Πώς να γράψετε μια επιστολή κινήτρων

Συντάσσοντας μια επιστολή κινήτρων ως συνοδευτική του βιογραφικού σας προς ένα πανεπιστήμιο, μια επιτροπή υποτροφιών ή ένα φιλανθρωπικό ίδρυμα, δηλώνετε ρητά τις προθέσεις σας, καλύτερα από ό,τι με μια επιστολή που εστιάζει στην πρακτική πείρα σας, η οποία ίσως να είναι λιγότερο σημαντική. Εξάλλου, τις εργασιακές εμπειρίες σας θα τις απαριθμήσετε στο βιογραφικό.

Πώς να διαρθρώσετε μια επιστολή κινήτρων

Παρότι μια επιστολή κινήτρων έχει διαφορετικό σκοπό και εφαρμογή από μια συνοδευτική επιστολή, έχει παρόμοια δομή, περιλαμβάνοντας ενδεικτικά:

• Κεφαλίδα επιστολής κινήτρων
• Χαιρετισμό/προσφώνηση
• Εισαγωγή επιστολής κινήτρων
• Μεσαίο τμήμα με θέμα την ιστορία, το σκεπτικό και τα κίνητρα
• Κλείσιμο επιστολής κινήτρων (με πρόσκληση σε δράση).

Όπως κάθε πειστικό κείμενο, η επιστολή κινήτρων πρέπει να προσελκύει τον αναγνώστη με μια ενδιαφέρουσα εισαγωγή, να περιέχει παραδείγματα ενδεδυμένα με συναίσθημα στο κυρίως τμήμα και να καταλήγει αφήνοντας να εννοηθεί ότι απομένουν να ειπωθούν πολλά. 

Αν, κλείνοντας την επιστολή κινήτρων, ζητήσετε υποτροφία ή συνέντευξη για πρακτική άσκηση (πρόσκληση σε δράση), δεν θα εκληφθεί ως προπέτεια.

Άρα, πώς να γράψετε μια σύντομη επιστολή κινήτρων;

Επιλέξτε τον σωστό χαιρετισμό

Ο χαιρετισμός της επιστολής κινήτρων καταλαμβάνει τη μικρότερη έκταση από κάθε άλλο στοιχείο, αλλά είναι εξίσου σημαντικός. Αν και στις περισσότερες περιπτώσεις αρκεί ένα «Αγαπητέ κ. Χ» ή «Αγαπητή κ. Υ», καλό είναι να γνωρίζετε δύο σημαντικούς κανόνες:

• Επιλέξτε τον τόνο και το επίπεδο τυπικότητας που αρμόζει στον αποδέκτη
• Προσφωνήστε τον αποδέκτη ονομαστικά, αν γίνεται.

Για να επιτύχετε τα παραπάνω, σίγουρα θα χρειαστεί ψάξιμο. Μια επιστολή κινήτρων μπορεί να σταλεί σε διαφόρων ειδών οργανισμούς, για καθέναν από τους οποίους ενδείκνυται διαφορετικός τόνος. Αν στέλνετε επιστολή κινήτρων σε πανεπιστήμιο, συνιστάται τυπικό ύφος, με παραδοσιακό χαιρετισμό, που αναφέρει το επώνυμο του παραλήπτη, ίσως και τον εργασιακό τίτλο του. Ωστόσο, σε λιγότερο τυπικούς οργανισμούς (π.χ. εθελοντικές πρωτοβουλίες) ή για αιτήσεις πρακτικής άσκησης σε προοδευτικές εταιρείες, ίσως αρμόζει να χρησιμοποιήσετε το μικρό όνομα του αποδέκτη, γράφοντας μια φράση όπως «Γεια χαρά, Θωμά!». Σε κάθε περίπτωση, το έναυσμα για έναν οικείο χαιρετισμό πρέπει να το έχει δώσει ο παραλήπτης –με το ύφος της αγγελίας εργασίας, για παράδειγμα. Αν αμφιβάλλετε, προτιμήστε τυπικό ύφος, ως σίγουρη επιλογή.

Πώς να ξεκινήσετε μια επιστολή κινήτρων

Πριν στρωθείτε να γράψετε μια επιστολή κινήτρων, είναι απαραίτητο να σκεφτείτε πώς ακριβώς θέλετε να νιώσει ο αναγνώστης. Τα κίνητρά σας πρέπει να είναι σαφή από τις πρώτες γραμμές της επιστολής κινήτρων, ώστε να μην αφήνουν περιθώριο παρεξήγησης. Δεν χρειάζεται ενδοιασμός: γνωρίζετε με απόλυτη βεβαιότητα ότι θέλετε τη θέση εργασίας. Μην αφήσετε στον αναγνώστη καμία αμφιβολία ως προς τους λόγους αυτής της επιθυμίας σας.

