Επισημάνετε την κατάρτιση. Γράψτε για τις σπουδές και τα σεμινάρια που σας έχουν βοηθήσει να είστε καλός γραμματέας.
- Αναδείξτε την τεχνολογική ευχέρεια. Δείξτε ότι χειρίζεστε με ευχέρεια εξειδικευμένες εφαρμογές τις οποίες χρησιμοποιεί ένα σχολείο για την τήρηση καταλόγου μαθητών, την καταγραφή των βαθμών, την έκδοση πιστοποιητικών κ.λπ.
- Δώστε έμφαση στις ανθρώπινες δεξιότητες. Εξίσου σημαντικές με τις τεχνικές γνώσεις είναι οι μαλακές δεξιότητες, χάρη στις οποίες επικοινωνείτε αποτελεσματικά και συνεργάζεστε αρμονικά.
Δεύτερη παράγραφος κορμού: ταύτιση με τον εργοδότη
Ένα σχολείο καλείται να μεταδώσει γνώσεις αλλά και να διαπλάσει χαρακτήρα, να διαμορφώσει αυριανούς πολίτες με ήθος. Συνεπώς, οι επικεφαλής του εκπαιδευτικού οργανισμού στον οποίο υποβάλλετε αίτηση εργασίας θα έχουν ορισμένο σύνολο αρχών και ιδεών, συγκεκριμένη νοοτροπία, μέθοδο εργασίας και «κουλτούρα». Είναι, λοιπόν, σημαντικό να πείσετε ότι μπορείτε να αντεπεξέλθετε στις προσδοκίες τους.
Κοιτάζοντας, για παράδειγμα, τη σελίδα «Φιλοσοφία» στον ιστότοπο των Εκπαιδευτηρίων Γείτονα, μπορούμε να μάθουμε τα εξής για τη φυσιογνωμία και τον χαρακτήρα του εν λόγω σχολείου:
- έμφαση στον άνθρωπο και στη διαρκή καλλιέργεια και εξέλιξή του,
- συνυφασμός των γνώσεων με τον πολιτισμό και την παράδοση,
- πίστη στην ανοιχτή και αμφίδρομη επικοινωνία με τους γονείς.
Συνεπώς, αν συντάσσατε μια συνοδευτική επιστολή για εργασία σε αυτό το εκπαιδευτικό ίδρυμα, θα έπρεπε να πείσετε ότι εκτιμάτε ειλικρινά τον ανθρωπισμό και ότι θα έχετε ως προτεραιότητά σας την έγκυρη ενημέρωση και την τακτική επικοινωνία με όλους όσοι εμπλέκονται στην εκπαιδευτική πράξη.
Οι σπουδές μου στη διοίκηση επιχειρήσεων με έχουν κατατοπίσει ως προς τις λειτουργίες των επιχειρήσεων και με έχουν πείσει για τη σπουδαιότητα του κατάλληλου χρονοπρογραμματισμού. Επίσης, το ενδιαφέρον μου για τη ρητορική και την ψυχολογία κρίνω πως με έχουν εφοδιάσει με προσόντα τα οποία με καθιστούν άριστη στην επικοινωνία, γραπτή και προφορική. Τέλος, χάρη στην πολύχρονη εμπειρία χρήσης εφαρμογών ERP ειδικά προσαρμοσμένων στις ανάγκες μιας σχολικής μονάδας, μπορώ να εργάζομαι πολύ αποδοτικά και παραγωγικά, οργανώνοντας ιδανικά τις υποχρεώσεις μου.
Αυτό που με εντυπωσίασε διαβάζοντας επισταμένως την παρουσίαση του σχολείου σας είναι το έμπρακτο ενδιαφέρον σας για τον πολιτισμό και η απαρέγκλιτη προσήλωσή σας στις αξίες της πνευματικής καλλιέργειας. Πραγματικά θαυμάζω τον ανθρωπισμό, γι’ αυτό και είμαι βέβαιη ότι θα μπορέσω να υπηρετήσω ακάματα και αποτελεσματικά το όραμά σας.
Πρόσκληση σε δράση και συμπέρασμα: μια καλή τελευταία εντύπωση
Έχοντας εκθέσει με έναν κατά το δυνατόν πειστικό τρόπο γιατί αξίζει να αναλάβετε τη γραμματεία του σχολείου, ήρθε η ώρα για την κατακλείδα. Αρχικά, ευχαριστήστε τον διευθυντή ή τον υπεύθυνο προσλήψεων που αφιέρωσε χρόνο στην εξέταση της αίτησής σας. Αμέσως μετά, εκδηλώστε την επιθυμία σας για περαιτέρω επικοινωνία, είτε για να δώσετε διευκρινίσεις είτε για να περάσετε από συνέντευξη.
