Δεν υπάρχει τίποτε χειρότερο από την αίσθηση ότι μια προθεσμία εξαντλείται και ότι χρειάζεται να τελειώσουμε εσπευσμένα μια σημαντική δουλειά, συζήτηση ή εργασία. Είναι σημαντικό να εκπληρώνουμε έγκαιρα τις υποχρεώσεις μας, ώστε να μπορούμε να αναλάβουμε όσες νεότερες εμφανιστούν. Επομένως, η διαχείριση χρόνου επηρεάζει άμεσα την καθημερινή ζωή μας, επαγγελματική και προσωπική.
Ένα απλό παράδειγμα διαχείρισης χρόνου
Ο χρόνος είναι πεπερασμένος και αμείλικτος: δεν μπορούμε να τον διαστείλουμε ή να τον επιβραδύνουμε. Όταν πρέπει να επιτύχουμε ορισμένους στόχους για έναν εργοδότη, είναι σημαντικό να διαχειριστούμε τον διαθέσιμο χρόνο σοφά. Ένα παράδειγμα διαχείρισης χρόνου είναι να γράφουμε μια «λίστα υποχρεώσεων» κάθε πρωί σε ένα χαρτί. Ίσως ακούγεται ξεπερασμένο, αλλά η ιεράρχηση των ημερήσιων καθηκόντων μας είναι μια ιδιαίτερα αποδοτική και αποτελεσματική τεχνική.
Τι είναι οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου;
Οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου είναι συμπεριφορικές και οργανωτικές τεχνικές οι οποίες συμβάλλουν στη βελτίωση της παραγωγικότητας και τη διαχείριση του φόρτου εργασίας. Η διαχείριση χρόνου έχει επίσης άμεσο αντίκτυπο στους συναδέλφους και είναι η μαλακή δεξιότητα που απουσιάζει από τις ομάδες με χαμηλές επιδόσεις.
Επιδεικνύοντας προσοχή και συνέπεια στη διαχείριση του χρόνου, ενός τόσο πολύτιμου πόρου, θα μπορείτε να κάνετε περισσότερα ή –αν το επιθυμείτε– λιγότερα αλλά καλύτερα. Η δεύτερη εναλλακτική αναδεικνύεται ως σημαντική, καθώς αυξάνονται τα περιστατικά εργασιακής εξάντλησης στον χώρο εργασίας. Ταυτόχρονα, μεγαλύτερη παραγωγικότητα συνεπάγεται περισσότερο χρόνο ανάπαυσης. Αυτό αφορά και όσους εργάζονται από το σπίτι και δυσκολεύονται να συγκεντρωθούν στα εργασιακά τους καθήκοντα.
Όταν οι υποχρεώσεις αρχίσουν να μαζεύονται, θα ωφεληθείτε πολύ αν γνωρίζετε ποιες δεξιότητες διαχείρισης χρόνου να επιστρατεύσετε. Τελικά, θα νιώθετε λιγότερη σωματική και πνευματική καταπόνηση, ενώ θα επιτελείτε το έργο σας τηρώντας υψηλά πρότυπα ποιότητας.
Γιατί είναι σημαντικές οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου;
Ίσως να μην ολοκληρώνετε πάντα όλες τις εργασίες, αλλά έχετε την επιλογή να ολοκληρώσετε όσο περισσότερες μπορείτε. Ο χρόνος είναι ένας πόρος τον οποίο μπορούμε να δαπανούμε πιο αποδοτικά όσο αποκτούμε πείρα, ενώ και η τεχνολογία μπορεί να αποτελέσει πολύτιμο βοήθημα. Από τους κυριότερους λόγους για τους οποίους η διαχείριση χρόνου είναι σημαντική είναι οι εξής:
- Αυξημένη παραγωγικότητα: Χάρη στην καλή διαχείριση χρόνου, μπορείτε να ιεραρχείτε τις εργασίες σας και να κατανέμετε τον χρόνο σας αποτελεσματικά, αυξάνοντας την παραγωγικότητα.