Επίσης, η αρχή μιας επιστολής κινήτρων χρειάζεται να εστιάζει τόσο στις δικές τους ανάγκες όσο και στις δικές σας. Πώς μπορείτε στις πρώτες σειρές να δείξετε ότι κατανοείτε τι χρειάζονται και να πείσετε ότι μπορείτε να το προσφέρετε;

Γράψτε την εισαγωγή μιας επιστολής κινήτρων

Αφού περιλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας στην κεφαλίδα της επιστολής κινήτρων και την απευθύνετε στο σωστό πρόσωπο, η εισαγωγική παράγραφος προσφέρει την πρώτη ευκαιρία να συλλάβετε την προσοχή του αναγνώστη.

Μπείτε στη θέση του εκπαιδευτικού ιδρύματος ή της εταιρείας. Πώς θέλει να νιώθουν όσοι και όσες επιλέγουν να σπουδάσουν ή να εργαστούν εκεί; Με ποιο ευφυές άνοιγμα θα ξεχωρίσετε από όσους άλλους έχουν υποβάλει αίτηση; 

Δείξτε πώς μπορεί το ίδρυμα ή η εταιρεία να συμβάλει ουσιαστικά στην πορεία σας.

Αφηγηθείτε μια συναισθηματική ιστορία στο μεσαίο τμήμα της επιστολής

Ο κορμός μιας επιστολής κινήτρων δίνει την ευκαιρία να εξηγήσετε πώς ταιριάζουν με την προσφερόμενη θέση τα κίνητρά σας. 

Η ελεύθερη μορφή της επιστολής κινήτρων είναι ιδανική για να επηρεάσετε τον αναγνώστη με τρόπο εντελώς διαφορετικό από ό,τι με το βιογραφικό. Το βιογραφικό επικαλείται το λογικό, αριστερό ημισφαίριο του εγκεφάλου, κάνοντας τον αναγνώστη να σκεφτεί: «Αυτό βγάζει νόημα». Η επιστολή κινήτρων επικαλείται το συναισθηματικό, δεξιό ημισφαίριο, κάνοντάς τον να σκεφτεί: «Αυτό με αγγίζει».

Οι λέξεις που επιλέγετε για τον κορμό της επιστολής κινήτρων πλαισιώνουν συναισθηματικά όσα θα αφηγηθείτε στη συνέντευξη. Να είστε ειλικρινής με τον εαυτό σας, και θα σας παρουσιαστούν οι κατάλληλες ευκαιρίες.

Τέλος, φροντίστε τα κίνητρά σας να ανταποκρίνονται στο ήθος και τους στόχους της σχολής ή της εταιρείας στην οποία κάνετε αίτηση. Ακόμη και η πιο συγκινητική ιστορία καθίσταται αναποτελεσματική, αν δεν πείσει ότι ανήκετε εκεί.

Πώς ολοκληρώνετε μια επιστολή κινήτρων;

Οι τελευταίες προτάσεις μιας επιστολής κινήτρων πρέπει να κορυφώνουν τον ενθουσιασμό, αντί να ρωτούν ταπεινά: «Τι νομίζετε;».

Το συμπέρασμα μιας συνοδευτικής επιστολής κινήτρων είναι η τελευταία ευκαιρία να πουλήσετε τον τρόπο σκέψης σας, άρα αποφύγετε την επανάληψη. Αν επαναλάβετε κάτι, ίσως δώσετε την εντύπωση ατόμου μονοδιάστατου, χωρίς βάθος. Αφήστε ένα ύστατο δυνατό μήνυμα για την τελευταία πρόταση, χάρη στο οποίο ο αναγνώστης θα θελήσει να μάθει περισσότερα.

Σε κάθε περίπτωση, ζητήστε συνέντευξη διατυπώνοντας ελπίδα και όχι βεβαιότητα. Δεν μπορείτε να γνωρίζετε πώς σκέφτεται ο υπεύθυνος προσλήψεων και, όσο εντυπωσιακά και αν είναι τα κίνητρά σας, δεν πρέπει να θεωρήσετε δεδομένο ότι είστε το ιδανικό άτομο για τη θέση.