Ας μην καταχραστώ τον χρόνο σας, όμως. Θέλω να σας ευχαριστήσω πολύ που εξετάζετε την αίτησή μου για αυτήν τη θέση. Θα ήταν μεγάλη μου χαρά αν μου δίνατε την ευκαιρία να γνωριστούμε από κοντά, στο σχολείο, για να ακούσω περισσότερα για τις προσδοκίες σας και να εκθέσω εκτενέστερα όλα όσα μπορώ να προσφέρω εργαζόμενη στη γραμματεία σας.
Πώς να γράψετε συνοδευτική επιστολή χωρίς πείρα ως γραμματέας σχολείου
Αν δεν έχετε δουλέψει ξανά ως γραμματέας ή έχετε δουλέψει μόνο στη γραμματεία μιας επιχείρησης σε άλλον κλάδο, θα χρειαστεί να εφαρμόσετε διαφορετική προσέγγιση. Συγκεκριμένα, πρέπει να πείσετε ότι οι γνώσεις και οι δεξιότητές σας αρκούν για να κάνουν αμελητέα την απειρία σας. Για να αναδείξετε, λοιπόν, τις δυνατότητες και τις προοπτικές σας αντί για τα πεπραγμένα σας στον χώρο, δοκιμάστε τα εξής:
- Τονίστε τις μεταφερόμενες δεξιότητες. Μιλήστε για περιστατικά επικοινωνίας με πελάτες ή συνεργασίας με συναδέλφους τα οποία ξεπέρασαν τις προσδοκίες της άλλης πλευράς.
- Αναδείξτε την τεχνολογική σας ευφράδεια. Καθησυχάστε για την εξοικείωσή σας με την τεχνολογία, χάρη στην οποία μπορείτε να μάθετε γρήγορα διάφορες εφαρμογές λογισμικού.
- Προβάλετε τα ακαδημαϊκά προσόντα σας. Αν έχετε σπουδάσει διοίκηση επιχειρήσεων, οι γνώσεις τις οποίες έχετε αποκτήσει μπορεί να χρησιμεύσουν στα καθημερινά καθήκοντά σας.
Λάβετε υπόψη το σύστημα παρακολούθησης αιτήσεων.
Αν η αίτησή σας αφορά θέση γραμματέα σε μεγάλο ιδιωτικό σχολείο, ίσως περάσει από «ATS» (Applicant Tracking System, σύστημα παρακολούθησης αιτήσεων), το οποίο θα κάνει την πρώτη διαλογή, για να περάσει στην επόμενη φάση της διαδικασίας μόνο τις καλύτερες.
Για να το επιτύχει, εντοπίζει λέξεις-κλειδί και βαθμολογεί τα βιογραφικά και τις συνοδευτικές επιστολές βάσει της συνάφειάς τους με τις απαιτήσεις της θέσης εργασίας. Γι’ αυτό, φροντίστε να αναφέρετε επί λέξει τα κυριότερα προσόντα τα οποία τονίζει η αγγελία, όπως:
- «προσήλωση στην αριστεία»,
- «άριστη προφορική και γραπτή επικοινωνία»,
- «χρήση λογισμικού ERP».
Κύρια διδάγματα
Μια καλή συνοδευτική επιστολή για εργασία ως γραμματέας σχολείου χρειάζεται σωστό σχέδιο, προσεκτική υλοποίηση και άψογη παρουσίαση, που θα πείσει για την αξία σας.
Αφού καταλήξετε στη στρατηγική, ανοίξτε την εφαρμογή δημιουργίας συνοδευτικής επιστολής του cvapp.gr και αρχίστε να αναπτύσσετε την επιχειρηματολογία σας. Ανά πάσα στιγμή, μπορείτε να ανατρέξετε σε μεγάλο πλήθος από χρήσιμους οδηγούς και γνήσια παραδείγματα. Πολύ σύντομα και με ελάχιστο κόπο, θα αποκτήσετε μια συνοδευτική επιστολή που θα σας φέρει πιο κοντά στην ποθητή θέση εργασίας!