- Μειωμένο στρες: Αν διαχειρίζεστε τον χρόνο σας αποτελεσματικά, μπορείτε να αποφεύγετε τη βιασύνη της τελευταίας στιγμής και να διατηρείτε έναν πιο ισορροπημένο φόρτο εργασίας, μειώνοντας το επίπεδο του στρες.
- Καλύτερη λήψη αποφάσεων: Οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου σάς βοηθούν να λαμβάνετε καλύτερες αποφάσεις, διότι σας επιτρέπουν να αξιολογείτε πόσο χρόνο απαιτούν διάφορες εργασίες, να τις ιεραρχείτε ανάλογα και να κατανέμετε τους πόρους σας αποτελεσματικά.
- Βελτιωμένη ισορροπία προσωπικής–επαγγελματικής ζωής: Με την αποτελεσματική διαχείριση χρόνου μπορείτε να αφιερώνετε χρόνο σε επαγγελματικές και προσωπικές ασχολίες, ώστε να ζείτε μια πιο ισορροπημένη ζωή.
- Δουλειά υψηλότερης ποιότητας: Όταν διαχειρίζεστε τον χρόνο σας ορθά, μπορείτε να αφιερώνετε περισσότερο χρόνο σε εργασίες που απαιτούν εστίαση και προσοχή, επιτυγχάνοντας δουλειά υψηλότερης ποιότητας.
- Αυξημένη εργασιακή ικανοποίηση: Η αποτελεσματική διαχείριση χρόνου μπορεί να αυξήσει την ικανοποίηση από την εργασία, καθώς νιώθετε ότι έχετε τον έλεγχο του φόρτου εργασίας σας και ότι μπορείτε να επιτύχετε τους στόχους σας.
Ποια είναι τα σημαντικότερα στοιχεία της διαχείρισης χρόνου;
Με απλά λόγια, χρειάζεται να εντοπίσετε ποιες εργασίες πρέπει να ολοκληρώσετε, να κατανοήσετε πόσο χρόνο θα χρειαστεί καθεμιά, να ιεραρχήσετε τις ενέργειές σας και να καταστρώσετε σχέδιο δράσης. Έπειτα, τηρείτε το πλάνο και ζητάτε τη βοήθεια άλλων, αν και όπου χρειαστεί.
7 συμπεριφορικές τεχνικές διαχείρισης χρόνου και πώς να τις χρησιμοποιήσετε
Ποιες, λοιπόν, είναι μερικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου από συμπεριφορική άποψη;
1. Εστιάστε στους μελλοντικούς στόχους σας
Η εστίαση σε μια εργασία απαιτεί πολλή διανοητική ενέργεια, την οποία είναι πιο εύκολο να αφιερώσετε αν ξέρετε τι θέλετε να επιτύχετε. Αν ορισμένες εργασίες δεν συμβάλλουν στο μέλλον που έχετε κατά νου, ίσως κρίνετε ότι δεν αξίζει να εστιάσετε σε αυτές. Έτσι, θα μπορείτε να αιτιολογήσετε τις προτεραιότητές σας.
2. Πείτε «όχι» ακόμη κι αν είναι δύσκολο
Αν λέτε «όχι» σε αρκετούς αρκετά συχνά, θέτετε όρια, τα οποία αφήνουν περιθώριο κινήσεων. Αν, πάλι, λέτε «ναι» σε όλους και σε όλα, επιβαρύνετε το πρόγραμμά σας υπέρμετρα. Επομένως, προστατεύστε και ελέγξτε τον χρόνο σας, ώστε να φροντίζετε καλύτερα τις ανάγκες τις δικές σας και των άλλων.
3. Ελαχιστοποιήστε τους περισπασμούς
Οι περισπασμοί μπορούν να εκτροχιάσουν τη διαχείριση χρόνου, αποσπώντας την προσοχή σας από εκείνο που έχετε να κάνετε και απαιτώντας επιπλέον χρόνο και κόπο αργότερα. Αποφύγετε, λοιπόν, την αναβλητικότητα, προσπαθώντας να μην απαντάτε στα τηλεφωνήματα ή στα ιμέιλ όσο συγκεντρώνεστε σε μια δουλειά. Φροντίστε, όμως, να κάνετε και τα απαραίτητα διαλείμματα.
