Αρχιτέκτονας: παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής

καλύτερη μορφή για μια συνοδευτική επιστολή αρχιτέκτονα

Ως αρχιτέκτονας, δεν χρειάζεται να σας εξηγήσει κανείς πόσο σημαντική είναι η δομή. Παρά ταύτα, ίσως να μη γνωρίζετε καλά ποια στοιχεία αποτελούν θεμέλια μια καλής συνοδευτικής επιστολής. Είναι τα εξής:

• Κεφαλίδα συνοδευτικής επιστολής
• Χαιρετισμός/προσφώνηση
• Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής
• Μεσαίες παράγραφοι (κορμός της επιστολής)
• Καταληκτική παράγραφος της συνοδευτικής επιστολής (συμπέρασμα και πρόσκληση σε δράση)

O πλήρης οδηγός συνοδευτικής επιστολής παρέχει γενικότερες συμβουλές για τη σύνταξη συνοδευτικών επιστολών, ενώ παρακάτω θα βρείτε συμβουλές συγκεκριμένα για το πώς να μεγιστοποιήσετε την αποτελεσματικότητα κάθε παραγράφου και κάθε τμήματος μιας επιστολής.

Κεφαλίδα συνοδευτικής επιστολής

Σκοπός της κεφαλίδας της επιστολής, στο πάνω μέρος της σελίδας, είναι να παρουσιάσει με τρόπο σύντομο και ελκυστικό το όνομα, τη διεύθυνση, τον αριθμό τηλεφώνου και το ιμέιλ σας. Το όνομά σας καλό είναι να εμφανίζεται ως το μεγαλύτερο στοιχείο της σελίδας, αποπνέοντας αυτοπεποίθηση και κάνοντας μεγαλύτερης διάρκειας εντύπωση στον αναγνώστη.

Η διεύθυνση απάντησης, που ήταν απαραίτητη στο παρελθόν, καμιά φορά παραλείπεται στη σημερινή, ψηφιακή εποχή. Αν, όμως, δεν υπάρχει λόγος υπέρ του αντιθέτου, καλό είναι να την περιλάβετε ή τουλάχιστον να αναφέρετε την πόλη ή και τη χώρα στην οποία κατοικείτε. Η κεφαλίδα αποτελεί επίσης μοναδική ευκαιρία εισαγωγής ενός δημιουργικού σχεδιαστικού στοιχείου στη σελίδα, η οποία αλλιώς θα περιείχε μόνο κομμάτια μαύρου κειμένου. Ίσως θελήσετε να προσθέσετε φωτογραφία και μια πινελιά χρώματος, πάντα με μέτρο. 

Προτιμήστε να αξιοποιήσετε την κεφαλίδα για να δώσετε κενό χώρο στη σελίδα, ώστε να ξεκουράζεται το μάτι και να δημιουργείται μια ευχάριστη ισορροπία.

Στόχος της κεφαλίδας της συνοδευτικής επιστολής: Να δηλώσετε τα απαραίτητα στοιχεία επικοινωνίας σας με τρόπο λιτό. Να αφήσετε τα ποικίλματα για τον κορμό της επιστολής σας.

Χαιρετισμός συνοδευτικής επιστολής

Η κλασική μορφή χαιρετισμού σε μια συνοδευτική επιστολή είναι η φράση «Αγαπητέ/αγαπητή κ. Τάδε». Είναι η πιο ασφαλής επιλογή, δεν χρειάζεται υπερανάλυση. Βέβαια, στην εποχή των ιμέιλ έχουν χαλαρώσει ορισμένοι κανόνες για τις προσφωνήσεις, ώστε πολλά μηνύματα ξεκινούν με «Χαίρετε» ή «Γεια σας». Αφιερώστε λίγο χρόνο για να μελετήσετε τον τόνο και το ύφος που χρησιμοποιεί ο πιθανός εργοδότης σας και προσπαθήστε να ανταποκριθείτε σε αυτό το επίπεδο τυπικότητας ή οικειότητας. Σε περίπτωση αμφιβολίας, κλίνετε προς την πιο συντηρητική προσέγγιση.