4. Λογοδοτήστε στον εαυτό σας (και μόνο σε αυτόν)
Το κλειδί της διαχείρισης χρόνου είναι να βάζετε πρώτες τις δικές σας ανάγκες. Μόλις αρχίσετε να σκέφτεστε τους άλλους, το πράγμα περιπλέκεται, διότι δεν μπορείτε να κατανοήσετε τις προτεραιότητές τους τόσο καλά όσο τις δικές σας. Θέστε, λοιπόν, τους δικούς σας στόχους, επιβραβεύστε τον εαυτό σας και παρακολουθήστε την πρόοδό σας. Συχνά, η επιτυχία του ενός συνεπάγεται την επιτυχία του συνόλου.
5. Αντιμετωπίστε το στρες με όποιον τρόπο σας εξυπηρετεί
Παρότι το στρες μπορεί να σας αποδιοργανώσει, η λανθασμένη ή ανεπαρκής αντιμετώπισή του μπορεί να επιδεινώσει τα πράγματα. Πάρτε βαθιές ανάσες, ασκηθείτε περισσότερο, συναντήστε φιλικά πρόσωπα και συζητήστε μαζί τους, καταπιαστείτε με χόμπι ή ακούστε τη μουσική που σας ευχαριστεί. Σε καμία περίπτωση μην αφήσετε την πίεση να συσσωρευτεί, όσες υποχρεώσεις κι αν έχετε αναλάβει.
6. Μάθετε να αναγνωρίζετε πότε χρειάζεται μια αλλαγή
Η οργάνωση και η τήρηση μιας ρουτίνας διαχείρισης χρόνου είναι καλά, αλλά οι περιστάσεις μπορεί να αλλάξουν. Σε αυτήν την περίπτωση, πρέπει να αναρωτηθείτε ποια είναι η αιτία του προβλήματος. Είναι εσωτερικός ή εξωτερικός ο παράγοντας που εκτροχιάζει το πρόγραμμά σας; Αφιερώστε χρόνο, για να εξετάσετε τα πιθανά αίτια ώσπου να εντοπίσετε τι πρέπει να αλλάξει.
7. Επιδείξτε ευελιξία όταν υπάρχει καλύτερος τρόπος
Παρότι μεγάλο μέρος της διαχείρισης χρόνου εξαρτάται από την ανάπτυξη μιας ρουτίνας και την πιστή εφαρμογή της, το σημαντικό για τη διαρκή επιτυχία της είναι να την προσαρμόζετε με ευελιξία. Αν, για παράδειγμα, διαπιστώσετε ότι οι μηνιαίες συσκέψεις με μια ομάδα στο γραφείο δεν έχουν τα αναμενόμενα αποτελέσματα, θα μπορούσατε να δοκιμάσετε τις εβδομαδιαίες.
Πώς η διαχείριση χρόνου είναι σημαντική για την επιτυχία στη ζωή.
Οι συμβουλές διαχείρισης χρόνου σε αυτό το άρθρο δεν είναι χρήσιμες μόνο για την επαγγελματική ζωή αλλά και για την προσωπική. Επειδή κανείς δεν έχει άπειρο χρόνο στη διάθεσή του (ούτε μπορεί να γνωρίζει πόσος χρόνος του απομένει πάνω στη Γη…), καλό είναι να τον αξιοποιούμε όσο καλύτερα μπορούμε. Ο χρόνος είναι πολύτιμος: ας τον ξοδεύουμε σοφά.
7 οργανωτικές δεξιότητες χρόνου με παραδείγματα για το βιογραφικό σας
Ποιες είναι μερικές δεξιότητες διαχείρισης χρόνου από οργανωτική άποψη;
1. Θέστε προτεραιότητες για όφελος δικό σας και των γύρω σας
Οι επιτυχημένοι άνθρωποι αφιερώνουν την περισσότερη ενέργεια και την ευφυΐα τους σε όσα κάνουν τη μεγαλύτερη διαφορά. Εξετάστε, λοιπόν, πώς δαπανάτε τον χρόνο σας και εντοπίστε ποιες δραστηριότητες συμβάλλουν στους στόχους σας. Κατόπιν, δώστε προτεραιότητα σε αυτές, υποβαθμίζοντας τις υπόλοιπες.
«Καθοδήγησα μια εννιαμελή ομάδα έργου στην επίτευξη 150+ επιμέρους στόχων. Εξαιτίας της μείωσης του προϋπολογισμού και της αντικατάστασης του προσωπικού κατά 33%, χρειάστηκε ιδιαίτερα επιμελής ιεράρχηση των προτεραιοτήτων».
2. Μεταθέστε όσα καθήκοντα θα ωφελήσουν ένα άλλο άτομο
Είναι εύκολο να αναθέσετε τις υποχρεώσεις σας σε συναδέλφους. Αν, όμως, δεν σκεφτείτε ποιος θα ωφεληθεί περισσότερο από κάθε εργασία, ίσως δυσαρεστηθούν και δεν αποδώσουν ικανοποιητικά. Επειδή όλοι θέλουν να εξελιχθούν, θέλουν να ασχολούνται με δουλειές που θα τους χρησιμεύσουν.
«Ανέλαβα μια νέα ομάδα, την οποία διεύθυνε ένας συνάδελφος που αποχώρησε. Ανακατανέμοντας τις ευθύνες ανάμεσα στην υπάρχουσα και τη νέα ομάδα, καταφέραμε να επεκταθούμε σε νέους τομείς».
3. Προγραμματίστε και μετρήστε τον χρόνο σας ρεαλιστικά
Ο σχεδιασμός της διαχείρισης χρόνου και η μέτρηση της αποδοτικότητας του χρόνου εργασίας σας είναι πολύ σημαντικά για να υπολογίσετε την παραγωγικότητά σας. Αν διαπιστώσετε ότι αφιερώνετε πάρα πολύ χρόνο σε ορισμένα πράγματα, θα χρειαστεί είτε να μειώσετε την ποιότητα είτε να τα μεταθέσετε.
«Δημιούργησα μια μέθοδο κατάρτισης προγράμματος για τους μηχανικούς η οποία μείωσε κατά 24% τα διαστήματα αδράνειας και συνέβαλε ώστε να παραδίδουμε τα έργα με κόστος 15% κάτω από τον προϋπολογισμό, κατά μέσο όρο».
4. Βελτιστοποιήστε τις ροές εργασιών της ομάδας σας
Ο συντονισμός μιας ομάδας και το συνταίριασμα του εργασιακού στιλ κάθε μέλους της δεν είναι απλή υπόθεση. Όταν σε μια ομάδα συγχέονται διάφορες προσεγγίσεις διαχείρισης, ίσως πάρει χρόνο να βρεθεί κοινός βηματισμός, αλλά θα αξίζει η αναμονή, διότι η ομάδα θα μπορεί να κινηθεί πολύ πιο γρήγορα.
«Δημιούργησα μια ομάδα από μάνατζερ η οποία διασφάλισε ότι όλα τα μέλη της πολυπληθούς ομάδας έργου συνεργάζονταν αρμονικά και αποδοτικά εν μέσω μιας δύσκολης εταιρικής συγχώνευσης και της επακόλουθης εξαγοράς».
5. Επικοινωνήστε την κατάλληλη στιγμή, με τον κατάλληλο τρόπο
Όταν έχετε δυνατές δεξιότητες γραπτής και προφορικής επικοινωνίας, μπορείτε να εξηγείτε τα χρονοδιαγράμματα και τις προσδοκίες στους συναδέλφους και τους υφισταμένους σας. Όποτε χρειαστείτε τη στήριξή τους, θα γνωρίζουν σε ποιο σημείο της πορείας βρίσκεστε. Ομοίως, αν ένα έργο έχει βαλτώσει, πρέπει να μιλήσετε εγκαίρως –και ευγενικά– με όσους καθυστερούν την πρόοδο των εργασιών.
«Ως επικεφαλής μιας ομάδας δεκαπέντε ατόμων τα οποία εργάζονταν εξ αποστάσεως, από οκτώ διαφορετικές χώρες, κατάφερα να διεξάγω καθημερινές συσκέψεις επί έναν μήνα, ώσπου να εξαλείψουμε κάθε παράπονο πελάτη το οποίο βρισκόταν σε εκκρεμότητα».