Είναι σχεδόν πάντα καλύτερο να απευθύνετε μια συνοδευτική επιστολή προσφωνώντας ονομαστικά το άτομο που έχει την ευθύνη των προσλήψεων. Αν δεν μπορείτε να βρείτε το όνομα, συχνά αξίζει να τηλεφωνήσετε στην εταιρεία και να ρωτήσετε. Μια επιστολή που απευθύνεται σε μεμονωμένο άτομο είναι πιθανότερο να λάβει απάντηση, σε σύγκριση με μια επιστολή που απευθύνεται σε μια ολόκληρη εταιρεία. Αν σας πουν ότι δεν χρειάζεται να αναφέρετε όνομα, ίσως ο υπεύθυνος προσλήψεων έχει λόγο που προτιμά να παραμείνει ανώνυμος. Σε αυτήν την περίπτωση, μην επιμείνετε, αλλά βρείτε έναν δημιουργικό τρόπο να απευθύνετε την επιστολή σε όλη την εταιρεία ή στο αρμόδιο τμήμα της. 

Εισαγωγή συνοδευτικής επιστολής

Καιρός να αρχίσετε το γράψιμο. Η εισαγωγή είναι μία παράγραφος αποτελούμενη από μία ή δύο προτάσεις που κεντρίζουν το ενδιαφέρον και κερδίζουν την προσοχή, δηλώνοντας γιατί θέλετε να αποκτήσετε τη θέση εργασίας και δίνοντας μια μικρή πρόγευση της πείρας και των προσόντων σας. Είναι σημαντικό να βρείτε τον κατάλληλο τόνο: ζωηρό και σίγουρο, επαγγελματικό και κόσμιο.

Στόχος της εισαγωγής της συνοδευτικής επιστολής: Να συλλάβετε από νωρίς την προσοχή του υπευθύνου εύρεσης προσωπικού, ώστε να συνεχίσει να διαβάζει.

Μεσαίο τμήμα συνοδευτικής επιστολής (κορμός) 

Στις δύο ή τρεις μεσαίες παραγράφους της επιστολής, χρειάζεται να εκθέσετε την κεντρική επιχειρηματολογία σας. Μπορείτε να παραθέσετε μαθήματα που έχετε παρακολουθήσει και πιστοποιήσεις που έχετε λάβει, αλλά σίγουρα να τονίσετε τη σχετική εργασιακή πείρα σας. Καλό είναι να εξειδικεύετε τα γραφόμενά σας με στοιχεία και αριθμούς, όπως το πλήθος κτηρίων που έχετε σχεδιάσει και τη χρηματική αξία τους για την εταιρεία σας. Επίσης, διηγηθείτε γεγονότα για επιτεύγματα του παρελθόντος –π.χ. ασυνήθιστες προκλήσεις που αντιμετωπίσατε, πώς τις υπερβήκατε και ποια θετικά αποτελέσματα επιφέρατε.

Προς το τέλος του κορμού της επιστολής, μπορείτε να περάσετε σε μια ευρύτερη πραγμάτευση των δεξιοτήτων και των ασχολιών που αγαπάτε, πιθανώς αναφέροντας νέες προκλήσεις που θα θέλατε να αναλάβετε στο μέλλον και πώς έχετε προετοιμαστεί για αυτές.

Στόχος του κορμού της συνοδευτικής επιστολής: Να περιγράψετε τη διαδικασία σχεδίασης την οποία ακολουθείτε και τον τρόπο συνεργασίας με τους πελάτες για τη διασφάλιση ενός επιτυχούς έργου, ως προς την αισθητική, τη λειτουργία και τον προϋπολογισμό.

Πώς να κλείσετε μια συνοδευτική επιστολή αρχιτέκτονα (συμπέρασμα και κλείσιμο)

Η τελευταία παράγραφος πρέπει να συνοψίζει όσα έχετε ήδη αναφέρει, αλλά και να προσκαλεί με ενθουσιασμό σε ανάληψη δράσης. 

Στόχος αυτού του τμήματος: Να πείτε στον μελλοντικό εργοδότη σας γιατί είστε το κατάλληλο πρόσωπο για τη θέση εργασίας και να αιτιολογήσετε γιατί ζητάτε να σας προσκαλέσει σε συνέντευξη.

Αυτού του είδους η πρόσκληση σε δράση δείχνει ότι βλέπετε σοβαρά αυτήν τη δουλειά και ότι έχετε προετοιμαστεί να κάνετε το επόμενο βήμα. Φροντίστε να ζητήσετε συνέντευξη με σιγουριά αλλά όχι επιμονή, ώστε ιδανικά να παρακινήσετε τον παραλήπτη να απαντήσει.