6. Ομαδοποιήστε τις παρόμοιες εργασίες
Κατανέμοντας τον χρόνο σας σε ομάδες συναφών δραστηριοτήτων, μπορείτε να διατηρείτε την προσοχή σας απερίσπαστη, αποφεύγοντας τη διαρκή εναλλαγή μεταξύ ανόμοιων εργασιών, άσχετων μεταξύ τους. Αν, για παράδειγμα, έχετε να συντάξετε διάφορες αξιολογήσεις επίδοσης, γράψτε τες όλες την ίδια μέρα, αντί να γράφετε μία ή δύο την ημέρα, ανάμεσα στις υπόλοιπες υποχρεώσεις.
«Αφιέρωσα τέσσερις γεμάτες ημέρες διαπραγματευόμενη με τους δεκαέξι προμηθευτές μας και κατέληξα σε μια συνδυαστική εξοικονόμηση ύψους 17% και μια μικρότερη, πιο ευέλικτη ομάδα δώδεκα προμηθευτών».
7. Αποφύγετε την παράλληλη εκτέλεση εργασιών όπου μπορείτε
Ίσως ακούγεται συναρπαστικό να κάνετε περισσότερα από ένα πράγματα παράλληλα. Τα κάνετε, όμως, όλα όσο καλύτερα μπορείτε; Αν χρειαστεί να ξανακάνετε κάτι επειδή δεν του δώσατε όλη σας την προσοχή και τη φροντίδα την πρώτη φορά, τελικά θα χάσετε χρόνο. Καλό είναι, λοιπόν, να ολοκληρώνετε μια εργασία προτού καταπιαστείτε με άλλη –η αυξημένη παραγωγικότητα θα σας εκπλήξει.
«Υλοποίησα μια διαδικασία παραγωγής εκθέσεων χάρη στην οποία αποκτούσα σε πραγματικό χρόνο σαφή εικόνα για την ολοκλήρωση κάθε έργου της ομάδας, ώστε να μην ασχολείται κανένας με το επόμενο πριν παραδοθεί πλήρως το προηγούμενο».
Κύρια διδάγματα
Οι δεξιότητες διαχείρισης χρόνου είναι απαραίτητες στη δουλειά, καθώς τονώνουν την παραγωγικότητα, μειώνουν το στρες και βελτιώνουν την ικανότητα λήψης αποφάσεων. Ιεραρχώντας αποτελεσματικά τις εργασίες, θέτοντας ρεαλιστικούς στόχους και ελαχιστοποιώντας τους περισπασμούς, μπορείτε να αναδείξετε τον εαυτό σας ως αξιόπιστο, αποδοτικό και αποτελεσματικό επαγγελματία.
Η ανάπτυξη δεξιοτήτων διαχείρισης χρόνου είναι εκ των ων ουκ άνευ για την επαγγελματική εξέλιξη, καθώς οι εργοδότες εκτιμούν τα άτομα που μπορούν να διαχειριστούν πλήθος καθηκόντων και να επιτελούν με συνέπεια έργο υψηλής ποιότητας, τηρώντας τις προθεσμίες. Σε μια ανταγωνιστική αγορά εργασίας, η βελτίωση των δεξιοτήτων διαχείρισης χρόνου μπορεί να σας οδηγήσει στην επιτυχία.
Συμπερασματικά:
- Προσπαθήστε να κατανοήσετε ότι ο τρόπος με τον οποίο αξιοποιείτε τον χρόνο σας μπορεί να έχει άμεσο αντίκτυπο στην κερδοφορία του εργοδότη.
- Φροντίστε να αναδείξετε επαρκώς τις δεξιότητες διαχείρισης χρόνου στο βιογραφικό σας, για να κάνετε καλή εντύπωση στον υπεύθυνο προσλήψεων.
- Οι αρχές της διαχείρισης χρόνου μπορούν να χρησιμεύσουν όχι μόνο στην επαγγελματική αλλά και στην προσωπική ζωή, και να χαρίσουν την ποθητή ισορροπία μεταξύ τους.
